Come migliorare la produttività aziendale con il Workforce Management

L’adagio “la persona giusta al posto giusto” racchiude l’essenza del Workforce Management (WFM), una strategia fondamentale per sfruttare al meglio il capitale umano in azienda.

In un contesto in continua evoluzione, dove le tecnologie si evolvono rapidamente e le esigenze del mercato cambiano continuamente, il Workforce Management permette alle aziende di:

• accompagnare i naturali processi evolutivi al proprio interno;
• migliorare la gestione presenza;
• abbinare le giuste persone alle nuove tecnologie per farle funzionare al meglio.

Cos’è il Workforce Management?

Il Workforce Management si configura come una soluzione web per la gestione e la pianificazione di tutte le attività lavorative. Il suo obiettivo è assegnare i compiti (task) alle persone più adatte in base a competenze, prossimità e professionalità.

Pensa ad un puzzle: ogni pezzo ha una forma specifica e si incastra perfettamente solo con gli altri pezzi giusti. Workforce Management è come trovare il posto giusto per ogni pezzo (dipendente) nel puzzle aziendale, tenendo conto delle loro competenze, abilità ed esperienze.

Ecco alcuni elementi chiave del Workforce Management:

• Pianificazione e gestione delle attività lavorative: si tratta di definire quali attività devono essere svolte, da chi e quando.
• Assegnazione dei compiti: assegnare i task giusti alle persone più adatte in base alle loro competenze e disponibilità.
• Gestione dei turni di lavoro: creare turni di lavoro che soddisfino le esigenze aziendali e allo stesso tempo garantiscano un buon equilibrio vita-lavoro per i dipendenti.
• Monitoraggio delle performance: tenere traccia di come vengono svolte le attività e identificare eventuali aree di miglioramento.

Sono tutti aspetti di primaria importanza per il miglioramento della produttività aziendale, e che dunque andremo ad approfondire nei prossimi paragrafi.

Pianificare il Workforce Management: le metriche chiave

L’obiettivo del Workforce Management è semplice: affidare il compito giusto alla persona giusta.

Nella pratica, questa valutazione è più complessa di quanto sembri, perché tiene conto di diverse variabili. Per questo motivo, esistono software specifici che facilitano l’analisi delle principali metriche valutative, tra cui:

Produttività:

• Produttività generale: come si calcola la produttività in azienda? Per un’area commerciale, potrebbe essere il numero di vendite realizzate; per un call center, il numero di chiamate con esito positivo; per un reparto produttivo, il numero di prodotti finiti realizzati.
• Produttività individuale: è importante valutare la produttività di ogni singolo dipendente per identificare eventuali aree di miglioramento.

Soddisfazione sul posto di lavoro:

• Qual è il grado di soddisfazione aziendale?
• Quante persone fanno ore di straordinario?
• Quante sono le dimissioni spontanee?
• Quali sono i motivi che spingono i dipendenti a lasciare l’azienda?

Formazione:

• Formazione autonoma: valutare il titolo di studio e i corsi/master completati dai dipendenti.
• Formazione interna: monitorare i corsi di formazione erogati dall’azienda e il loro impatto sulle competenze dei dipendenti.

Aree di implementazione del Workforce Management

La pianificazione delle attività e dei turni di lavoro si sta rivelando sempre più determinante nelle aziende. Ed è proprio da questo punto di vista che il Workforce Management si rivela fondamentale per le aziende.

In particolare, ciò avviene tramite:

• Migliore comunicazione: il Workforce Management facilita la comunicazione verticale e orizzontale in azienda, garantendo che le informazioni fluiscano rapidamente dai vertici ai dipendenti e tra i dipendenti stessi.
• Organizzazione dei turni di lavoro: il Workforce Management permette di ottimizzare i turni di lavoro in base alla previsione del fabbisogno, evitando surplus o carenze di personale.

Le informazioni devono essere velocemente recapitate dai vertici fino ai dipendenti, tramite apposite figure, e tra i dipendenti stessi ci devono essere degli intermediari abilitati a trasferire in modo orizzontale queste comunicazioni.

In seconda battuta, il WFM permette di organizzare al meglio i turni di lavoro, basandosi sulla previsione del fabbisogno. In questo modo diventa meno probabile ritrovarsi con un surplus di competenze e forza lavoro o, al contrario, con un ammanco di personale.

Vantaggi del Workforce Management

Oltre alle due aree sopra citate dove le aziende stanno maggiormente investendo a livello di Workforce Management, è innegabile che questa strategia possa portare enormi vantaggi a tutto il workflow aziendale. Ecco i principali:

• Migliore allocazione del capitale umano, a seconda delle competenze acquisite o della disponibilità
• Aumento della produttività aziendale (dal 10% al 25%)
• Pianificazione del lavoro a lungo termine e gestione degli imprevisti

Per questi motivi, il Workforce Management rappresenta la migliore strategia per sfruttare il capitale umano in azienda. Questa modalità operativa consente alle aziende di accompagnare i naturali processi evolutivi al proprio interno, abbinando a nuove tecnologie le giuste persone per farle funzionare.

TeamSystem HR: la soluzione completa per la gestione del personale

I software di Workforce Management aiutano ad automatizzare diversi processi, come la creazione dei turni e l’assegnazione dei compiti, rendendo l’intero processo più efficiente e preciso.

TeamSystem HR è una soluzione All-in-One che permette alle direzioni HR di gestire il personale in modo efficace e performante.

Grazie all’integrazione con TeamSystem Enterprise e TeamSystem Manufacturing (ex TeamSystem Industry 4.0), TeamSystem HR offre una panoramica completa delle risorse umane e facilita la pianificazione del Workforce Management.

In sintesi, il Workforce Management rappresenta una strategia vincente per aumentare la produttività aziendale. TeamSystem HR è la soluzione ideale per le aziende che desiderano ottimizzare la gestione del personale e raggiungere nuovi livelli di efficienza.