Gestione di spazi e risorse in palestra: come migliorare a beneficio dei clienti

In un settore dinamico come quello del fitness, saper gestire efficientemente gli spazi e le risorse professionali che vi lavorano può favorire il successo dell’attività. Oltre ad aumentare la fidelizzazione di quelli che sono già i clienti della struttura, una sapiente organizzazione di una palestra permette di attirare nuovi utenti, aumentando così la reputazione e gli incassi dell’attività.  

Per andare correttamente verso questa direzione può essere utile adottare dei software che facilitino la gestione delle operazioni quotidiane, ottimizzando l’uso delle risorse. Vediamo come palestre e centri fitness possono essere rivoluzionati grazie ai software, strumenti in grado di garantire una programmazione smart degli spazi e un’efficace allocazione delle risorse a disposizione.  

Perché è importante gestire spazi e risorse 

Chi gestisce una palestra ha diverse cose a cui pensare: dalle strategie per aumentare il numero di iscritti a quelle per fidelizzare i clienti affezionati, passando per la gestione e la pianificazione delle attività quotidiane e settimanali, la manutenzione degli spazi e dei macchinari e la formazione del personale. Senza dimenticare una serie di attività collaterali e accessorie, come ad esempio l’organizzazione di seminari o workshop con esperti di discipline specifiche o influencer, tutte operazioni utili ad aumentare la visibilità della struttura e ad accrescere l’engagement.  

Un aspetto da non sottovalutare – come abbiamo accennato sopra – è quello di permettere agli allenatori e personal trainer di lavorare al massimo delle loro possibilità. Come? Facendo attenzione a:  

• giusta allocazione di macchinari e attrezzature all’interno delle sale;  

• non popolare troppo la sala al fine di evitare un sovraffollamento degli ambienti e rischiare di rallentare il lavoro di tutti. 

Chi frequenta una palestra, lo fa principalmente per abbassare i livelli di stress. Per questo garantire un ambiente organizzato contribuisce ad allenarsi meglio, a concentrarsi soltanto sulla propria performance e ad accrescere la motivazione per seguire i programmi di training.  

In questo contesto, la tecnologia permette di archiviare rapidamente e in modo sicuro e preciso tutte le informazioni su chi frequenta la struttura, controllare gli accessi e, rivelarsi una soluzione win-win: da un lato i clienti ottengono un sensibile miglioramento della loro esperienza e dei servizi a loro disposizione, dall’altro il personale registra una riduzione del carico di lavoro “superfluo” e può investire ulteriori energie per garantire un servizio ancora più valido ed efficace. 

Ma non solo. Attraverso una gestione più razionale degli spazi della palestra è possibile anche ridurre il carico amministrativo e consentire a tutte le risorse che vi lavorano un efficientamento delle proprie attività.  

Come gestire gli spazi di una palestra 

Come abbiamo visto finora, uno degli aspetti fondamentali per il successo di una palestra è rappresentato dalla gestione degli spazi, anche se la questione non si riduce soltanto nella comprensione di quanto spazio serve per la palestra. 

La tecnologia offre gli strumenti ad hoc per prevedere e monitorare i periodi di maggiore affluenza nella struttura, ad esempio analizzando dati storici sui picchi di affluenza, i giorni più “movimentati” e le fasce orarie in cui si concentrano il maggior numero di utenti. In questo modo è possibile adattare la disponibilità delle aree a disposizione e distribuire in maniera armonica le persone negli spazi. Grazie alle informazioni ottenute, è così più semplice gestire le prenotazioni e ridurre il sovraffollamento, ottimizzare l’utilizzo delle aree comuni, degli spogliatoi e pianificare tutti gli interventi di manutenzione, senza correre il rischio di intasare improvvidamente gli spazi occupati dai clienti.  

Come gestire le risorse umane

Anche le risorse umane e il personale che lavora quotidianamente all’interno di un centro fitness necessita di una corretta gestione per aumentare i propri livelli di produttività. Come accennato, i software hanno il merito di ridurre il carico di lavoro amministrativo, liberando risorse che possono essere riallocate per migliorare il servizio offerto al cliente. La tecnologia garantisce un aiuto a 360°, ad esempio favorendo l’automazione delle attività amministrative, occupandosi della formazione e dell’aggiornamento dei dipendenti e agevolando la comunicazione. Grazie ai software è possibile:  

• ridurre il tempo impiegato per attività definite “meccaniche”. Ad esempio, attraverso un software e la sua relativa app è possibile prenotare le lezioni in autonomia, senza l’esigenza di chiamare in segreteria ogni volta. Oppure, i clienti possono rinnovare il loro abbonamento sempre in modalità digitale ed evitare di fermarsi al desk per farlo; 

• automatizzare una serie di attività che altrimenti ruberebbero molto tempo a chi lavora in palestra. Grazie al CRM integrato, infatti, è possibile tenere traccia di tutti gli scambi comunicativi con gli utenti e programmare eventuali azioni commerciali in modo del tutto automatico. In maniera chiara e immediata, ad esempio, è possibile avere una lista di tutti gli iscritti con certificato medico in scadenza, così da poterli contattare agevolmente senza andarli a cercare manualmente.  

Lo strumento innovativo per la gestione di spazi e risorse 

Gestire in modo agile e innovativo le risorse e rispondere alle sfide di un mercato competitivo è possibile grazie a Wellness in Cloud. Il gestionale per palestre di TeamSystem è la soluzione perfetta per digitalizzare l’azienda sportiva e attivare nuovi modelli di business capaci di attrarre nuovi clienti.  

Wellness in Cloud consente di digitalizzare tutti i processi di una palestra, semplificando una programmazione intelligente degli spazi. Grazie a un sistema di analisi a posteriori, aiuta a prevedere i picchi di massima affluenza e adatta, di conseguenza, le aree a disposizione e l’allocazione delle risorse umane evitando fastidiosi sovraffollamenti. Un sistema integrato con app dedicate e portale web supporta anche il personale nell’operatività quotidiana, con controllo degli accessi e degli acquisti, cassa automatica e automazione docce e phon, tutti elementi in grado di ridurre il carico amministrativo e di liberare risorse. 

La gestione delle agende complesse e delle prenotazioni, inoltre, ottimizza l’utilizzo del personale durante la settimana. A beneficiare di tutto ciò sono ovviamente i clienti che, attraverso una comunicazione migliorata tramite il CRM integrato e le app per lo staff, vedono ottimizzata l’interazione con il personale e ottengono un servizio personalizzato e calibrato sulle loro esigenze.  

Inoltre grazie all’app per personal trainer online è possibile gestire schede allenamento, prenotazione, streaming allenamenti, alimentazione, progressi, chat e messaggi.