Quali sono i libri sociali obbligatori per le associazioni

Andando ad analizzare le disposizioni legislative attuali riguardanti gli obblighi delle associazioni, e più in generale gli obblighi degli Enti del Terzo Settore, non si trovava prima del 2017 nessun obbligo diretto e specifico di tenuta dei libri sociali.
I libri sociali obbligatori sono entrati definitivamente in scena con l’articolo 15 D.Lgs. 117/2017. Ogni ETS è tenuto infatti a conservare e a presentare su richiesta i verbali relativi alla nomina del presidente o i verbali relativi all’approvazione del bilancio, o ancora, i documenti relativi alla gestione dei volontari. Vediamo quindi quali sono nello specifico i libri sociali obbligatori per un’associazione e per un Ente del Terzo Settore, per poi soffermarci sulla gestione ottimale di questi importanti registri. 

Il libro Soci  

L’analisi dei libri sociali obbligatori per un’associazione parte dal libro Soci: il suo scopo è fondamentalmente quello di poter mostrare in qualsiasi momento chi sono i soci facenti parte dell’associazione. Questo è per esempio cruciale per poter distinguere in modo netto le attività messe in essere a favore dei soci e quelle che invece sono rivolte a persone esterne all’ente.  

La gestione del libro Soci è abbastanza libera: questo può essere infatti di qualsiasi formato, cartaceo o digitale, andando a produrre un libro Soci per ogni nuovo anno oppure un libro Soci unico per l’intera vita dell’Ente. L’importante è che, in caso di controlli, il libro Soci possa essere presentato in sede durante un eventuale controllo delle autorità. Sicuramente, un libro Soci in formato digitale risulterà di più facile consultazione, aggiornamento e gestione.   

Per questo documento non esiste nessun tipo di obbligo di vidimazione dei libri sociali. Al suo interno devono essere presenti i riferimenti di tutti i soci; per ognuno di essi è necessario indicare nome, cognome, residenza, data di adesione all’associazione e altri dati utili in base a quanto contenuto nello statuto dell’associazione stessa. 

Il libro dei Verbali del Consiglio Direttivo 

Come suggerisce il nome del documento, questo libro sociale obbligatorio contiene le trascrizioni di tutte le delibere del Consiglio Direttivo dell’ente. Anche in questo caso, come per il libro Soci, la forma è libera, così come non è necessaria la vidimazione dei documenti: è sufficiente la firma da parte del segretario e del presidente.  

Il libro dei Verbali del Consiglio Direttivo deve contenere per ogni incontro un documento riportante data e luogo del consiglio, la lista dei consiglieri partecipanti e infine tutte le decisioni prese (approvazione di bilanci, richieste di finanziamento, nomine, affidamento di incarichi e via dicendo), oltre alle firme dei presenti. 

Il libro dei Verbali dell’Assemblea dei Soci  

Parallelamente a quanto detto per il libro dei Verbali del Consiglio Direttivo, il libro dei Verbali dell’Assemblea dei Soci contiene le trascrizioni dei verbali delle assemblee ordinarie e straordinarie dei soci. Anche qui, come sopra, forma e formato sono liberi, così come non c’è nessun obbligo di vidimazione. Ogni verbale deve indicare data e luogo, numero dei partecipanti e, per completezza, anche i loro nominativi, nonché l’elenco delle decisioni prese, riportando infine le firme del segretario e del presidente. 

Il registro dei volontari 

Gli Enti del Terzo Settore che si avvalgono di volontari hanno l’obbligo di conservare e aggiornare un registro dei volontari, all’interno del quale devono essere per l’appunto riportati i dati relativi a tutti i volontari non occasionali e occasionali. Questo non può essere un elenco a carattere annuale: il registro dei volontari è sempre il medesimo, e copre l’intera vita di un’associazione. Ogni pagina deve essere numerata progressivamente, e ogni foglio deve essere vidimato da un notaio o da un pubblico ufficiale abilitato. 

La gestione semplice e intuitiva dei libri sociali obbligatori di un’associazione 

La gestione dei libri sociali obbligatori può essere resa molto più facile, più veloce e più efficiente grazie all’utilizzo di un gestionale per ETS come Terzo Settore in Cloud di TeamSystem. Grazie a questo software è possibile archiviare semplicemente tutti i dati necessari per la redazione dei libri sociali, dando inoltre grandi vantaggi anche a livello di utilizzo dei documenti stessi e di protezione dei dati. Diventa infatti facile ricercare informazioni specifiche, così come diventa più efficace la gestione della normativa sulla privacy. E ancora, con la digitalizzazione dei documenti è possibile sia liberare spazio in sede (addio a pesanti faldoni), sia abbattere l’uso di carta, sia, infine, eliminare il rischio di perdita o di deterioramento dei documenti. Grazie alla tecnologia Cloud, inoltre, tutti i dati sono consultabili in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo.