Rimborso spese dei volontari degli ETS: limiti e procedure

Cosa prevede la normativa del Terzo Settore riguardo ai rimborsi spese per i volontari? Come è noto, l’attività di volontariato è per sua stessa natura incompatibile con qualsiasi forma di rapporto lavorativo, sia esso di tipo autonomo o subordinato, non potendo prevedere nessuna retribuzione. Certo, le associazioni che si basano sul volontariato possono affidare delle mansioni e dei compiti a dei lavoratori dipendenti o a dei lavoratori autonomi prevedendo un’equa retribuzione per quanto eseguito; nessuna retribuzione può però essere messa in campo verso i volontari, siano essi soci o meno dell’associazione. Ma attenzione: il divieto di pagare i volontari di un Ente del Terzo Settore lascia comunque spazio per il rimborso delle spese del volontariato, ovvero per il solo risarcimento di eventuali costi sostenuti per effettuare l’attività stessa di volontariato.

Cosa dice la normativa nello specifico? Quali sono i limiti giornalieri e mensili previsti per il rimborso delle spese dei volontari, e quali documenti è necessario presentare per procedere con il risarcimento?

Rimborso spese volontari Terzo Settore: cosa dice la normativa

Come visto, la retribuzione di un volontario di un ente del Terzo Settore è esclusa, ma il discorso è diverso nel caso dei rimborsi delle spese. Intendendo il volontario come una persona che mette a disposizione il suo tempo per svolgere un’attività coordinata da un ente senza fini di lucro, il risarcimento delle spese avute per lo svolgimento di detta attività è infatti previsto.

La normativa di riferimento è l’articolo 17 comma 2 del Codice del Terzo Settore. Qui si legge che “al volontario possono essere rimborsate dall’Ente del Terzo Settore, tramite il quale svolge attività, soltanto le spese effettivamente sostenute e documentate per l’attività prestata, entro limiti massimi e alle condizioni preventivamente stabilite dall’ente medesimo. Sono in ogni caso vietati rimborsi di tipo forfettario”. Il divieto di rimborsi di tipo forfettario è stato inserito per avere la certezza che i risarcimenti non venissero usati come forma di retribuzione.

Ma quali sono i limiti previsti per i rimborsi? Diversamente da quanto si potrebbe interpretare dal comma 2, è lo stesso Codice del Terzo Settore a imporre delle soglie precise, a livello giornaliero e mensile.

Limiti giornalieri e mensili per i rimborsi volontari ETS

Restiamo nell’articolo 17 del Codice del Terzo Settore, e passiamo al comma 4. Qui si indicano i limiti giornalieri e mensili per i rimborsi ai volontari degli ETS. Si parla nello specifico di un limite massimo giornaliero di 10 euro, e di un limite massimo mensile di 150 euro.

Va peraltro sottolineato che non c’è un automatismo tra richiesta del rimborso da parte del volontario e cessione da parte dell’ente: è infatti l’organo sociale competente dell’organizzazione a valutare la domanda e a decidere di conseguenza se concedere o meno il risarcimento. Ciò non toglie che lo stesso ETS possa inserire nel proprio regolamento limiti diversi, ma non superiori a quelli definiti dal Codice. Si intuisce che, per avere la certezza di rispettare i limiti previsti dalla legge e per riportare successivamente nel bilancio ogni rimborso in forma corretta, risulta prezioso il supporto di un software gestionale come Terzo Settore in Cloud, sviluppato da TeamSystem appositamente per semplificare la gestione quotidiana operativa, amministrativa e finanziaria degli ETS.

La differenza tra spesa dell’ente e spese del volontario

In vista delle richieste di rimborso da parte dei volontari, un Ente del Terzo Settore deve prevedere tali esborsi, preventivando quindi di mettere da parte di una somma sufficiente per soddisfare i collaboratori.

Come si è visto, il limite giornaliero – come quello mensile – è piuttosto basso: va però sottolineato che la spesa del volontario non va confusa né con la spesa dell’ente né con quella associativa. Pensiamo per esempio a un volontario incaricato di accompagnare delle persone diversamente abili durante un fine settimana al mare: il pagamento complessivo dell’albergo da parte del volontario non va considerato come spesa del volontario, quanto invece come spesa associativa dell’ente stesso.

Autocertificazione per il rimborso delle spese volontari: quali documenti richiesti?

Risulta utile a questo punto chiarire qual è la documentazione che il volontario deve presentare per ricevere il rimborso delle spese. Si parla semplicemente di un’autocertificazione dei costi affrontati, senza alcun obbligo di presentare scontrini o fatture: è però previsto che il volontario stesso conservi questi ultimi documenti per facilitare eventuali controlli.