Come organizzare un evento sportivo con la propria ASD
Come si organizza un evento sportivo perfetto, senza errori, capace di attirare il pubblico giusto, di assicurare un’esperienza di qualità agli atleti e alla comunità di riferimento? L’organizzazione di un evento sportivo, soprattutto quando si tratta di un evento importante, è tutt’altro che semplice: gli elementi da considerare e da gestire possono infatti essere davvero tanti, così da mettere in difficoltà sia le Associazioni Sportive Dilettantistiche alle prime armi, sia le ASD più rodate. In questa guida vedremo dunque come organizzare un evento sportivo con un’ASD passo per passo, per avere così la certezza di non tralasciare nessun dettaglio e nessun passaggio importante.
Organizzazione di un evento sportivo: una definizione
Ancora prima di vedere quali sono i passaggi necessari, può essere utile capire cosa si intende per evento sportivo. Effettivamente, questa etichetta può indicare una grande pluralità di appuntamenti, dal torneo su più giornate fino al singolo match. Per capire cosa si intende per evento sportivo viene in nostro soccorso il Comitato Olimpico Nazionale Italiano, ovvero il Coni, il quale lo definisce come “un fatto sociale fortemente mediatico il cui impatto presso i differenti pubblici dipende dall’incertezza del risultato; ad esso contribuiscono, a vario titolo, alla realizzazione e alla fruizione dell’avvenimento e sono portatori di interessi economici, sociali, ludici”. Si tratta quindi di una definizione molto ampia, all’interno della quale rientra una vasta gamma di eventi che possono essere organizzati dalle Associazioni Sportive Dilettantistiche.
Ora che abbiamo visto cos’è un evento sportivo, proseguiamo con la parte organizzativa.
Gli step per organizzare un evento sportivo con un’ASD
Vediamo ora uno per uno quali sono i passaggi necessari per un’organizzazione davvero efficace di un evento sportivo da parte di un’ASD, tenendo in considerazione le esigenze dello staff, dei partecipanti, delle istituzioni e del pubblico.
1. Definizione dell’evento
Il primo passaggio essenziale per organizzare un evento sportivo è definirlo, tracciando dei confini ben precisi. Si tratterà di una gara singola o di più gare? Di una partita o di un torneo? Si tratterà di una manifestazione competitiva oppure amichevole, con o senza premi, all’interno di un campionato o del tutto autonoma? Ci sarà lo spazio per un pubblico esterno e per dei tifosi? Si tratterà di un evento benefico, oppure di un match che dovrà seguire le regole approvate da una commissione? Precisare ognuno di questi aspetti è fondamentale prima di affrontare tutti i seguenti step.
2. Individuazione delle date e delle location
Definito quello che sarà l’evento sportivo da organizzare, è bene fissare due punti chiave, ovvero il dove e il quando. Ci sono ASD che non hanno alcun problema nel trovare la location giusta, gestendo direttamente dei centri sportivi, o avendo regolare accesso a campi o aree per il fitness e lo sport. Altre volte è invece necessario trovare delle location ad hoc, prendendo in considerazione i costi e la loro disponibilità, nonché aspetti secondari ma non trascurabili come la presenza di parcheggi, la facilità di raggiungimento da parte del pubblico, e via dicendo. Parallelamente, è necessario fissare anche la data (o le date, se si tratta di un evento su più giorni). Questa va scelta in base all’analisi del calendario degli eventi sportivi o di diversa natura eventualmente già fissati da altre realtà, per non ritrovarsi a dover affrontare dei concorrenti diretti che potrebbero attirare pubblico e partecipanti stessi. Nella scelta è necessario tenere in conto anche della disponibilità dello staff e dei collaboratori dell’ASD.
Calcolo del budget per l’evento
Questo passaggio è essenziale prima di poter affrontare gli altri step per l’organizzazione dell’evento di un evento sportivo: qual è il budget a disposizione? Un evento, piccolo o grande che sia, porta inevitabilmente delle spese. Queste possono essere ridottissime: pensiamo per esempio all’Associazione Sportiva Dilettantistica che può contare su uno spazio proprio, che può gestire tutto con i propri volontari e che organizza un evento che non prevede la distribuzione di premi, di gadget e di pasti. In altri casi, invece, le spese possono essere molto alte, considerando i costi di affitto dell’area e dell’attrezzatura, quelli per l’acquisto di cibo e bevande, e così via.
