Assemblea di un’associazione in videoconferenza: le nuove regole

Per approvare i bilanci e le relazioni di missione, per deliberare il programma annuale, per eleggere il consiglio direttivo e il presidente, per approvare i regolamenti, per revocare i componenti degli organi sociali, e per tante altre decisioni importanti: l’assemblea dei soci in un’associazione ha una grande importanza, poiché riunisce i voti di tutti gli aventi diritto. Per garantire la correttezza e la trasparenza di questi incontri centrali nella vita associativa, negli anni sono state predisposte diverse leggi ad hoc per normare tali momenti, ai quali si sommano le regole contenute negli statuti delle associazioni stesse. Di recente, per esempio, il disegno di legge “Disposizioni in materia di politiche sociali e di enti del Terzo settore” ha apportato delle modifiche a quanto precedentemente normato riguardo alle modalità di svolgimento online delle assemblee delle associazioni del Terzo Settore. Vediamo cosa è cambiato. 

Assemblea associazione in videoconferenza: le “vecchie” regole 

Prima del disegno di legge in questione, la possibilità di svolgere delle assemblee online per le associazioni dipendeva totalmente da quanto riportato dallo statuto del singolo ETS. Ante modifica, infatti, solamente le associazioni che prevedevano già nello statuto – o eventualmente nell’atto costitutivo – la possibilità di effettuare degli interventi alle assemblee mediante dei mezzi di telecomunicazione potevano offrire ai propri associati questa possibilità; in assenza di un’indicazione scritta di questo tipo, le assemblee online per le associazioni erano di fatto impossibili. Va peraltro sottolineato che il Codice del Terzo Settore indicava come obbligatoria, in ogni caso, la possibilità di verificare l’identità dell’associato che partecipa o che vota a distanza, per via telematica oppure per corrispondenza, o ancora, per via elettronica. 

Assemblea associazione in videoconferenza: le modifiche del disegno di legge

Il disegno di legge “Disposizioni in materia di politiche sociali e di enti del Terzo settore”, che si compone di 8 articoli, va a modificare diverse disposizioni precedenti riguardanti gli ETS. Tra questi, per l’appunto, anche il comma 4 dell’articolo 24 del Codice del Terzo Settore, il cui contenuto si è già visto qui sopra: con la modifica apportata viene ora disposto che tutte le associazioni possono organizzare delle assemblee online, o meglio, che tutti gli associati hanno il diritto di intervenire attraverso dei mezzi di telecomunicazione, esprimendo di conseguenza il proprio voto a distanza. Fanno eccezione unicamente le associazioni che vietano a livello statutario questa possibilità. Permane, va sottolineato, l’obbligo di poter verificare l’identità dell’associato che partecipa all’assemblea da remoto. 

Si capisce quindi che, in seguito alle modifiche apportate dal disegno di legge, le associazioni del Terzo Settore hanno sempre la possibilità di organizzare delle assemblee online, qualora questa opportunità non venga espressamente vietata nei documenti fondativi dell’ETS. 

La convocazione dell’assemblea ETS online

Come è noto, normalmente, l’assemblea dei soci viene convocata dal presidente dell’associazione, mentre più raramente, in circostanze eccezionali, viene convocata da un decimo degli associati. In tutti i casi vige l’obbligo della convocazione, che deve essere fatta verso tutti i soci con almeno 15 giorni di anticipo, per mezzo di email, di lettera raccomandata o PEC, con parallela esposizione dell’avviso nella bacheca presso la sede. Il software gestionale per ETS Terzo Settore in Cloud di TeamSystem, va sottolineato, permette di comunicare la convocazione a tutti i soci in modo semplice e rapido, nonché successivamente di archiviare in modo sicuro i verbali.  

Nel caso delle assemblee che verranno svolte online, l’avviso deve contenere data e orario della convocazione, nonché luogo di convocazione fisico e modalità di partecipazione. Se per luogo di convocazione fisico si intende normalmente il luogo in cui si troverà il segretario estensore, tra le modalità di partecipazione verranno elencate tutte quelle che effettivamente potranno essere usate dai soci per partecipare all’incontro: dalle piattaforme di videoconferenza a quelle in streaming (con la possibilità in questo secondo caso di esprimere il voto via email) per arrivare alle conference call (con collegamento audio e possibilità di votare tramite telefono). 

La regola fondamentale da rispettare è quella di identificare i soci partecipanti all’assemblea e di garantire il diritto di voto. Per stilare la lista dei soci che hanno preso parte (da inserire nel verbale di assemblea dell’associazione) si può utilizzare il tracciamento delle presenze grazie agli strumenti offerti da alcune piattaforme di videoconferenza. 

Assemblea dell’associazione online e problemi tecnici: che fare?

Organizzare delle assemblee in videoconferenza per associazioni vuol dire mettere in conto la possibile presenza di problemi tecnici. Qualora il collegamento risulti del tutto impossibile non si potrà fare altro che rimandare, con una riconvocazione; nel caso di caduta del collegamento durante l’assemblea, invece, il presidente potrà sospendere l’assemblea, per proseguire non appena il disturbo sarà risolto; nell’eventualità in cui non sia possibile ripristinare il collegamento, l’assemblea dovrà essere proseguita in altra data.