Firma Elettronica Avanzata

Avrai notato che la maggior parte delle filiali bancarie è ormai in possesso di strumenti digitali per apporre la propria firma al termine delle operazioni relative ai movimenti del proprio conto in banca. Tablet, penne digitali e documenti elettronici spediti direttamente via mail, successivamente all’operazione bancaria, stanno ormai diventando elementi comuni nel settore del Private Banking. Questi processi tecnologici - in grado di apportare importanti benefici dal punto di vista degli sprechi cartacei e della gestione documentale (interna ed esterna) - si basano sullo strumento digitale della firma grafometrica.

“Un particolare tipo di Firma Elettronica Avanzata (FEA) che si ottiene rilevando i dati biometrici di un utente (firmatario) nel momento in cui appone la firma su un “device”, legando i dati stessi in modo indissolubile al documento elettronico firmato”.
In parole povere, il firmatario del documento appone normalmente la propria firma su un supporto elettronico (screen di un tablet) firmando con una penna elettronica.

Stesso gesto, stessa semplicità, infinità di benefici! Garantendo, infatti, la stessa sicurezza e validità della firma autografa, con tale processo è possibile autenticare e registrare in maniera automatica un documento archiviandolo nei server della gestione documentale della banca e inviandolo al contempo nella posta elettronica del firmatario per una consultazione più attenta a posteriori.

Vista la comodità e l’efficacia di tale processo - adattabile a qualsiasi operazione che preveda l’utilizzo di un documento elettronico (offerte commerciali, leasing e finanziamenti, assicurazioni e pratiche auto, contratti e ordini, etc) - l’utilizzo della firma grafometrica si sta diffondendo in parecchi settori in cui processi di gestione documentale prevedono un’elevata complessità e grandi numeri di pratiche.

Tra i settori nei quali tale tecnologia vede una veloce e massiccia diffusione, troviamo certamente il settore Automotive, in particolare all’interno delle concessionarie automobilistiche, in cui giornalmente vengono gestite differenti pratiche di un gran numero di clienti.

È di notevole interesse il caso Autotorino, azienda da tempo impegnata nello sviluppo di strategie per la gestione documentale tramite processi di Firma Elettronica Avanzata che, avendo affiancato alla modalità Grafometrica anche la modalità OTP con Secure Call, permette ai propri clienti di firmare semplicemente, in sicurezza e comodamente da remoto. Non parliamo solo di contratti e documenti allegati alla vendita ma anche di ordini di lavoro per l’officina, di preventivi ricambi del magazzino e molto altro ancora.

Autotorino, infatti, primo gruppo italiano per fatturato, grazie alle soluzioni di firma elettronica avanzata di TeamSystem, permette ai propri clienti di svolgere numerose operazioni direttamente da remoto. Ad esempio? Firma della proposta di vendita per accettazione ed approvazione dei preventivi di officina sempre consultabili tramite smartphone, autorizzazione da remoto di rinnovi di pratiche auto e molti altri servizi resi possibili dalla modalità di firma elettronica avanzata.

Molte delle pratiche che vengono approvate da remoto godono inoltre di un’ulteriore tutela offerta dall’utilizzo di token (OTP) – come avviene nel settore bancario – che garantiscono maggiore sicurezza nei processi di autenticazione degli utenti.

In casi come questi si parla di firma digitale remota, una tecnologia innovativa che - attraverso credenziali - permette di autenticare i propri documenti da un qualunque apparecchio connesso al web. In alcuni casi, può addirittura avvenire che i codici per utilizzare questo genere di tecnologia vengano anch’essi rilasciati da remoto, attraverso procedure molto delicate in cui viene spesso utilizzato il riconoscimento facciale o moderne tecnologie di riconoscimento da remoto.

Dopo aver compreso il funzionamento della firma grafometrica, ed aver toccato con mano alcuni settori di applicazione di tale tecnologia innovativa, proviamo ad elencare (oltre a quelli già implicitamente citati in precedenza) i numerosi benefici ottenibili da coloro che decidono di dotarsene:

• Firma legalmente valida
• Comparazione biometrica
• Login con firma
• Verifica della firma
• Diminuzione costi di carta e relativi al personale per la gestione pratiche
• Riduzione dell’attesa per i clienti
• Minor spreco di carta
• Trasformazione automatica dei documenti in file PDF
• Abolizione dei costi di magazzino
• Compilazione e autenticazione documentale (e contrattualistica) da remoto
• Invio “live” dei documenti al cliente, direttamente sulla sua casella postale

Oltre ai settori finance & banking, tale tecnologia sta pian piano prendendo piede all’interno dei settori in cui prezzi ed i prodotti risultano esser “di mercato” ed in cui è presente un elevato tasso di competitività, ad esempio il settore automotive, per l’appunto.

In tali settori, un investimento tecnologico in questa direzione può quindi comportare – grazie agli enormi benefici appena citati – un reale vantaggio competitivo in termini di differenziazione delle tipologie di servizio e in termini di diminuzione dei costi variabili ampiamente ridotti (ad esempio i costi per la carta dei documenti) grazie a questo genere di investimento tecnologico (con conseguente miglioramento dei margini aziendali nelle transazioni con i singoli clienti).