Turni di lavoro: cosa sapere, normativa e schema

Nel mondo del lavoro moderno, la gestione dei turni di lavoro è diventata una componente cruciale per il successo di molte aziende, specialmente in settori che richiedono un’operatività continuativa o un servizio clienti esteso. Una gestione efficiente dei turni di lavoro non solo assicura la copertura necessaria per le attività aziendali, ma contribuisce anche al benessere dei dipendenti, ottimizzando i costi e migliorando la produttività complessiva.

In Italia, la normativa sui turni di lavoro è delineata principalmente dal Decreto Legislativo 8 aprile 2003, n. 66, che recepisce la Direttiva Europea 93/104/CE e 2000/34/CE. Questa normativa stabilisce i limiti massimi di orario di lavoro, i periodi di riposo minimi e le regole per il lavoro notturno e straordinario.

Gli schemi di turni di lavoro più comuni includono turni fissi, turni rotativi (a ciclo continuo o discontinuo) e turni flessibili. La scelta del modello di turnazione dipende dalle esigenze specifiche dell’azienda, dal tipo di attività svolta e dalle caratteristiche del personale.

Normative sui turni di lavoro

Il lavoro a turni (d. lgs. 66/2003) consiste in: “Lavoro a turni: qualsiasi metodo di organizzazione del lavoro anche a squadre in base al quale dei lavoratori siano successivamente occupati negli stessi posti di lavoro, secondo un determinato ritmo, compreso il ritmo rotativo, che può essere di tipo continuo o discontinuo, e il quale comporti la necessità per i lavoratori di compiere un lavoro a ore differenti su un periodo determinato di giorni o di settimane”.

La legge stabilisce che l’orario di lavoro normale non può superare le 40 ore settimanali, con possibilità di estensione tramite contrattazione collettiva. Ogni lavoratore ha diritto ad almeno 11 ore di riposo consecutivo ogni 24 ore e a un riposo settimanale di almeno 24 ore consecutive, preferibilmente coincidente con la domenica.

A voler semplificare la gestione dei turni di lavoro del nostro Paese, possiamo dire che:

• Turni diurni: il lavoro diurno è generalmente suddiviso in due o tre turni, ciascuno di una durata compresa tra le 6 e le 8 ore. La legge prevede che i lavoratori debbano avere un riposo minimo di 11 ore consecutive tra un turno e l’altro.
• Turni notturni: il lavoro notturno, definito come quello svolto tra le ore 22:00 e le ore 6:00, è soggetto a normative più restrittive. I lavoratori notturni devono avere una pausa di almeno 45 minuti ogni 6 ore e non possono lavorare più di 8 ore in un periodo di 24 ore. Inoltre, devono essere sottoposti a controlli medici periodici per monitorare la loro salute. Alcune categorie di lavoratori, come i minori e le donne, nel periodo tra l’accertamento dello stato di gravidanza e il compimento di un anno di età del bambino, non possono esserne adibiti.
• Turni straordinari: il lavoro straordinario deve essere compensato con un aumento della retribuzione o con un periodo di riposo compensativo. Non può superare le 250 ore annue e deve essere approvato dai rappresentanti sindacali.

Dal punto di vista normativo, il lavoro a turni viene regolamentato dai Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro, o CCNL, specifici per ogni settore produttivo ed economico, oltre che dal già citato Decreto Legislativo 8 aprile 2003, n. 66.

Come organizzare i turni di lavoro

Organizzare i turni di lavoro può essere una sfida, soprattutto in contesti aziendali complessi. Esistono diversi schemi di turnazione che possono essere adottati in base alle esigenze specifiche dell’azienda, ognuno con vantaggi e svantaggi specifici.

Più in particolare, tra gli schemi più utilizzati ricordiamo:

• Turni fissi: i lavoratori mantengono lo stesso orario di lavoro ogni giorno.
• Turni rotativi: i lavoratori si alternano nelle stesse mansioni lavorative secondo un ritmo di rotazione. La rotazione può essere continua, per impianti in funzione 24 ore su 24, 7 giorni su 7, oppure discontinua, per impianti con attività interrotta.
• Turno unico: i lavoratori svolgono la propria attività per 6 giorni lavorativi con orari definiti e non superiori all’orario massimo previsto: si alternano quindi più lavoratori con 1 giorno di riposo.
• Turni alternati: vengono previsti turni strutturati su due turni differenti ogni settimana o tre turni ogni tre settimane. I lavoratori hanno un giorno di riposo settimanale che solitamente coincide con la domenica ed uno a scorrimento, stabilito in base al ciclo dei turni. In questa modalità, il lavoratore svolge anche lavoro notturno nel ciclo di turnazione.
• Turni a ciclo continuo: in questa circostanza, l’attività lavorativa viene svolta tutti i giorni, inclusi domenica e festività, 24 ore su 24. Per garantire le esigenze produttive e di erogazione dei servizi, è necessario avere un numero di lavoratori assegnati in base al rapporto tra il numero di ore della settimana e l’orario massimo settimanale previsto dal contratto.

