Distillerie e Birrifici: cosa pretendere da un software ERP

Il processo di digitalizzazione di tutte le attività è arrivato da un po’ anche nella vita aziendale di distillerie e birrifici. Indubbiamente questo è un vantaggio in termini di gestione: tutti gli adempimenti fiscali, le accise, l’E-AD, carico e scarico materiali e tanto altro ancora. Centralizzare in un unico ‘posto’ tutti i dati di produzione nonché costi e fatturato permette di avere una visione completa di come sta andando il nostro business.Spesso ci si dimentica, infatti, che gestire un’attività complessa come quella di un Birrificio (o di una distilleria) comporta una serie di responsabilità non solo verso i clienti finali – che, parliamoci chiaro, pretendono una certa qualità – ma anche e soprattutto verso gli organi statali.

Automatizzare alcune funzionalità e digitalizzare gli adempimenti è, oltre che obbligatorio, un principio base della corretta gestione aziendale.

Ma quali sono gli adempimenti da gestire in una Distilleria o Birrificio?

Per tutta la catena “approvvigionamenti -> produzione -> distribuzione” ci sono diverse pratiche da sbrigare:

• Tenere i registri di carico/scarico (UTF) e Contrassegni (cartacei e telematici)
• Calcolare l’accisa da versare
• Gestire documenti specifici quali:
  E-AD
  DAS
  XAB
• Gestire la “Nota di Ricevimento” per gli E-AD emessi e ricevuti

Quello che si deve pretendere da un software Erp moderno è la possibilità di firmare digitalmente e in modo automatico il documento amministrativo elettronico (E-AD) e inviarlo direttamente alla Dogana integrando la movimentazione dei registri con l’emissione dei documenti e le movimentazioni di magazzino.

La velocità di esecuzione di una procedura è ormai elemento imprescindibile: l’imprenditore deve iniziare finalmente a fare l’imprenditore e non il burocrate.

Il problema della tracciabilità dei prodotti

Nell’idea di tutela del consumatore nonché nell’ottica di correttezza nei confronti del mercato, è necessario poter avere la tracciabilità dei prodotti.
In generale non è solo tutela per l’utilizzatore finale ma anche per il produttore che ha un Birrificio o una Distilleria. Questo perché la qualità o il difetto di un prodotto non dipende solo da quello che viene fatto sulla linea di produzione; dipende, soprattutto, dalle materie prime e dai sistemi di trasporto utilizzati.

Senza entrare in approfondimenti sui sistemi di SCM (supply chain management), è però evidente quanto il monitoraggio di tutte le fasi della vita del prodotto debbano essere tenute sotto controllo.

Anche qui la tecnologia ci viene in aiuto: gestire i lotti di materie prime ma anche dei materiali di confezionamento rende possibile ricostruire in modo puntuale il ciclo di lavorazione di un lotto di prodotto finito.

Ci sono alcolici e alcolici… ognuno ha i suoi processi

Ebbene si: produrre birra o grappa o vino (o altro) comporta processi e procedure completamente diverse fra di loro. Quindi adeguarsi, dal punto di vista informatico, significa trovare il software giusto, che tenga conto delle peculiarità. Fermo restando che dal punto di vista degli adempimenti normativi le azioni e gli automatismi sono gli stessi.

Quello che si discosta di più è il quadro generale della produzione: lo stoccaggio della materia prima o la conservazione/maturazione del prodotto, variano a seconda di quello che si sta producendo, un po’ come variano le attrezzature (silos, botti, miscelatori, materiali etc etc).

Riassumendo, il software ERP ideale non solo deve gestire i registri telematici, il calcolo delle accise ed il flusso degli E-AD ma deve supportare tutte le fasi della lavorazione, dell’approvvigionamento, del magazzino (carico/scarico) e della consegna al trasportatore.
Deve inoltre garantire la condivisione delle informazioni tra i vari reparti e agevolare la comunicazione interna ed esterna.
Abbiamo quindi il problema della gestione aziendale, degli adempimenti fiscali e la necessità di un software intuitivo e alla portata di ogni operatore aziendale.

Ma perchè preoccuparsi quando esiste TeamSystem Wine?

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