Le migliori strategie per organizzare workshop in palestra

Aumentare il coinvolgimento degli iscritti e arricchire l’offerta dei servizi sono obiettivi comuni a chiunque gestisce una palestra. Un elemento di traino per viaggiare in questa direzione è rappresentato dai workshop. Questi eventi, infatti, rafforzano la comunità del centro fitness offrendo agli utenti l’opportunità di apprendere nuove tecniche, di variare la routine di allenamento e di imparare nozioni utili per migliorare i propri livelli di preparazione fisica.  

In questo testo analizzeremo le migliori strategie e tecnologie per organizzare workshop e rivitalizzare il proprio centro fitness, sottolineando l’importanza delle soluzioni digitali per semplificare l’amministrazione di questo genere di eventi. 

Workshop in palestra: una soluzione win-win 

Trascurare l’importanza dei workshop significa limitare il potenziale della propria struttura. Attraverso workshop su temi specifici, come la nutrizione, la tecnica di esercizi specifici, o il benessere mentale, i gestori delle palestre possono soddisfare gli interessi diversificati dei loro clienti e attrarre nuovi utenti. Inoltre, l’organizzazione di questi eventi può diventare un potente strumento di marketing, contribuendo a posizionare la palestra come un leader del pensiero nel settore del fitness e del benessere.  

Non va dimenticata, poi, l’efficacia a 360° di questi eventi. A beneficiarne non sono – e non devono essere – soltanto gli iscritti. Anche il personale della struttura, a partire dai personal trainer, dovrebbe partecipare periodicamente a workshop. Non solo a quelli messi al servizio dell’utenza, ma anche ad eventi che risultino utili a migliorare il proprio bagaglio di esperienze, da poter poi mettere a disposizione degli iscritti per creare ulteriore valore aggiunto. 

Uno strumento essenziale per clienti sempre più esigenti  

Il binomio workshop-fitness si propone pertanto come una leva strategica per accrescere il livello di preparazione del personale e quello di soddisfazione dei clienti. Al giorno d’oggi, grazie anche all’informazione che può essere veicolata attraverso più mezzi di comunicazione risultando accessibile a tutti, chi frequenta la palestra è un utente informato. La sua consapevolezza può abbracciare un orizzonte ampio, che va dall’alimentazione ai piani di allenamento. Questa considerazione sposta in alto l’asticella: chi si occupa di interagire con i clienti, quindi, deve essere pronto a rispondere a ogni esigenza e avere una preparazione adeguata e multidisciplinare, che arriva spesso a sconfinare dal singolo campo di competenza. 

Perché organizzare workshop in palestra  

Ne consegue che l’organizzazione di workshop in palestra abbia campi di applicazione potenzialmente infiniti. A un utente con un elevato grado di preparazione può corrisponderne uno che non dispone di particolari nozioni su un determinato tema. Per questo motivo, chi gestisce una palestra deve prima di tutto individuare il target al quale rivolgersi, per poter mettere a disposizione una proposta in grado di intercettare la più ampia utenza possibile.  

Organizzare workshop in palestra permette di raggiungere i seguenti obiettivi. 

• Attrarre nuovi clienti: un workshop è uno strumento di marketing perfetto. Attraverso eventi aperti al pubblico o collaborazioni con esperti del settore è possibile coinvolgere persone non interessate al fitness, fornendo loro un’esperienza che può trasformarsi in una successiva iscrizione. In tal senso, è fondamentale riuscire a diversificare la proposta giustapponendo le esigenze: a incontri “verticali”, destinati a un target più esperto, devono affiancarsi sessioni su temi più accessibili a tutti e in grado di coinvolgere persone che non hanno una particolare dimestichezza con l’universo fitness. 

• Aumentare l’engagement: coinvolgimento è spesso sinonimo di fedeltà. Un cliente che si sente parte di un qualcosa, che sia un workshop o l’intera comunità della struttura, è un cliente destinato a confermare l’iscrizione. Attraverso questi meeting, inoltre, è possibile raggiungere potenziali nuovi utenti, che possono sfruttare gli appuntamenti per testare l’offerta della palestra. 

