TeamSystem e ALER assieme per la gestione del patrimonio immobiliare

ALER MILANO - Intervista a Giovanni Pagan – Direttore di Officina di Sistema di ASSET (Aler Milano Iniziative e Sviluppo).

Sia prima come IACP che, oggi come ALER, l'ente è sempre stato dotato di un buon sistema informatico gestionale, ma direzione amministrativa/contabile e parte tecnica non erano più di tanto integrate fra loro. La nostra difficoltà principale era la gestione di numerosi cantieri avviati contemporaneamente per la realizzazione di nuovi interventi: il progetto, l'appalto, di cantiere, fino a direzione lavori e collaudo. Da qui la decisione di attuare, una decina di anni fa, una strategia detta "della Costellazione", con un primo approccio alla costruzione di una piattaforma integrata: abbiamo progettato e dato forma quindi al nostro sistema basandoci sull'integrazione di diversi interlocutori del settore e sulle applicazioni standard di mercato di alto livello per la gestione di linguaggi, database e altri elementi. Oggi il risultato è rappresentato, appunto, da una "Costellazione" di moduli applicativi, su base standard, dove nessun elemento è totalizzante rispetto agli altri.

In questi dieci anni per ALER non solo sono cambiate le filosofie dei sistemi e della loro realizzazione, ma è cambiata la percezione dell'azienda rispetto alla sua mission: al centro non sono più i dati relativi all'inquilino del momento, bensì il complesso del patrimonio che gestisce. Da 2-3 anni, grazie al sistema a costellazione, contiamo su un database patrimoniale strutturato e certificato, protetto da uno specializzato "governatorato" interno, che abbina gestione centralizzata del processo e utilizzo condiviso dei dati. In questo tipo di approccio l'utilizzo di una piattaforma integrata per l'ingegneria è vitale e stiamo estendendola sempre di più. Abbiamo utilizzato anche i primi elementi, iniziati già negli anni 80, convogliando all'interno del sistema, fra l'altro, il cosiddetto ciclo passivo interno e la metodologia di spesa e congruità di copertura dal punto di vista economico da cui, poi, (a tecnologie aggiornate) abbiamo derivato la contabilità, il controllo di gestione, la gestione per processi informatizzati, ecc. In tale ambito il disegno generale del ciclo passivo comprendeva, allora, anche un segmento dedicato alla gestione della contabilità del cantiere con preventivazione, budgetizzazione, stato d'avanzamento, fino al certificato di pagamento. Da questa base, nel 2000, abbiamo avviato l'evoluzione del sistema che ha visto l'implementazione di alcuni moduli funzionali specifici, ormai disponibili sul mercato, come il modulo TeamSystem Construction per la contabilità dei cantieri.
Si è quindi sempre più affermata l'esigenza di una gestione ancora più efficace degli interventi di ingegneria civile, a fronte di una nuova complessità operativa, normativa e documentale da produrre per ciascun cantiere, nonché dei ruoli e dei compiti, e questo ci ha spinto a intervenire con sistemi adeguati anche sul versante delle operazioni sul patrimonio da un punto di vista tecnico. Da qui la scelta di TeamSystem Construction Lavori Pubblici: l'obiettivo era l'adozione di uno strumento altamente performante per la gestione di ruoli, documenti e controlli, tracciabilità, governo e conoscenza del processo. Questo percorso ci ha portato ad un vasto coinvolgimento delle risorse umane interne specializzate: abbiamo costituito gruppi tematici per progettazione, pianificazione ed esecuzione. Per tali ragioni l'adozione della piattaforma è stata quindi associata all'estensione della Certificazione dell'azienda, da quella gestionale (già posseduta da oltre 10 anni) a quella dell'ingegneria, sulla quale stiamo lavorando.

Siamo partiti da TeamSystem Construction, con un modulo interno della piattaforma, perché possedeva caratteristiche uniche sul mercato e in linea con la filosofia con la quale procedevamo allora e procediamo adesso. TeamSystem Construction è uno standard che offre quello che serve, con logica e impianto coerente, contiguo ai nostri approcci praticamente quasi senza bisogno di personalizzazioni. Siamo contrari alla logica della customizzazione: si perderebbe valore aggiunto e non si avrebbe più un prodotto standard manutenibile e aggiornabile dalla softwarehouse senza sovra costi.

L'elemento forte è la possibilità di operare a 360 gradi con una logica di processo non più suddiviso in diverse parti e competenze ma unitario, grazie anche ad un motore di gestione documentale in grado di sovrintendere alla produzione normalizzata di attività, documenti e atti tecnici.

Adottando una piattaforma come TeamSystem Construction per l'attività di ingegneria non è necessario "procedurizzare" le operazioni ma è la piattaforma stessa a dettare regole, criteri, metodologie, controlli, monitoraggi e altro: si integra così il project management alla capacità gestionale vera e propria, compresa la modulistica a norma di legge e tutte le interazioni con l'Osservatorio Regionale sulla condizione abitativa della Regione Lombardia. Soprattutto è importante l'integrazione fra i diversi sistemi all'interno della citata "costellazione" esistente, quindi con il ciclo passivo, il controllo di gestione e il grande progetto di pianificazione della manutenzione,
ormai in fase di rilascio. Dall'introduzione di questa piattaforma ci aspettiamo un elevato risultato operativo per chi, come noi, lavorando nel campo delle case popolari, ha una grande esigenza di pianificazione della manutenzione programmata, integrata in una logica di sistema, con l'utilizzo di database condivisi, stessa semantica, terminologia, norme ecc., superando un sia pur vasto ma ormai inadeguato utilizzo di archiviazioni gestionali basate fondamentalmente sull'uso individuale di fogli Excel.