Come organizzare una sagra di paese

Per rafforzare il senso di comunità, per rendere più vivo e attrattivo il proprio territorio, per raccogliere fondi, per promuovere un prodotto locale oppure per dare visibilità a una ricorrenza del posto: di motivi per organizzare una sagra o una festa di paese di certo non ne mancano. E in effetti in Italia, stando a un’indagine della Federazione Italiana Pubblici Esercizi, si svolgono annualmente circa 42.000 sagre, peraltro con un fatturato che arriva fino a 900 milioni di euro. Ecco che allora Pro Loco e Associazioni sono spesso enti promotori e organizzatori di eventi di questo tipo, soprattutto d’estate – ma non solo. 

Di certo, però, l’organizzazione di una sagra non è cosa da poco: promuovere e gestire operativamente un evento di questo tipo richiede attenzione e programmazione, senza trascurare poi le autorizzazioni necessarie, né i vari aspetti amministrativi e fiscali. I dettagli da considerare sono davvero tanti; del resto, Associazioni e Pro Loco possono tipicamente contare su diverse persone disposte a contribuire con il proprio tempo, la propria passione e le proprie competenze, per dare vita a un evento di successo e soddisfacente, per il pubblico come per gli organizzatori stessi.  

Vediamo quindi quali sono i passaggi fondamentali da affrontare per organizzare una sagra di paese, quali sono gli elementi che non possono essere trascurati, quali sono le norme che regolano la somministrazione di alimenti e di bevande, e infine come gestire i pagamenti in modo facile, sicuro ed efficace.   

Come organizzare una sagra: i passaggi da affrontare

L’organizzazione di una sagra di paese, nel suo complesso, potrebbe spaventare: da dove iniziare? Tipicamente, questo processo inizia parecchi mesi prima dell’evento, e nella fase preliminare, in cui tutto è ancora da decidere, dove tutte le autorizzazioni sono ancora da richiedere, effettivamente può sembrare molto difficile mettere ogni idea “a terra”, trasformando l’ipotesi in realtà. Vale quindi la pena avere in mente un percorso abbastanza preciso e scadenzato per organizzare una sagra paesana riducendo al minimo problematiche, stress e ostacoli. Ecco i passaggi da affrontare, in senso cronologico 

1. L’ideazione dell’evento

Il primo passo è quello di immaginare la festa che si vuole organizzare, definendo quali dovranno essere gli obiettivi (dalla valorizzazione del territorio all’offerta di divertimento per la comunità resistente, oppure per i turisti), quale sarà il pubblico al quale si rivolgerà, e quali saranno i punti forti e le caratteristiche differenzianti dell’evento (per avere successo, infatti, una sagra dovrebbe essere in grado di distinguersi in modo abbastanza netto dalle altre sagre di paese della medesima zona, per non diventare una copia sbiadita di altri eventi). 

2. Inizio dell’organizzazione

Per passare dalla mera teoria alla pratica è bene iniziare a valutare quelli che saranno i costi da sostenere per l’organizzazione della sagra, ipotizzando parallelamente anche i ricavi stimati. In questa fase può essere molto utile stabilire quali persone e quali soggetti e fornitori saranno coinvolti, e quale sarà il materiale necessario per allestire l’evento (stand, tendoni, tavoli, panche e sedie, stoviglie, ecc.). È utile anche fare tesoro delle esperienze passate (comprendendo quindi nel team, se possibile, persone che in passato hanno già organizzato feste paesane o eventi simili).  

3. Pianificazione dell’evento

Lo step successivo prevede la programmazione approfondita dell’evento. Si parte quindi dalla scelta della data e della location, della pianificazione delle attività che animeranno e supporteranno la sagra (dalla somministrazione di cibo e bevande ai giochi, per arrivare alla musica e alla gestione del parcheggio) e dell’assegnazione dei ruoli. A completare il tutto ci sarà poi la stesura del programma dettagliato, fondamentale sia per i collaboratori, sia per promuovere l’evento.  

4. Richiesta delle autorizzazioni necessarie

Una volta stabilita la data di inizio e fine dell’evento, occorre muoversi con largo anticipo per ottenere tutte le autorizzazioni per organizzare una sagra, ossia:  

• l’autorizzazione a svolgere l’evento da parte del Comune competente per il territorio; 
• l’autorizzazione all’occupazione del suolo pubblico, da presentare al Comune se l’evento si svolge per l’appunto su suolo non privato; 
• il permesso SIAE e il pagamento dei relativi diritti, nel caso in cui alla sagra venga riprodotta musica o si esibiscano cantanti e musicisti. 

