La guida completa alla fatturazione elettronica obbligatoria nelle aziende e associazioni sportive
La fatturazione elettronica nel wellness
La guida pratica per capire come funziona per SSD, ASD, società di capitali e liberi professionisti la fatturazione elettronica obbligatoria dal 1 gennaio 2019 sia verso le aziende che verso i privati
Cos’è la fatturazione elettronica
La fatturazione elettronica è un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture che permette di abbandonare per sempre il supporto cartaceo e tutti i relativi costi di stampa spedizione e conservazione.
La fatturazione elettronica cambia radicalmente il modo in cui si compilano, inviano, ricevono e conservano le fatture.
Fino ad oggi la fattura veniva compilata in vari modi: carta e penna, macchine da scrivere, tramite editor testuali o fogli di calcolo (word, excel, ecc…), usando software di fatturazione e gestionali più o meno avanzati. Inoltre, una volta compilata, la fattura veniva spedita al cliente tipicamente via posta, e-mail o consegnata a mano. Il destinatario (ovverosia il cliente) aveva l’obbligo di conservare il documento ricevuto per almeno 10 anni (il che avveniva per la maggior parte dei casi in forma cartacea).
Con la fattura elettronica tutto questo cambia.
La fattura elettronica è infatti una fattura in un formato digitale che deve obbligatoriamente essere prodotta con un tracciato specifico scritto in un linguaggio particolare (linguaggio XML) che contiene di fatto gli stessi contenuti informativi di una fattura cartacea, oltre, a seconda dei casi, all’indirizzo telematico (c.d. “codice destinatario” oppure un indirizzo PEC) dove il cliente vuole che venga consegnata la fattura. La fattura elettronica, quindi, si differenzia da una fattura cartacea, principalmente per due aspetti:
- va necessariamente redatta utilizzando un pc, un tablet o uno smartphone;
- deve essere trasmessa elettronicamente al cliente tramite il c.d. Sistema di Interscambio (SdI).
SdI? E che cos’è? Il Sistema di Interscambio è una sorta di “postino” che verifica la correttezza e la completezza dei dati obbligatori indicati nella fattura elettronica e, in caso di esito positivo dei controlli, consegna in modo sicuro la fattura al destinatario comunicando, con una ricevuta di recapito, a chi ha trasmesso la fattura la data e l’ora di consegna del documento. In poche parole, il Sistema di Interscambio funge da snodo tra mittente e destinatario ed ha il compito di verificare che il formato del documento ricevuto sia corretto e che i dati inseriti siano completi.
Fatturazione elettronica obbligatoria (quasi) per tutti
La Legge di Bilancio 2018 ha introdotto l’obbligo della fatturazione elettronica sia nelle relazioni commerciali tra soggetti passivi IVA privati (aziende e professionisti con partita Iva) che verso i consumatori finali. Pertanto, sia nel caso in cui il mio cliente sia un’azienda, sia nel caso in cui questo sia una persona fisica che non agisce all’interno di un’attività d’impresa o professionale, la fattura che emetto dovrà essere obbligatoriamente in formato elettronico.
Ci sono tuttavia delle eccezioni. In particolare si tratta di coloro che rientrano nel c.d. “regime di vantaggio” e quelli che applicano il regime forfettario, oltre ai “piccoli produttori agricoli” i quali erano esonerati per legge dall’emissione di fatture anche prima dell’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica.
Di conseguenza, anche tutte le realtà del mondo del wellness quali associazioni sportive, società sportive dilettantistiche o società di capitali, sono interessate da questa importante novità. Anche se la mia associazione applica il cd. regime agevolato L. 398/91? Ebbene sì, anche in caso di applicazione del regime agevolato L. 398/91 si rientra nel campo di applicazione dell’obbligo di fattura elettronica, ovviamente nella misura in cui si emettono delle fatture. Quindi ad esempio, se applico il regime L. 398/91, vendo un abbonamento in palestra e rilascio una ricevuta non fiscale, questa non dovrà essere fatta in formato digitale ma potrà continuare ad essere nello stesso formato attuale. Se invece emetto fattura a fronte di attività di sponsorizzazione, dovrò emettere questa fattura in formato elettronico.