Come già sottolineato, una gestione efficiente dei turni di lavoro non solo aumenta la produttività, ma assicura anche il benessere dei dipendenti, migliorando il clima aziendale e riducendo il rischio di burnout.

Il primo passo fondamentale consiste nell’analizzare attentamente le esigenze specifiche dell’azienda. È necessario considerare diversi fattori, tra cui:

• Tipologia di attività: quali sono le attività che richiedono una copertura continua o a turni?
• Domanda: come varia la domanda di prodotti o servizi durante la giornata, la settimana o l’anno?
• Legislazione: quali sono le leggi e i regolamenti che disciplinano l’organizzazione del lavoro a turni nel settore specifico?
• Risorse umane: quanti dipendenti sono disponibili e quali sono le loro competenze e preferenze?

Una volta comprese le esigenze aziendali, si può procedere alla pianificazione dei turni lavorativi. È consigliabile adottare un approccio strutturato, che tenga conto di diversi aspetti:

• Equilibrio: distribuire i turni in modo equo tra i dipendenti, evitando di sovraccaricare sempre le stesse persone.
• Rotazione: prevedere una rotazione dei turni per garantire varietà e ridurre il rischio di stress e burnout.
• Flessibilità: cercare di soddisfare le richieste di flessibilità dei dipendenti, come ad esempio la possibilità di scambiare turni o di usufruire di permessi.
• Comunicazione: comunicare i turni con anticipo e in modo chiaro, utilizzando strumenti efficaci come software di gestione dei turni o app per smartphone.

Un aspetto spesso trascurato, ma fondamentale, è il coinvolgimento dei dipendenti nel processo di organizzazione dei turni. Ascoltare le loro opinioni e suggerimenti può portare a soluzioni più efficaci e condivise. Ad esempio, è possibile organizzare riunioni periodiche o sondaggi per raccogliere feedback e proposte.

Strumenti digitali per la gestione dei turni di lavoro

Per ottimizzare la gestione dei turni di lavoro, molte aziende ricorrono a strumenti digitali, come software di gestione dei turni. Questi strumenti permettono di automatizzare la pianificazione, riducendo gli errori e garantendo la conformità alle normative.

In quest’ottica, TeamSystem HR è la soluzione All-in-One in grado di supportare la Direzione HR nell’intera gestione delle risorse umane. In particolare, grazie al modulo dedicato alla pianificazione dei turni di lavoro, è possibile impostare, modificare e assegnare in modo dinamico profili orari al personale.

Queste le principali funzioni del software dinamico di TeamSystem:

• Moduli di pianificazione con funzioni specifiche per settore: Retail, Ospedali, Cliniche/case di cura.
• Gestione parametrica dei vincoli per il controllo della pianificazione al momento del consolidamento.
• Garanzia di congruenza con i parametri amministrativi del dipendente (teorico settimanale, giorni lavorativi settimanali, etc.).
• Visualizzazione grafica delle coperture e disponibilità a supporto (es. previsioni del tempo).
• Calcolo automatico dei fabbisogni sulla base di dati storici (es. scontrini, fatturato, produzione).
• Possibilità di generare automaticamente il profilo orario partendo dalla fascia di copertura.

Consigli pratici per una gestione efficace dei turni di lavoro

Una gestione efficace dei turni di lavoro richiede attenzione e pianificazione. Ecco alcuni consigli pratici per migliorare l’organizzazione dei turni:

1. Comunica in modo chiaro e tempestivo: informa i dipendenti sugli orari di lavoro con largo anticipo, in modo che possano organizzare la loro vita privata.
2. Monitora la salute dei lavoratori: offri supporto e controlli medici periodici, soprattutto per i lavoratori notturni, per assicurarti che mantengano un buon livello di salute.
3. Incoraggia il feedback: ascolta i feedback dei dipendenti riguardo ai turni di lavoro e apporta le modifiche necessarie per migliorare il loro benessere.
4. Flessibilità: quando possibile, offri flessibilità negli orari di lavoro per venire incontro alle esigenze personali dei dipendenti.
5. Utilizza strumenti digitali: sfrutta la tecnologia per automatizzare e semplificare la gestione dei turni, riducendo errori e migliorando l’efficienza.
6. Formazione continua: forma i tuoi dipendenti sulla gestione del tempo e delle energie, per aiutarli a mantenere un buon equilibrio tra vita lavorativa e privata.

La gestione dei turni di lavoro è una sfida complessa, ma cruciale per il successo di molte aziende. Una gestione efficiente, che tenga conto delle esigenze aziendali e dei diritti dei lavoratori, contribuisce a migliorare la produttività, il clima aziendale e la soddisfazione dei dipendenti.