Coinvolgimento di tesserati, collaboratori e volontari dell’ASD
Quando ad organizzare l’evento sportivo è un’Associazione Sportiva Dilettantistica, lo staff può essere composto da tesserati, collaboratori e volontari: tutte queste persone dovrebbero essere coinvolte fin dall’inizio, assegnando a ognuno dei compiti molto specifici, così da delegare in modo efficace e avere la certezza che ogni task abbia un responsabile. Qualcuno potrebbe occuparsi della promozione, qualcun altro della gestione degli atleti, e via dicendo. Parlando invece dei tesserati, l’organizzazione dell’evento sportivo può essere vista come un’occasione preziosa per rinforzare il senso di comunità, fattore particolarmente evidente nel caso dell’ASD che organizza dei tornei interni o delle amichevoli tra soci.
Individuazione delle attrezzature necessarie
Per un evento sportivo possono essere necessarie le più differenti attrezzature, da quelle propriamente sportive fino, per esempio, agli accessori da distribuire ai partecipanti (casacche, pettorine, pacchi gara e via dicendo). Ma non è tutto qui: si pensi al necessario per la distribuzione di cibi e di bevande, nonché eventualmente ai dispositivi per la sicurezza, dalle cassette del pronto soccorso in poi.
Richiesta dei permessi necessari
In base al tipo di evento e alle effettive regole imposte dall’ente locale, per organizzare un evento sportivo è bene consultare le normative presenti, e di conseguenza richiedere tutte le autorizzazioni e i permessi del caso. Non si tratta di un passaggio da trascurare o da prendere alla leggera: in taluni casi una mancanza in questo campo può dare luogo a delle sanzioni, in altri casi portare persino alla cancellazione dell’evento stesso, causando grandi problemi. Un confronto diretto con i responsabili del Comune di riferimento risulta quindi essenziale per la buona riuscita dell’evento sportivo.
Coinvolgimento degli sponsor
La sponsorizzazione sportiva è una risorsa da non sottovalutare quando si organizza un evento sportivo. Qui un’ASD può distinguere tra sponsor che possono aiutare in modo attivo, per esempio dando un supporto diretto durante l’organizzazione, fornendo accessori, spazi, mezzi, bevande o prodotti alimentari; oppure sponsor che aiutano in modo passivo – ma altrettanto prezioso – attraverso delle donazioni. Il tutto ovviamente a fronte di una garanzia di visibilità, in occasione dell’evento stesso come attraverso tutto il corpus di materiale informativo e pubblicitario. E qui si arriva per l’appunto all’ultimo passaggio dell’organizzazione di un evento sportivo, relativo alle attività necessarie per promuovere l’evento.
Promozione dell’evento
Ci sono tanti modi diversi per promuovere un evento sportivo in modo efficace. Si può farlo in autonomia, sfruttando tempo e competenze dei collaboratori, o è possibile eventualmente affidarsi a dei consulenti o a delle agenzie apposite. Per la promozione è possibile sfruttare i più diversi canali, offline e online, dando visibilità all’evento – e all’ASD – sul sito web, sui social network, nelle newsletter, sui magazine online specializzati, come anche sulla stampa locale e mediante la stampa di locandine e manifesti. Tuttavia, è bene ricordare che un’ASD può fare pubblicità ai propri eventi solo se non ha l’obiettivo di “vendere” qualcosa, ma se invita invece ad associarsi e tesserarsi.
Quelli descritti in questa guida sono i passaggi fondamentali per organizzare in modo efficace un evento sportivo con un’ASD. Come abbiamo visto, il processo richiede una buona fase di pianificazione e la coordinazione di collaboratori, volontari e tesserati. Anche in questo caso, un software gestionale per ASD e SSD come Sportivi in Cloud di TeamSystem è una grande risorsa, perché permette una gestione più semplice, precisa e veloce di ogni progetto, come anche di collaboratori, volontari e tesserati. Il gestionale consente anche di raccogliere fondi online e anche in mobilità, ad esempio in occasione di eventi sportivi, consentendo di accettare metodi di pagamento digitale e donazioni anche ricorrenti con addebito automatico.
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