Ma la storia non finisce qui. Non bisogna infatti dimenticare che, a prescindere dalla presenza dell’eventuale regime agevolato L398/91, le fatture che riceverò (es. la fattura per i nuovi macchinari acquistati) saranno in formato elettronico (tranne i rari casi visti sopra in cui il mio fornitore ne sarà esonerato). Questo comporta che avrò in ogni caso bisogno di un software che mi permetta di ricevere e conservare tali fatture elettroniche.
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Come funziona nel dettaglio la fatturazione elettronica
Per non farti impazzire fornendoti tutti i dettagli tecnici, che non farebbero altro che confonderti, cerchiamo di chiarire velocemente le cose fondamentali che non puoi non sapere riguardo a:
- Compilazione della fattura elettronica
- Gestione della firma digitale
- Apposizione del bollo
- Ricezione e registrazione della fattura elettronica
- Conservazione della fattura elettronica
1. Come si compila una fattura elettronica
Il modo più semplice per compilare una fattura elettronica è farlo tramite il tuo software di fatturazione o gestionale. Ma tranquillo, la procedura per fatturare è sempre la medesima.
Redigi prima di tutto la fattura e poi, anziché stamparla o salvarla in PDF per l’invio tramite e-mail, genera il file della fattura nel formato XML che il software trasmetterà al Sistema di Interscambio, il quale a sua volta si occuperà dell’invio della fattura al destinatario.
Ma come fa il SdI a sapere a chi recapitare la fattura? Ebbene, ci sono diversi metodi a seconda del tipo di destinatario:
- per i consumatori finali (così come per le associazioni con solo codice fiscale), l’individuazione viene fatta attraverso il codice fiscale, da inserire in fase di compilazione della fattura, la quale verrà resa disponibile al destinatario nella propria area riservata del sito web dell’Agenzia delle Entrate (il cd. “cassetto fiscale”). Una copia della fattura in formato analogico (cartaceo o PDF) deve comunque esser consegnata al consumatore.
- per i destinatari B2B (imprese, professionisti, SSD, ASD con partita IVA, ecc.) le strade di invio sono due:
- il destinatario viene individuato tramite PEC: il file XML deve in questo caso contenere l’indirizzo PEC del cliente al quale il SdI inoltrerà la fattura;
- il destinatario viene individuato tramite Codice destinatario: se il cliente possiede e comunica al proprio fornitore un codice di accreditamento SdI, andrà usato questo codice per inviargli la fattura (non è obbligatoria la richiesta del codice destinatario, anche se questo permette, attraverso l’ausilio di un adeguato supporto software, una gestione molto più efficiente del ciclo passivo).
- Infine, gli uffici della Pubblica Amministrazione sono identificati da un Codice Univoco Ufficio di 6 caratteri che va inserito, come visto nei caso precedenti, in fase di compilazione della fattura.
In ogni caso, è chiaro che senza le informazioni per individuare il destinatario (codice fiscale, PEC, codice destinatario o Codice Univoco Ufficio), la fattura elettronica non può essere recapitata. Pertanto, è bene verificare da subito se tutti i dati necessari per la fatturazione sono già in nostro possesso, e, se del caso, attivarsi al più presto per il loro recupero.
2. Firmare digitalmente la fattura elettronica
- Cos’è la firma digitale? La firma digitale di un documento informatico (come una fattura elettronica) si propone di soddisfare tre caratteristiche specifiche:
- Autenticità: ovvero che il destinatario possa verificare l’identità del mittente;
- Non ripudiabilità: che il mittente non possa quindi disconoscere un documento da lui firmato;
- Integrità: che nessuno possa alterare il documento.
Essenzialmente si tratta quindi del mezzo attraverso il quale i privati cittadini, imprese e amministrazioni pubbliche possono dare valore legale ai documenti che firmano al computer.