• Accrescere la propria reputazione: proporre regolarmente workshop consente a un centro fitness di posizionarsi sul mercato come leader del settore. Eventi di alta qualità contribuiscono ad aumentare la reputazione e a diventare un punto di riferimento, consolidando la propria immagine e attirando nuovi partner, sponsor e, ovviamente, clienti. 

• Proporre un’offerta ampia: organizzare workshop su temi specifici permette di andare oltre alle tradizionali sessioni di allenamento e ampliare così il ventaglio di servizi messi a disposizione della clientela. Gli argomenti da trattare sono tantissimi e di natura eterogenea, specie se ci si sofferma anche sulle declinazioni dei macrotemi come l’alimentazione. Recupero muscolare, allenamento funzionale, posturale, meditazione sono altre discipline in grado di soddisfare le esigenze di più tipologie di clienti. 

Come organizzare un workshop in palestra  

Conoscere l’obiettivo finale non è di per sé una garanzia di successo. Per strutturare al meglio un workshop per la propria palestra è necessario avere ben chiare le idee sul risultato che si intende raggiungere, per poter così definire una strategia valida per arrivarci.  

In prima battuta, come osservato in precedenza, è basilare individuare il target al quale ci si vuole rivolgere. In tal senso si può operare a più livelli: mentre i principianti potrebbero apprezzare workshop introduttivi su esercizi di base, un utente di livello intermedio o avanzato è senza dubbio interessato a tecniche specifiche, come ad esempio il functional training. Non vanno poi trascurati quei clienti che cercano un approccio olistico e per i quali possono rivelarsi indicati eventi su mindfulness o yoga. 

Qual è, poi, il format giusto per il proprio workshop? Questi eventi possono essere strutturati in modo diverso, prevedendo ad esempio lezioni prettamente teoriche oppure pratiche, con istruttori che guidano i partecipanti passo dopo passo. Se non si è certi di saper individuare la soluzione più redditizia, può aver senso progettare workshop misti, che includano discussioni e momenti di networking da abbinare alla pratica sul campo. 

In ogni caso, è sempre opportuno stabilire in anticipo tutti i dettagli organizzativi – dalla durata dell’evento, al numero massimo di partecipanti passando per l’area in cui si svolgerà il workshop – e offrire un servizio di qualità che si poggi sull’elevato grado di competenza degli istruttori.  

La promozione dell’appuntamento deve essere adeguata e accattivante. Social media e newsletter contribuiscono a pubblicizzare l’evento, ma si può far leva anche sul passaparola dei frequentatori abituali della struttura. Stimolare un senso d’urgenza concorre inoltre a incentivare le iscrizioni. Il tutto, ovviamente, senza mai dimenticare l’aspetto più importante: il tema del workshop, che deve essere il più possibile interessante e pertinente per poter raggiungere il numero più elevato di persone. 

La gestione digitale di un workshop in palestra  

Una volta chiarite le idee e messo a terra un programma che sembra essere adeguato alle proprie esigenze di business, è il momento di ultimare le procedure per arrivare pronti all’appuntamento. Tuttavia, la gestione di questi eventi può presentare sfide logistiche e amministrative difficili da sostenere, specialmente in termini di registrazione, gestione delle presenze e pagamenti. 

Per rispondere in maniera adeguata a questa necessità e alle criticità gestionali scende in campo Wellness in Cloud di TeamSystem, la soluzione digitale che semplifica l’amministrazione di eventi e workshop. Grazie a questo strumento è possibile ottimizzare l’organizzazione dei workshop, consentendo ai gestori delle palestre di concentrarsi esclusivamente sul contenuto dell’evento. Il sistema digitale consente di raccogliere le iscrizioni in modo rapido, semplice e intuitivo: i partecipanti possono registrarsi online e scegliere il workshop di proprio gradimento pagando in modo sicuro. L’invio di e-mail automatiche per la partecipazione e gli strumenti che consentono di tener traccia delle presenze e dei feedback, sono ulteriori funzionalità che fanno di questo gestionale per palestre un’opzione perfetta per chi intende semplificare il coordinamento dei workshop liberando tempo da destinare a servizi a valore aggiunto.