Enti del Terzo Settore e assicurazione dei volontari
Negli enti del Terzo Settore, Organizzazioni di Volontariato (ODV) e Associazioni di Promozione Sociale (APS), il ruolo del volontario è prezioso e fondamentale.
Il volontario è colui/colei che svolge azioni in favore del bene comune e della comunità mettendo a disposizione il proprio tempo e le proprie capacità in modo spontaneo e gratuito, senza scopo di lucro e per soli fini di solidarietà (art.17, comma 2).
Non si tratta quindi di un rapporto lavorativo quello esistente tra il volontario e l’ente o associazione; per il volontario non è prevista alcuna forma di compenso, ma solamente un rimborso spese (se necessario) documentato e non superiore a 10,00€ giornalieri e/o 150,00€ mensili.
Le spese sostenute possono essere documentate anche a fronte di un’autocertificazione (art.46 del d.P.R. 28 dicembre 2000) e l’organo sociale competente deve deliberare sulle spese soggette al rimborso. Sono vietati i rimborsi forfettari.
Tuttavia, pur non trattandosi di rapporti di lavoro subordinato, l’ente del terzo settore è tenuto, non solo a tenere un registro dei volontari (art.17, comma 1 del Codice del Terzo Settore), ma anche ad assicurarli per tutto il tempo di svolgimento dell’attività legata al volontariato.
In particolare, è fatto obbligo, per tutti gli enti del terzo settore iscritti al RUNTS (e quindi anche per le associazioni sportive dilettantistiche che siano anche associazioni di promozione sociale) che si avvalgono di volontari, occasionali e non occasionali, di assicurarli contro gli infortuni e le malattie connesse allo svolgimento della mansione, nonché per la responsabilità civile per eventuali danni cagionati a terzi a causa dell’esercizio dell’attività (art. 1 D.M. 06/10/2021).
Polizze assicurative per i volontari
Le polizze assicurative possono essere collettive o numeriche.
Le polizze a carattere collettivo, in forza di un vincolo contrattuale unico, determinano una pluralità di rapporti assicurativi nei confronti di una collettività di soggetti assicurati. A tale fine è previsto l’obbligo di tenuta dell’apposito registro dei volontari, distinto dal libro degli associati (art. 3 DM 06/10/2021).
Questo significa che le associazioni sportive iscritte al RUNTS (Registro Unico degli Enti del Terzo Settore) devono obbligatoriamente tenere due registri: uno degli associati e un altro per i volontari. Invece le associazioni iscritte al Coni non sono tenute a tenere il registro dei volontari né tantomeno distinguerli dagli associati.
Il registro dei volontari deve sempre essere numerato progressivamente in ogni pagina e vidimato da un notaio o da pubblico ufficiale (es. segretario comunale), il quale è tenuto a dichiarare il numero di pagine che compongono il registro e i dati dei volontari che lo compongono (codice fiscale o le generalità, residenza o domicilio, data di inizio ed eventuale cessazione dell’attività di volontariato presso l’organizzazione).
Tali dati devono essere costantemente aggiornati dall’Ente e ogni variazione deve essere comunicata tempestivamente all’assicurazione attraverso le modalità previste nella polizza.
Anche i volontari “occasionali” vanno inseriti in una sezione del registro apposita.
Registro telematico per semplificare le operazioni
Una novità recentemente introdotta è la possibilità di tenere un registro telematico o elettronico in sostituzione di quello cartaceo.
Un’ archiviazione elettronica del registro, sia che si tratti del registro dei volontari che del libro sociale, può essere effettuata tramite appositi software di gestione degli enti del Terzo Settore e presenta numerosi vantaggi rispetto ad un registro cartaceo:
- I dati risultano organizzati in modo preciso e ordinato
- La consultazione è rapida e semplice
- È possibile rintracciare in modo veloce un gruppo di soggetti attraverso criteri di ricerca impostabili
- Si risparmia sia lo spazio dedicato a faldoni cartacei che la carta e l’inchiostro delle stampe
- Si annulla la possibilità di errori umani che possono portare alla perdita o manomissione dei dati
- È possibile inviare comunicazioni multiple, via e-mail o sms, a tutti i volontari o i soci presenti nel registro oppure ad un gruppo ristretto a seconda dei criteri di ricerca impostati
Questi registri devono poi essere conservati per almeno dieci anni dall’Ente e messi a disposizione delle reti associative cui eventualmente l’Ente aderisce (con diritto di accesso ma non di modifica o inserimento).
Anche per questo risulta evidente come l’archiviazione telematica vada a vantaggio di una gestione più semplice e snella rispetto al cartaceo.
Utilizzare un software per la gestione degli enti del Terzo Settore significa affidare allo strumento informatico una serie di adempimenti burocratici e amministrativi, alleggerendo l’amministratore che così facendosi può concentrarsi sulle attività solidali.
