8 idee per organizzare un evento in palestra
Qual è il modo migliore per far conoscere la propria palestra e aumentare il numero degli iscritti? Senza dubbio organizzare un evento. Saper coinvolgere il pubblico è però un’operazione che va curata in ogni minimo dettaglio. Organizzare un evento di successo in una palestra richiede infatti competenza, una pianificazione strategica e meticolosa, cura e attenzione ai dettagli.
Vediamo come fare un evento in palestra nel modo giusto, coinvolgendo il maggior numero di persone.
1. Definire gli obiettivi
Stabilire degli obiettivi chiari è l’ingrediente che sta alla base della buona riuscita di ogni evento. La fase di pianificazione deve essere guidata dalla definizione di obiettivi specifici, che serviranno – a valle – a misurare la bontà dell’evento.
Gli obiettivi devono essere considerati a 360° e riguardare in prima battuta il business: qual è lo scopo dell’evento che si sta organizzando? Un evento in palestra può servire per aumentare il numero di iscritti, oppure per promuovere nuovi servizi o attività. In tutti questi casi, una pianificazione scrupolosa aiuta a fidelizzare i clienti.
A questi obiettivi si possono unire quelli educativi e sociali: nel primo caso si possono mettere a disposizione dei partecipanti delle conoscenze sulle attività, sulla nutrizione o su temi specifici. Nel secondo caso il focus può essere spostato verso il miglioramento dello stato di salute e il wellness dei partecipanti.
2. Selezionare il tipo di evento
Un altro aspetto fondamentale consiste nella scelta del tipo di evento in base alle esigenze della palestra e di chi la frequenta. Non esiste un evento “giusto” o che sia universalmente applicabile a ogni tipo di palestra, ma ogni attività può contribuire ad ampliare la propria platea.
Gare, kermesse e competizioni sono l’ideale per creare un ambiento competitivo, stimolante e per accrescere l’aspetto motivazionale. Ma un evento può essere anche sociale e funzionale al networking, per favorire la coesione della comunità. Oppure può consistere in un seminario, un workshop o prevedere la presenza di istruttori ospiti, esterni alle attività quotidiane della palestra, che raccontino qualcosa di più sulle nuove frontiere del fitness, ad esempio, per generare ancora più engagement.
Non mancano, infine, le feste dove riunire tutti gli iscritti e invitare anche persone esterne potenzialmente interessate alle attività proposte dal centro sportivo. Un momento di relax, dove fare comunità ed entrare in relazione in maniera divertente e spensierata.
3. Pianificare e organizzare
Un evento ben strutturato non può prescindere dalla logistica. Per anticipare eventuali criticità è fondamentale stilare un piano dettagliato che coinvolga il personale coinvolto. I membri dello staff devono conoscere le proprie mansioni e far sì che le attrezzature siano accessibili al pubblico e funzionanti. Ovviamente bisogna avere anche un occhio di riguardo per il layout, definendo in anticipo lo spazio necessario per l’evento e predisponendo le aree per registrare i partecipanti, lo spazio espositivo o per allenarsi e una zona comune per il ristoro.
4. Prevedere strategie di marketing e promozione
Social media, email marketing, partnership e advertising. Un’adeguata promozione dell’evento in palestra è la garanzia per il suo successo. Tra le tecniche per promuovere l’evento si segnalano l’uso delle più comuni piattaforme social media (Instagram, X, Meta, LinkedIn), l’invio di newsletter contenenti tutte le informazioni e la possibilità di coinvolgere influencer capaci di aumentare la portata promozionale.
5. Coinvolgere i partecipanti
Incentivare la partecipazione e mantenere alto il livello di interesse è basilare per la buona riuscita dell’evento. Come farlo? Ad esempio, creando un concorso a premi, sconti sulle attività o regalando gadget ai presenti. Una volta concluso l’evento sono preziose le attività di follow up tramite foto o video, indispensabili per fare networking e mantenere vivi interesse e relazioni tra i partecipanti.
6. L’integrazione con la tecnologia
Uno degli obiettivi dell’evento, come abbiamo detto, è quello di presentare i servizi della palestra e quello che può offrire agli iscritti in termini di experience. In questo contesto è utile mostrare come la tecnologia aiuti a gestire il rapporto con gli utenti.
App dedicate e portale web per prenotazioni e acquisti, cassa automatica, controllo accessi e automazione docce e phon, sono dei plus che possono convincere i partecipanti dell’evento a iscriversi in palestra. Wellness in Cloud, la soluzione digitale di TeamSystem, permette di gestire a 360° un centro fitness ed è un prezioso alleato nel coinvolgimento di iscritti e potenziali tali.
7. Gestione e analisi delle relazioni con i clienti
Wellness in Cloud non si limita a gestire prenotazioni e accessi. Il suo CRM consente, infatti, di analizzare l’interazione dei partecipanti agli eventi precedenti, restituendo informazioni preziose per la personalizzazione delle esperienze future. I dati raccolti si rivelano inoltre utili per segmentare l’audience e generare offerte ad hoc, calibrate sul target.
8. Raccogliere feedback post evento
Quando si organizza un evento in palestra, lo scopo principale è quello di incrementare il successo della struttura e accrescere l’engagement. Come riuscirci? Raccogliere i feedback di chi ha partecipato è essenziale per migliorare gli eventi che verranno organizzati in futuro. Anche in questo entra in gioco l’app di Wellness in Cloud, che permette di inviare agli iscritti che hanno partecipato all’evento un sondaggio al fine di raccogliere impressioni e consigli sull’esperienza.
Avere un approccio strategico alla pianificazione e disporre di un adeguato software gestionale, come Wellness in Cloud, pensato per una gestione completa della struttura sportiva aiuta a raggiungere più rapidamente e con maggiore certezza gli obiettivi prefissati di un evento in palestra.
