Come organizzare un campo estivo? Ecco cosa c’è da sapere

Sono sempre più numerose le associazioni e società sportive che decidono organizzare campi estivi per bambini e ragazzi, un’attività che presenta diversi vantaggi per questo tipo di realtà. In questa guida vediamo quali sono gli elementi principali da tener presenti per diventare organizzatori di campi estivi e quali sono gli aspetti amministrativi e fiscali da considerare. Infine vediamo come un software dedicato può aiutare gli organizzatori a gestire tutte le fasi, dall’iscrizione all’incasso delle quote online e in presenza, passando per la gestione dei turni e dei servizi aggiuntivi. 

Perché organizzare un campo estivo è un’opportunità di business

A giugno, nel momento in cui suona la campanella dell’ultimo giorno dell’anno scolastico, per migliaia di famiglie si presenta il medesimo problema: come gestire bambini e ragazzi nei mesi estivi?  

In uno scenario dominato da ritmi di lavoro incalzanti, interrotti tutt’al più da una o da due settimane di vacanza, questo aspetto dell’organizzazione familiare non può di certo essere trascurato. Anzi, negli ultimi anni il problema è sempre più sentito, visto l’incremento dell’occupazione femminile, la ridotta disponibilità dei nonni (i quali, a loro volta, sono spesso impegnati professionalmente) e il sempre più alto numero di famiglie monogenitoriali.  

Per tutti questi motivi ogni anno sono tante le persone alla ricerca di centri estivi e summer camp.  

Ma chi organizza il campo estivo? E se è vero che un tempo questi erano organizzati quasi esclusivamente dagli enti pubblici, oggi l’offerta è decisamente più varia, con diverse tipologie di soggetti che decidono di proporsi per erogare servizi di questo tipo. Tra questi ci sono anche Associazioni e Società Sportive, realtà che presentano già al loro interno diversi elementi organizzativi ed amministrativi che permettono di gestire un campo estivo in modo relativamente semplice. 

Organizzare un campo estivo: i vantaggi per un’associazione 

Per una società sportiva o per una associazione sportiva decidere di organizzare un campo estivo può essere particolarmente vantaggioso.
Esaminiamo i principali benefici che si possono ottenere. 

• Il primo vantaggio concreto dell’organizzare un campo estivo per un’associazione è quello di poter incrementare i propri introiti. Nel caso di un’associazione o di una società sportiva si tratta anzi di un’opportunità preziosa per fare cassa soprattutto in un periodo solitamente meno proficuo, come è per l’appunto quello dei mesi estivi. 
• La comunità in cui operano le associazioni e le società italiane hanno un effettivo bisogno di campi estivi per affidare i propri figli a degli educatori nelle lunghe pause tra i diversi anni scolastici. Ecco allora che organizzare dei campi estivi significa offrire un servizio molto apprezzato ed importante per la comunità. 
• Diventare organizzatori di campi estivi significa distinguersi dalle altre associazioni e dalle altre realtà presenti sul territorio, così da riuscire in molti casi a conquistare nuovi soci. Con un’attività di questo tipo infatti la notorietà dell’associazione non può che aumentare. 
• L’organizzazione di un campo estivo richiede la presenza di diversi educatori e operatori; dal punto di vista dell’associazione questo si traduce nell’opportunità di offrire un lavoro durante la pausa estiva ai ragazzi più grandi già iscritti all’associazione sportiva. 
• In molti casi le sedi e le strutture delle associazioni sportive, durante la pausa estiva, restano chiuse e inutilizzate. Grazie all’organizzazione di un campo estivo è invece possibile evitare l’abbandono delle strutture, cosa che permette di garantire una manutenzione continua e una più agevole ripresa del nuovo anno. 

Le tipologie di campo estivo 

Per organizzare un campo estivo è necessario individuare la tipologia più adatta alla quale puntare. Esistono infatti diverse possibilità.  

• A fare la differenza può essere per prima cosa la fascia di utenti ai quali si punta: esistono infatti centri estivi che si rivolgono ai bambini più piccoli, che necessitano quindi della presenza costante e numericamente importante di educatori, come campi estivi per bambini più grandi o per adolescenti, che richiedono un numero ridotto di personale.  
• Le stesse attività che comporranno il calendario del campo estivo variano ovviamente in base all’utenza.  
• Ma non è tutto qui: un altro aspetto importante riguarda durata e location dell’offerta. Ci sono campi estivi diurni e campi estivi che prevedono il pernottamento, summer camp che prendono luogo in città – per esempio presso la stessa sede di un’associazione sportiva – e altri campi estivi che invece vengono organizzati in località montane o balneari. Un’associazione che organizza per la prima volta un centro estivo potrebbe optare per una formula diurna come primo esperimento, per poi eventualmente passare ad una proposta con pernottamento nelle successive stagioni estive. 