5. Attuazione 

Dopo mesi di preparazione, si arriva finalmente alla data dell’avvio della sagra paesana. All’inizio è bene assicurarsi che tutti conoscano il proprio ruolo, che tutti siano in posizione e con le risorse necessarie per dare il meglio. Da lì in poi è fondamentale lavorare sulla collaborazione, sull’aiuto reciproco e sulla disponibilità nei confronti del pubblico.  

6. Valutazione 

A evento finito, sarà bene analizzare quanto fatto, così da poter partire da basi solide in vista della prossima sagra di paese. Meglio quindi annotare problematiche riscontrate, lacune, punti di forza, livello di soddisfazione dei partecipanti e via dicendo.  

Come si organizza una sagra: elementi da valutare 

Al di là dei vari step da seguire per organizzare una sagra e per avere la certezza di arrivare preparati e pronti al giorno dell’evento, ecco i singoli aspetti verso i quali è bene porre attenzione. 

• Scelta della location: il luogo in cui si svolgerà la sagra di paese deve essere facilmente accessibile, provvisto dei necessari servizi e, se possibile, suggestivo. 
• Comunicazione e promozione: una volta definito il pubblico a cui si rivolgerà l’evento (locali o turisti, giovani o anziani, appassionati di gastronomia o atleti, e così via) è bene sviluppare una buona strategia di comunicazione, cercando di prevedere le domande e i dubbi del pubblico.  
• Sostenibilità a livello economico: ogni passaggio verso l’evento deve essere accompagnato da un controllo del budget, per avere la certezza di non sforare. 
• Sostenibilità a livello ambientale: dalla raccolta differenziata all’uso di prodotti locali e di stagione, per arrivare alla sensibilizzazione del pubblico. Al giorno d’oggi una sagra di successo è una festa capace di rispettare l’ambiente e il territorio. Per questo è importante anche, alla fine dell’evento, ripristinare l’area occupata. 
• Gestione emergenze e avversità: l’evento potrà avere luogo anche in caso di maltempo? Come ci si organizzerà in caso della mancanza di un collaboratore? Quale sarà la procedura da seguire in caso di emergenza? È bene chiarire con anticipo ognuno di questi aspetti, per farsi trovare preparati di fronte a qualsiasi evenienza. 

La somministrazione di alimenti e bevande

Vediamo ora quali sono le regole per la somministrazione di alimenti e di bevande. In linea generale, per distribuire questo tipo di beni al pubblico, è necessario essere iscritti al Registro Esercenti il Commercio (REC) presso la Camera di Commercio. Ci sono però buone notizie per associazioni e Pro Loco, in quanto fanno eccezione sagre, fiere e manifestazioni a carattere religioso, benefico o politico, così come definito dal comma 17 dell’art. 52 della Legge 448/2001, che inserisce questa eccezione all’interno delle disposizioni della Legge 11 giugno 1971 n.426, che invece prevederebbe quest’obbligo.  

Questo non significa, però, che non sia necessario alcun adempimento burocratico per organizzare delle sagre: l’attività, pur essendo svolta solamente in via temporanea, necessita comunque di una denuncia di “avvio attività” (SCIA) presso il relativo Comune, e di una notifica all’ASL del territorio che si svolgerà un’attività in campo alimentare. Resta ovviamente l’obbligo di assicurarsi che il cibo preparato sia di qualità e che il processo di preparazione rispetti tutte le norme igieniche.  

Gestire i pagamenti e tenere traccia delle entrate

Organizzare una sagra significa anche gestire i pagamenti durante l’evento e tenere traccia delle entrate. Anche da questo punto di vista risulta quindi vantaggioso poter contare su un software gestionale appositamente pensato per la gestione degli Enti del Terzo Settore come le associazioni Pro Loco, come Terzo Settore in Cloud di TeamSystem. Tra le funzionalità principali, questo gestionale mette a disposizione strumenti appositi per la gestione dei collaboratori e volontari e per l’incasso. Infatti, grazie all’integrazione con TeamSystem Pay permette anche di gestire i pagamenti digitali durante l’evento, e dunque durante la sagra organizzata dall’ente. Grazie a questo servizio di pagamento la gestione dei flussi di incasso diventa semplice, rapida e intuitiva, con i massimi livelli di affidabilità e di sicurezza, rispettando la normativa sul POS e accettando in modo semplice e rapido pagamenti da carte di credito, PayPal, Apple Pay e Wallet di Google, il tutto senza la necessità di dotarsi di un POS fisico. Va inoltre sottolineato il vantaggio di poter gestire tutto all’interno del gestionale, senza mai perdere il controllo sugli incassi. 

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