TeamSystem e AIPO assieme per la gestione di appalti e opere pubbliche

Intervista a Luigi Perrotta - Responsabile Sistemi Informativi AIPO

Alla base di tutto c'è la necessità dell'Ente di disporre di un sistema informatico per gestire i contratti di lavori di tutti i suoi Uffici. Questa esigenza nasce dall'articolazione della struttura di AIPo e dal numero piuttosto elevato di procedimenti per l'affidamento e la realizzazione di opere pubbliche che l'Agenzia deve gestire. Considerata la portata di questa innovazione si è pensato ad una fase contestuale di verifica dell'intero processo lavorativo, alla luce delle modifiche legislative intervenute nel corso del tempo in materia, per implementare la soluzione informatica ad un contesto che fosse il più aggiornato possibile. Per questi motivi AIPO cercava non solo un fornitore di software, ma un partner di progetto che sapesse affiancare l'Ente nel percorso di profonda innovazione che si stava intraprendendo. In altre parole, una vera e propria "system integration": il partner doveva offrirci non solo un software, ma soprattutto supporto nella identificazione dei modelli da adottare, capacità formative, competenze specialistiche del settore e delle materie giuridiche a supporto delle decisioni. È stato questo mix di conoscenze e competenze che alla fine ci ha predisposto positivamente verso TeamSystem Construction.

Il modulo TS Construction Project Management è destinato alle classiche attività di computo e preventivazione, per la parte tecnica di progettazione delle opere. E', in sostanza, un ausilio quasi esclusivamente "operativo" a supporto di attività specifiche. L'obiettivo preminente dell'azione di AIPo è invece il sistema informativo delle opere, inteso come strumento di gestione (e quindi anche di supporto operativo), ma anche di verifica e monitoraggio della gestione dei lavori. Il software scelto per questa attività è TS Construction Lavori Pubblici, il vostro modulo specifico questo tipo di attività. Il programma permette di gestire l'intero percorso amministrativo dell'opera pubblica e di ottenere automaticamente gli elaborati e gli atti necessari, quali ad esempio la programmazione e i quadri economici dei vari lavori, i provvedimenti approvativi e di spesa, i SAL, i certificati di pagamento, fino alla conclusione dell'opera ed alla archiviazione del relativo procedimento. Consente in generale il monitoraggio automatico dei procedimenti pianificati, che è una funzione fondamentale per l'efficacia dell'azione amministrativa e per il supporto decisionale dell'Agenzia. Permette inoltre di organizzare e gestire tutte le modalità di gara previste dalla legislazione e tutte le fasi tipiche di questa attività: dalle lettere di invito alle prequalifiche, dagli elaborati di gara alle categorie lavori, dalla valutazione delle offerte al calcolo delle anomalie, fino alla redazione dell'atto di affidamento. Ma il valore del programma, oltre che nelle sue funzionalità, è nell'integrazione: i moduli si occupano di cose diverse ma insistono su un unico database condiviso e accessibile da tutto il nostro personale. Ed è questa la ragione principale dell'adozione di questo strumento, insieme alle indiscutibili prerogative di affidabilità ed usabilità che il prodotto assicura.

Certamente l'obiettivo principale è quello di arrivare a una metodologia di lavoro più omogenea e partecipata. Per questo sono stati messi a disposizione dal software modelli documentali per la gestione delle procedure negoziate, aggiornati all'ultima normativa e che risultano a disposizione di tutti gli uffici Operativi da remoto per una compilazione automatica. Nel prossimo periodo aggiungeremo ulteriori modelli documentali, fino a coprire l'intera gamma delle prassi amministrative in uso presso AIPo. Nel contempo ci prefiggiamo un recupero di efficienza e maggiore capacità di controllo e monitoraggio, attività basilare, come ho già spiegato, che rischiava di perdere efficacia per l'uso di strumenti non più adeguati alla mole delle informazioni da gestire ed al cambiamento, sempre più frequente, del contesto normativo che influenza fortemente il lavoro in questo settore. Confidiamo quindi di ottenere un consistente miglioramento di performance con l'uso di TeamSystem PA Lavori Pubblici, anche a vantaggio di una minore produzione e circolazione di carta.

Non avrei sostenuto questo progetto se non lo avessi creduto. In queste settimane i gruppi di lavoro hanno prodotto molto e il clima è ottimo; ci sono motivazione e consapevolezza che le norme vigenti e il contesto in cui siamo chiamati ad operare ogni giorno richiede questo sforzo di innovazione. A questo proposito TeamSystem Construction ci da una grande mano: ha un'interfaccia molto intuitiva, permette radicali personalizzazioni nell'interfaccia stessa, è flessibile e si apprende molto facilmente.