I costi per l’organizzatore di campi estivi 

Nel predisporre le basi dell’organizzazione di un campo estivo è importante prevedere quelli che saranno i costi da affrontare, delineando un budget che possa essere coerente con le entrate che si avranno al momento dell’iscrizione dei bambini e dei ragazzi che frequenteranno il summer camp. Ma quali sono i costi da prevedere? Vediamo i principali. 

• Location: se le associazioni e le società sportive decideranno di organizzare le attività del campo estivo presso una struttura di proprietà, non dovranno mettere in conto le spese di affitto di una sede apposita. Discorso differente è da farsi laddove si decida di spostare l’attività in una location diversa: in tal caso si dovranno affrontare i costi di affitto di locali appositi.  
• Personale: sono in ogni caso da prevedere i costi relativi al personale, dalla retribuzione degli educatori qualificati fino a quella dei collaboratori che permetteranno di trasformare il progetto in realtà.  
• Attrezzatura: potrebbe essere inoltre necessario effettuare alcuni acquisti, come specifiche attrezzature sportive. 

Gli step fondamentali dell’organizzazione di un campo estivo:

• scegliere la tipologia di campo estivo: se organizzato in città, in montagna o al mare, se diurno oppure con pernottamento, se per bambini in tenera età o se per bambini cresciuti e adolescenti; 
• scegliere il tema centrale del campo estivo: il tema centrale del campo estivo può essere, ad esempio, un’attività sportiva, un cartone animato o un’attività culturale. Le attività che riempiranno nel concreto le giornate potranno dunque essere di natura sportiva, ludica o culturale; 
• individuare il personale: educatori, animatori e collaboratori devono essere presenti in numero sufficiente per garantire la cura, l’educazione e la sicurezza dei partecipanti. 

Aspetto tributario dei campi estivi organizzati da ASD e SSD 

Abbiamo parlato degli aspetti organizzativi e gestionali, dei costi e dei vantaggi. Ma come bisogna affrontare la gestione di un campo estivo dal punto di vista tributario?  

Nel momento in cui associazioni e società sportive organizzano dei campi estivi a fronte della riscossione di quote di partecipazione o di rette predefinite, la prestazione erogata diventa di natura commerciale. Questo significa che l’incasso dell’attività deve essere assoggettato ad IVA, concorrendo a formare il reddito imponibile dell’associazione.  

In caso di campi estivi organizzati da ASD senza partita Iva è necessario assicurarsi che la natura dell’attività possa essere considerata occasionale, così da poter catalogare il summer camp tra le voci “redditi diversi”, i quali non comportano l’obbligo di partita IVA. 

Va detto peraltro che per tutte le associazioni e società sportive che hanno optato per il regime ex L. 398/91, che riguarda le disposizioni tributarie relative alle associazioni sportive dilettantistiche, c’è la possibilità di usufruire delle agevolazioni formali e sostanziali sul reddito derivante dalla gestione del campo estivo. Ciò vuol dire che sarà possibile approfittare dell’esonero della fatturazione e della certificazione dei corrispettivi, nonché del versamento dell’Iva al 50% e della misura forfettaria del 3% per la concorrenza al reddito dei ricavi raccolti.  

Un software per semplificare la gestione del campo estivo 

Una delle ragioni per cui associazioni e società sportive sono da ritenersi agevolate nell’organizzazione di un campo estivo è legata all’esistenza di una struttura organizzativa e amministrativa già rodata. Questa condizione di vantaggio è tanto più concreta se l’ASD o la SSD di riferimento si avvale già anche di un software gestionale realizzato appositamente per il settore. 

Sportivi in Cloud di TeamSystem, ad esempio, è una soluzione gestionale innovativa pensata per associazioni e società sportive che si presta in maniera eccellente anche alla gestione di corsi e camp. 

Grazie a questa soluzione, che è già stata scelta da oltre 3.000 associazioni, è possibile gestire con la massima semplicità passaggi come: 

• organizzazione agenda di corsi e attività; 
• gestione dei turni degli operatori;
• impegno campi e sale; 
• iscrizioni ai corsi online; 
• scadenze degli incassi; 
• registrazione delle presenze; 
• incasso delle quote in presenza e online; 
• stampa delle ricevute; 
• analisi degli incassi. 

Poter contare su un software come Sportivi in Cloud, dunque, significa semplificare l’organizzazione di un campo estivo dal punto di vista amministrativo e operativo.