Registro dei volontari ETS: le regole da seguire

Gli enti del Terzo settore che coinvolgono volontari e volontarie nelle loro attività devono tenere un apposito registro dove annotare tutti i dati: dalle caratteristiche alle istruzioni in caso di più sedi, una panoramica delle regole

I volontari e le volontarie che gravitano attorno alle associazioni hanno un ruolo chiave. E se da un lato sono figure che operano in maniera libera, dall’altro gli enti del Terzo settore devono rispettare precisi obblighi in relazione alle persone che contribuiscono allo svolgimento delle attività.

Come previsto dall’articolo 17 del d.lgs 117/2017, gli ETS sono chiamati a gestire un registro soggetto all’obbligo di vidimazione per annotare tutti i dati che riguardano coloro che contribuiscono alle iniziative e rispettare anche gli obblighi assicurativi previsti.

Precise regole devono essere rispettare soprattutto quando gli enti hanno più di una sede.

Quali sono le caratteristiche del registro dei volontari? Le istruzioni per gli ETS

Le principali caratteristiche che il registro dei volontari non occasionali deve avere sono state stabilite dal Ministero delle Imprese e del Made in Italy: dalla preparazione ai dati da raccogliere, le istruzioni sono contenute nel decreto del 6 ottobre 2021 adottato di concerto con il Ministero del Lavoro e delle politiche sociali.

Ancora prima di occuparsi della compilazione, in fase preparatoria, è necessario fare in modo che il registro abbia i seguenti requisiti:

• deve essere progressivamente numerato in ogni pagina;
• deve essere bollato in ogni foglio da un notaio o da un pubblico ufficiale a ciò abilitato;
• deve contenere nell’ultima pagina la dichiarazione sul numero di fogli che lo compone.

I singoli enti possono scegliere, poi, se inserire una sezione separata da dedicare anche ai volontari che svolgono la loro attività in modo occasionale.

Il registro può essere anche digitale, a patto che le associazioni utilizzino dei sistemi telematici di compilazione ed archiviazione capaci di garantire l’inalterabilità delle scritture e la data in cui sono state effettuate. Via libera anche a eventuali strumenti elettronici e telematici messi a disposizione dalle reti associative.

Registro dei volontari ETS: quali dati inserire?

Dal punto di vista operativo, poi, il censimento di coloro che svolgono le attività per l’associazione deve avvenire tramite la raccolta dei seguenti dati:

• il codice fiscale, ma in alternativa è possibile indicare anche le generalità, il luogo e la data di nascita;
• la residenza o il domicilio;
• la data di inizio e quella di cessazione dell’attività di volontariato presso l’organizzazione, che corrisponde alla data di iscrizione e cancellazione nel registro.

I dati, inoltre, devono essere comunicati dagli ETS anche alle imprese assicuratrici nelle modalità e nei tempi concordati.

Registro volontari ETS: cosa succede se un ente del Terzo settore ha più sedi?

Ma come va gestita la raccolta dei dati, se l’ETS, oltre alla sede legale, dispone di una o più sedi operative secondarie, anche in Regioni diverse da quella principale?

Le risposte arrivano dal Ministero del Lavoro con la nota n. 809 del 20 gennaio 2025.

“Per enti aventi una pluralità di sedi operative territorialmente distanti, sarebbe irragionevole e contrario all’autonomia degli stessi non consentire l’istituzione di registri dei volontari relativi alle singole sedi, a condizione che ciò avvenga con modalità tali da garantire l’assolvimento degli obblighi di registrazione e assicurazione dei volontari e la certezza delle scritture”. Di conseguenza tutti i registri dovranno essere regolarmente vidimati perché altrimenti sarebbero “mere scritture interne prive di qualunque rilevanza verso l’esterno e di qualunque valore probatorio”, scrive il Ministero.

Semaforo verde, quindi, ma ci sono specifiche regole da rispettare.

ETS: le istruzioni per la tenuta di più registri dei volontari

In primis, ci dovrà essere una delibera dell’organo di amministrazione (organo responsabile nel suo complesso della tenuta del registro dei volontari dell’ente) e l’ente dovrà individuare una persona preposta alla tenuta (compilazione e conservazione) del registro di sede.

Sarà, poi, necessario individuare, formalizzare e adottare specifiche modalità di tenuta per evitare la duplicazione delle registrazioni riferite alle stesse persone e per evitare il rischio di avere dati inattendibili. La corretta tenuta del registro di sede dovrà, poi, essere oggetto di verifiche periodiche da parte dell’organo di amministrazione.

Infine, le modalità di tenuta del registro di sede dovranno essere rese note alla società assicuratrice così da permettergli di erogare il proprio servizio garantendo tutti i soggetti assicurati.

Presso la sede principale dell’associazione dovranno essere conservate, insieme al registro principale, anche le copie del frontespizio dei registri secondari con annotati gli estremi di vidimazione e la data di decorrenza degli stessi da esibire in caso di controlli.