Valutazione delle performance dei dipendenti: come misurarle in base ai dati

Le performance dei dipendenti sono la linea di confine che separa successo e fallimento di un’azienda. Analizzare, misurare e testare il rendimento di chi lavora quotidianamente in un’organizzazione sono i compiti che le risorse umane devono svolgere con la massima cura. Per farlo, è necessario servirsi delle soluzioni migliori per valutare adeguatamente tutte le metriche da studiare. 

In un’epoca sempre più digitale, in cui i dati guidano e orientano le decisioni aziendali, la valutazione delle performance dei dipendenti si propone come un processo strategico. In un contesto simile, gli indicatori chiave di performance (KPI) rivestono pertanto un ruolo fondamentale, restituendo metriche precise e in grado di misurare efficacia e contributo complessivo di ogni dipendente all’interno di una realtà aziendale. Un sistema di valutazione ben strutturato permette di riconoscere i successi individuali e quelli di squadra, ma anche di identificare i punti di forza e le aree di debolezza, sulle quali intervenire tempestivamente.  

In questo modo è, inoltre, possibile allineare gli obiettivi dei dipendenti con quelli aziendali. Vediamo qual è il rapporto KPI-dipendenti e come valutare le performance di chi lavora in un’azienda in base ai dati.  

Cosa sono gli indicatori di performance dei dipendenti? 

Gli indicatori di performance dei dipendenti, noti anche come KPI (dall’inglese Key Performance Indicator), sono valori attraverso i quali è possibile misurare le prestazioni dei dipendenti in un’azienda. Grazie ai risultati ottenuti è possibile avere un quadro preciso dello “stato di salute” dell’azienda e capire in che modo migliorare i processi per raggiungere gli obiettivi.  

Nell’ambito della valutazione delle performance, i KPI permettono di trasformare gli obiettivi qualitativi in dati numerici reali, di valutare con costanza l’andamento delle performance rispetto agli obiettivi stabiliti, di evidenziare punti di forza e criticità di ogni dipendente, di allineare i target individuali a quelli di squadra e di maturare decisioni – suffragate dai dati – in merito alla traiettoria professionale di ogni lavoratore, compresi gli aumenti di stipendio e le promozioni.  

KPI nella valutazione dei dipendenti: perché sono importanti? 

Nel panorama delle risorse umane, i KPI aiutano a quantificare le performance dei dipendenti, la loro produttività, l’impegno e un insieme di altri fattori critici. Gli indicatori chiave di performance restituiscono analisi basate su dati che permettono di assumere decisioni tattiche e strategiche, consentendo di condurre una gestione fondata su elementi e dati concreti. I KPI, quindi, non sono solo un mero numero, ma costituiscono il collegamento diretto tra il lavoro svolto dai dipendenti e gli obiettivi aziendali. Un approccio di questo genere assicura una valutazione equa e oggettiva, riducendo i bias. 

Valutazione dei dipendenti: quali aspetti considerare? 

La valutazione delle prestazioni dei dipendenti va effettuata periodicamente, a seconda dei dati che si intende monitorare. Ma quali sono gli aspetti da misurare? Ecco un elenco non esaustivo. 

• Qualità: la verifica della bontà dell’operato del dipendente rispetto ai requisiti definiti in azienda. 

• Produttività: la capacità di raggiungere gli obiettivi nel tempo assegnato. 

• Efficienza: il lavoro che un dipendente consegna, le risorse che ha utilizzato e la capacità di soddisfare l’azienda e il cliente finale. 

• Impegno: quanto è coinvolto il dipendente? In che misura è a bordo dei progetti che gli vengono assegnati? 

• Atteggiamento: proattività e capacità di reagire ai momenti di difficoltà, allo stress e ai volumi elevati di lavoro. 

• Collaborazione: come comunica e che rapporti ha il dipendente con il resto del team? Sa lavorare in squadra e come si comporta con i colleghi? 

Valutazione performance dei dipendenti: i requisiti dei KPI 

Quali sono le caratteristiche degli indicatori chiave di performance utili a migliorare il business di un’azienda? Un KPI dovrebbe essere: 

• Accessibile: tutte le parti interessate devono poterlo comprendere e chi ne ha bisogno deve poter ottenere e interpretare con facilità i dati forniti. 

• Misurabile: ogni KPI deve poter essere misurato in termini numerici. 

• Specifico: in ogni circostanza deve essere chiaro cosa si sta misurando, per quale motivo e in che modo verranno utilizzate le informazioni raccolte. 

• Rilevante: ogni KPI deve essere strettamente connesso agli obiettivi di business. Se non è rilevante, non è in linea con vision e mission aziendali. 

• Deadline: un KPI deve prevedere un tempo definito, ovvero aver chiaro quando è previsto il raggiungimento di un obiettivo.  

Valutazione performance dei dipendenti: i KPI più importanti 

Ecco un elenco degli indicatori di valutazione delle prestazioni del personale che un HR manager dovrebbe monitorare. 

• Salvaguardia dei talenti: qual è la talent retention? Questo KPI misura la capacità di un’azienda di trattenere i migliori talenti e corrisponde al tasso di turnover, ovvero al numero di dipendenti che hanno lasciato l’azienda in un determinato periodo. Conservare i talenti significa monitorare gli anni di permanenza di un lavoratore in azienda, confrontando il numero di dipendenti entrati in azienda con quelli rimasti. 

• Durata nella posizione lavorativa: monitorare il tempo medio trascorso da un dipendente in una posizione restituisce una panoramica della velocità di avanzamento di carriera. Capire quanto tempo impiega un dipendente per essere promosso o per cambiare posizione inquadra anche la bontà del programma di sviluppo del personale adottato. 

• Tasso di assenteismo: questo KPI mostra le assenze dei dipendenti per più motivi (congedi, ritardi, ferie, permessi) e anche le assenze giustificate o ingiustificate. Monitorarlo permette di individuare le possibili cause e di apportare i correttivi necessari. 

• Tempo medio per le assunzioni: quanto tempo trascorre da quando un dipendente comunica la volontà di lasciare l’azienda al processo di selezione e all’inizio dei lavori di un nuovo dipendente? Analizzare questo KPI aiuta a comprendere le perdite di tempo e le eventuali ricadute negative in termini di fatturato. 

• Tempo medio per raggiungere gli obiettivi: questi KPI permette di capire quanto impiega un singolo dipendente, o l’intero team, a portare al traguardo l’obiettivo assegnato, permettendo di individuare anche aree critiche e che richiedono interventi migliorativi. 

• Formazione del personale: questi indicatori misurano il livello di formazione dei dipendenti (ad esempio monitorando il numero di dipendenti che partecipano alle sessioni di formazione e la frequenza) e aiutano a sviluppare nuovi piani di formazione, utili a motivare il personale.  

• Infortuni sul lavoro: il numero di incidenti sul lavoro è un KPI fondamentale per garantire la sicurezza delle persone nello svolgimento della propria mansione.   

Gli strumenti migliori per valutare le performance dei dipendenti in base ai dati 

Il monitoraggio dei KPI evidenziati in precedenza permette di disporre di un quadro completo e dettagliato delle prestazioni del team di cui ci si occupa. In questo modo, chi opera nelle risorse umane può assumere decisioni informate per migliorare e ottimizzare i processi. 

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