Prima nota delle associazioni: cos’è e come compilarla facilmente

Non sono certo pochi i documenti che un’associazione non profit è chiamata a compilare, ad aggiornare, a trasmettere e a conservare nel tempo per rispettare tutti gli obblighi in fatto di trasparenza. Si pensi alle ricevute, ai bilanci, ma anche ai rendiconti relativi ai contributi, alle relazioni nonché alla prima nota. Ed è proprio su questa che ci concentreremo in questo articolo, nella consapevolezza che sui contenuti e sugli obblighi della prima nota contabile nelle associazioni c’è una certa confusione. Vedremo quindi nello specifico cosa si intende con prima nota delle associazioni, a cosa serve, come si differenzia dal libro giornale e quali sono gli elementi che devono essere obbligatoriamente presenti al suo interno.  

Cos’è la prima nota delle associazioni e a che cosa serve?

Iniziamo con lo spiegare cos’è la prima nota per un’associazione: in estrema sintesi, si tratta di un elenco giornaliero che contiene tutte le entrate e tutte le uscite dell’ente, e che tiene quindi traccia completa dei flussi di cassa, delle operazioni online e bancarie. Si capisce, quindi, che la prima nota contabile in un’associazione rappresenta un documento fondamentale per una corretta e trasparente gestione economica, contenendo tutto il necessario per comprendere la situazione finanziaria dell’ente. Ma come viene realizzata una prima nota contabile in un’associazione?  

Come vedremo, c’è un elenco piuttosto preciso di elementi che devono essere obbligatoriamente inseriti in questo documento; al tempo stesso, non esiste un modello unico e preciso di prima nota contabile. Qualsiasi sia la struttura adottata, è importante che il documento contenga tutti i movimenti finanziari e tutte le operazioni di cassa effettuate, con le informazioni esposte in ordine cronologico, così da avere un riferimento intuitivo e immediato sui flussi in entrata e in uscita.  

Ecco che, allora, in una prima nota di un’associazione verranno annotati movimenti come il pagamento di una fattura per l’acquisto di prodotti, l’incasso di un corrispettivo, il pagamento di un premio assicurativo, e via dicendo; tutte le voci devono inoltre essere accompagnate dalla data e dall’importo esatto, inserito rispettivamente (e idealmente) in una colonna “entrate” o in una colonna “uscite”. Sarà inoltre bene indicare la natura della transazione, sia essa in contanti o elettronica.  

Ma che differenza c’è dunque tra prima nota contabile e libro giornale in un’associazione? Scopriamolo. 

La differenza tra prima nota contabile e libro giornale 

Non sorprende il fatto che, talvolta, la prima nota delle associazioni venga chiamata libro giornale. A essere pignoli, però, c’è una differenza tra questi due documenti: il libro giornale è infatti un documento con carattere di ufficialità. La prima nota, pur contenendo tutte le transazioni di un’associazione, di per sé non è invece un documento ufficiale, perlomeno fino a quando non viene validato. La Risoluzione del Ministero delle Finanze n.9/101 del 09/08/1979 stabilisce infatti che, affinché assuma validità fiscale e giuridica (e diventi quindi libro giornale), la prima nota deve essere regolarmente numerata e bollata prima dell’uso. 

Prima nota associazioni: come compilarla

Quali sono le informazioni che devono essere necessariamente contenute nella prima nota di un’associazione? Ovvero, quali sono gli elementi che devono essere inseriti regolarmente in questo documento che descrive i flussi di casa dell’ente?
Come abbiamo anticipato, la prima nota dev’essere compilata preferibilmente giornalmente, per tenere traccia di tutte le entrate, uscite e del saldo disponibile.  

Ogni operazione registrata dovrà riportare diverse informazioni: data della transazione, importi singoli e complessivi, i riferimenti specifici (fatture, ricevute o scontrini), e una descrizione estesa e chiara della natura di ogni movimento.  

Ecco un elenco completo delle operazioni che devono essere registrate in una prima nota:  

• incasso delle fatture; 

• pagamento delle fatture di acquisto; 

• incasso di corrispettivi giornalieri; 

• versamento bancario; 

• prelievo bancario allo sportello; 

• prelievo bancario allo sportello automatico ATM; 

• pagamento delle retribuzioni; 

• pagamento di un premio assicurativo; 

• pagamento del canone mensile di affitto di un locale o di una struttura;  

• erogazione di un finanziamento; 

• accreditamento di un finanziamento; 

• pagamento F24; 

• pagamento F23; 

• pagamento di imposte e tasse. 

Ogni voce deve essere documentata a partire da degli elementi fiscalmente validi, così da garantire completezza, trasparenza e coerenza degli elementi riportati.  

Creare facilmente la prima nota di un’associazione con Terzo Settore in Cloud

Poter contare su una prima nota contabile sempre completa, aggiornata, ordinata e precisa è dunque di fondamentale importanza per una gestione amministrativa semplice, veloce e rapida di un’associazione. Di certo, però, questo compito richiede tempo e attenzione, risorse che chi gestisce un’associazione potrebbe sicuramente dedicare a dei lavori di maggior valore. Devi quindi sapere che con Terzo Settore in Cloud di TeamSystem redigere la prima nota è semplicissimo, perché ogni incasso e ogni pagamento effettuato viene riportato in prima nota, senza dover far doppie scritture. Ecco che allora, usando sempre e comunque un unico software, sarà possibile verificare in tempo reale tutti gli incassi, i pagamenti, le liberalità e le quote che vengono corrisposti in presenza o online, con dati precisi e aggiornati. Scopri di più sugli strumenti per la gestione della contabilità, dei rendiconti e dei bilanci di Terzo Settore in Cloud.