Ma è obbligatorio apporre la firma digitale sulla fattura elettronica? La risposta è: dipende. Se la fattura è rivolta alla Pubblica Amministrazione è obbligatorio applicare la firma digitale alla fattura elettronica; negli altri casi, l’apposizione della firma digitale non è obbligatoria, anche se consigliata in quanto rappresenta un utile strumento per garantire l’integrità del file inviato allo SDI.
3. Come posso continuare ad apporre il bollo se la fattura diventa elettronica?
Può capitare che la fattura non sia soggetta ad IVA bensì sia soggetta ad imposta di bollo. Come ci si deve comportare quindi dal 1° gennaio 2019? Ebbene, l’assolvimento dell’imposta di bollo per le fatture elettroniche potrà avvenire solo con modalità virtuale.
L’imposta di bollo per le fatture elettroniche andrà pertanto versata in un’unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio tramite modello F24 utilizzando il codice tributo “2501”. Allo stesso tempo sulla fattura elettronica andrà apposta nell’apposito campo la dicitura “assolvimento virtuale dell’imposta ai sensi del DM 17.6.2014”.
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4. Ricezione e registrazione della fattura elettronica
Ok, il Sistema di Interscambio è dove mando la fattura, ma come ricevere e registrare le fatture elettroniche dei miei fornitori?
Ricordi quando si diceva che il Sistema di Interscambio è una specie di postino? Ebbene, sarà proprio il SdI a farti pervenire la fattura una volta che avrà verificato la presenza dei requisiti tecnici nel file.
Nella pratica, le fatture elettroniche possono essere ricevute direttamente dal destinatario oppure da un intermediario (es. il suo commercialista) incaricato mediante la piattaforma software e per il tramite del Sistema di Interscambio.
In ogni caso, la messa a disposizione della fattura può avvenire tramite un gestionale software dove l’utente ricevente accede, scarica la fattura e la importa nel proprio software di contabilità per la registrazione. Se invece ci tieni tanto a registrarla a mano non dovrai fare altro che aprire il file con un lettore idoneo e registrarla come hai sempre fatto!
5. Conservazione a norma delle fatture elettroniche: cosa significa?
Come precisato dall’Agenzia delle Entrate nella propria “Guida alla Fatturazione elettronica” (scaricabile al seguente link), per legge (art. 39 del Dpr n. 633/1972) sia chi emette che chi riceve una fattura elettronica è obbligato a conservarla elettronicamente. La conservazione elettronica, tuttavia, non è la semplice memorizzazione su PC del file della fattura, bensì un processo regolamentato tecnicamente dalla legge (CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale). Con il processo di conservazione elettronica a norma, infatti, si avrà la garanzia – negli anni – di non perdere mai le fatture, riuscire sempre a leggerle e, soprattutto, poter recuperare in qualsiasi momento l’originale della fattura stessa.
I requisiti tecnici previsti dalla normativa sono particolarmente rigidi pertanto i costi per una soluzione “fatta in casa” sono impensabili per la maggior parte delle piccole realtà imprenditoriali.
I vantaggi pratici della conservazione elettronica, inoltre, sono evidenti e si ripercuotono su tutti i passaggi di stampa, stoccaggio e archiviazione:
- eliminazione dei costi diretti (toner, carta, luoghi di conservazione);
- eliminazione del rischio di distruzione, corruzione o perdita;
- abbattimento dei tempi per ricerca e consultazione.
Ricapitolando: scadenze e soluzioni
Quindi, ricorda! Dal 1° gennaio 2019 la fattura elettronica diventerà, con qualche rara eccezione, l’unico metodo di fatturazione accettato. Cosa comporta questo? Semplice: dal 1° gennaio 2019 il processo di fatturazione (sia attivo, che passivo) cambia radicalmente.
Qual è la soluzione migliore per gestire la fatturazione elettronica?
L’adozione di un software gestionale e di fatturazione aggiornato è la soluzione più semplice per affrontare la fatturazione elettronica obbligatoria. Un servizio tutto incluso per la fatturazione elettronica affiancato a un gestionale di contabilità rappresenta infatti la soluzione migliore in quanto permette di gestire con facilità tutto il processo, dalla firma ed invio tramite SdI fino alla conservazione del documento.
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