Assemblea dei soci di un’associazione: ruolo e come organizzarla

Cos’è l’assemblea dei soci all’interno di un’associazione? Chi vi può partecipare, chi ha diritto di voto, e chi può effettuare la convocazione? In questo articolo vedremo qual è il funzionamento dell’assemblea dei soci, così da eliminare eventuali dubbi sulle norme che regolano questo importantissimo strumento della vita associativa.  

Iniziamo con il ripassare il ruolo, le competenze e le delibere dell’assemblea dei soci.  

Il ruolo e le competenze dell’assemblea dei soci

Non è difficile capire cos’è l’assemblea dei soci in un’associazione: si tratta di un momento che permette ai soci di incontrarsi e di prendere decisioni importanti sulle attività dell’ente e sul suo futuro.  

La frequenza delle assemblee è come minimo annuale, in quanto ogni 12 mesi deve esserci per l’appunto l’assemblea annuale; è però possibile, in certi casi, avere delle assemblee straordinarie, per rispondere a delle esigenze specifiche.  

Ma qual è il ruolo dell’assemblea dei soci nel concreto? Vediamo quali sono, in base alle sue competenze, le delibere che è chiamata a prendere. L’assemblea dei soci:  

• Elegge il consiglio direttivo e il presidente dell’associazione;  
• Nomina il soggetto incaricato della revisione legale dei conti; 

• Revoca, se necessario, i componenti degli organi sociali; 
• Approva il bilancio e la relazione di missione annuale; 
• Delibera il programma annuale delle attività; 
• Delibera, quando necessario, sulla responsabilità dei componenti degli organi sociali e promuove eventualmente delle azioni di responsabilità nei loro confronti; 
• Approva il regolamento dei lavori assembleari; 
• Qualora lo statuto non stabilisca diversamente, delibera sull’esclusione degli associati; 
• In via straordinaria, può deliberare eventuali modifiche allo statuto o all’atto costitutivo; 
• In via straordinaria, può deliberare lo scioglimento dell’ente e nominare un liquidatore, nonché deliberare fusioni o scissioni. 

Queste sono le competenze dell’assemblea dei soci: vediamo ora chi può parteciparvi. 

Chi può partecipare all’assemblea dei soci, diritto di voto e deleghe

Chi ha diritto di voto in un’assemblea dei soci all’interno di un’associazione? Ebbene, in generale è possibile affermare che questo organo è composto da tutti i soci dell’associazione stessa; più nello specifico, è bene sottolineare che il diritto di voto in un’assemblea dei soci è riconosciuto a tutte le persone in regola con i pagamenti della quota associativa e iscritti da almeno tre mesi all’interno dei libri associati. Va però sottolineato che l’atto costitutivo o lo statuto dell’associazione potrebbero prevedere limiti diversi.  

A ogni associato che risponde ai requisiti visti sopra è riconosciuto il diritto di un voto, anche se va detto che, in caso di Enti del Terzo Settore associati, lo statuto può provvedere l’attribuzione di più voti – fino a un massimo di 5 – al singolo ETS associato. 

Qualora non sia espressamente vietato a livello di statuto o di atto costitutivo, ogni socio ha facoltà di farsi rappresentare da un altro associato in occasione dell’assemblea dei soci, per mezzo di apposita delega scritta; il meccanismo delle deleghe è regolato da alcune norme generali: nelle assemblee che contano fino a 500 associati un singolo socio può rappresentare al massimo tre associati, numero che si alza a cinque nel caso di associazioni con oltre 500 associati.  

Le modalità di svolgimento dell’assemblea

Si è visto che, tendenzialmente, l’assemblea si svolge a cadenza annuale. La prassi prevede lo svolgimento in presenza, presso uno spazio sufficientemente ampio per ospitare tutti gli associati; non è però escluso che statuto e atto costitutivo prevedano la possibilità di partecipare all’assemblea dei soci – e se necessario intervenire – da remoto, a patto che ci sia il modo di verificare l’identità dell’associato votante collegato a distanza. 

A ogni assemblea convocata per importanti delibere corrisponde un verbale, ovvero un resoconto completo, allo stesso tempo sintetico ma dettagliato di quanto avvenuto durante l’incontro; la sua redazione è responsabilità del segretario dell’associazione, con il presidente dell’assemblea che ha invece l’obbligo di controllare il documento prima di firmarlo (aggiungendo la sua firma a quella del segretario). Il gestionale per associazioni Terzo Settore in Cloud, vale la pena evidenziarlo, è prezioso anche per la gestione dei verbali delle assemblee e per le comunicazioni ai soci, grazie alle funzionalità dedicate alla gestione dei dati sociali. 

Convocazione assemblea dei soci: chi e come può convocarla

L’assemblea dei soci è normalmente convocata dal presidente, a cadenza annuale o ogni qualvolta ce ne sia necessità; è peraltro possibile la convocazione da parte di un decimo degli associati. In ogni caso, la convocazione deve prevedere un avviso a tutti i soci, con almeno 15 giorni di anticipo, sia fatta questa via e-mail, lettera o fax, con parallela esposizione dell’avviso nella sede dell’ente. Nella comunicazione devono essere indicati data, ora e luogo dell’incontro, nonché ordine del giorno ed eventualmente i dati per la seconda convocazione. Come anticipato, con un gestionale come Terzo Settore in Cloud di TeamSystem comunicare la convocazione a tutti i soci diventa semplice e immediato, così come tante altre operazioni legate alla vita operativa, amministrativa e contabile di un ETS. Scopri subito tutte le funzionalità di Terzo Settore in Cloud.