Timbratura cartellino presenze: come e perché automatizzarla

Il badge aziendale è il sistema utilizzato dalle organizzazioni per registrare le presenze e le ore lavorate dal personale. Ogni dipendente ne possiede uno ed è chiamato a timbrare ogniqualvolta si reca a lavoro. Ne consegue che la timbratura del cartellino rappresenta un processo cruciale per la gestione delle risorse umane.  

Passare da un sistema tradizionale, cartaceo o manuale, a un sistema di registrazione automatica delle presenze, offre numerosi vantaggi sia per l’azienda che per i dipendenti. In questo articolo vedremo come automatizzare la timbratura del cartellino presenze assicuri dei benefici, ottimizzando la gestione del tempo e migliorando la trasparenza nei confronti dei dipendenti. 

Cosa si intende per timbratura del cartellino presenze 

Molto spesso, e non solo in ambito aziendale, si sente parlare di “timbrare il cartellino”. Ma cosa si intende con questa definizione? Il cartellino è inteso tipicamente come un foglio di carta che contiene il nome di un dipendente e il mese di riferimento, con appositi spazi vuoti nei quali vengono impressi (tramite timbratura) l’orario di entrata e uscita dal lavoro. La timbratura del cartellino funziona quindi così: nel momento in cui arriva in azienda, il dipendente inserisce il suo cartellino in un orologio marcatempo che imprime l’orario di entrata. Al termine della giornata lavorativa, invece, il dipendente deve timbrare nuovamente il cartellino per segnare la sua uscita. 

Il conteggio delle ore lavorate è poi responsabilità dei team delle risorse umane, chiamati a mettere insieme tutti i dati raccolti e a restituire un conteggio esatto che porta alla corresponsione dello stipendio mensile.  

Perché automatizzare la timbratura del cartellino presenze? 

Va da sé che il processo appena descritto, se effettuato manualmente, è soggetto a una componente sgradita: l’errore umano. Automatizzare questa modalità, invece, migliora la precisione e l’efficienza, segnando un passo in avanti significativo verso una gestione più moderna e trasparente del personale aziendale. 

Trattandosi di un processo che riguarda quotidianamente ogni dipendente, e che ha un impatto diretto notevole sulla gestione del tempo e sulla retribuzione, individuare una soluzione digitale assicura un indubbio vantaggio. 

Timbratura cartellino presenze: i vantaggi dell’automatizzazione 

Automatizzare la gestione della timbratura del cartellino presenze garantisce una serie di benefici non indifferenti. Ecco un elenco non esaustivo dei vantaggi.  

• Riduzione degli errori manuali: tradizionalmente la registrazione delle presenze è avvenuta con metodi obsoleti che hanno sempre richiesto l’intervento umano per una verifica puntuale e definitiva. Affrancarsi da questo approccio significa eliminare rischi ricorrenti come gli errori di trascrizione e, nelle circostanze più gravi, frodi. Un sistema automatizzato abbatte quindi il rischio di calcoli errati, dimenticanze o dati mancanti. 

• Riduzione del carico di lavoro: grazie ai sistemi automatici si riduce anche il carico di lavoro amministrativo. Chi opera in questo settore può così dedicare più tempo ad attività a maggiore valore aggiunto. 

• Aumento dell’efficienza: una timbratura elettronica velocizza e semplifica le procedure. La gestione delle risorse umane risulta così più rapida e snella, grazie a un accesso in tempo reale alle informazioni rilevanti (entrate, uscite, assenze, straordinari, ferie, malattie) dei dipendenti. Avere uno sguardo d’insieme così dettagliato consente di individuare eventuali problemi e di intervenire tempestivamente per correggerli. 

• Controllo preciso delle ore lavorate: servendosi di un sistema di tracciamento in tempo reale, si è in grado di monitorare con accuratezza le ore lavorate da ciascun dipendente. In questo modo si semplifica anche la gestione degli stipendi.  

• Pianificazione: potendo disporre di report personalizzabili, puntuali e dettagliati, un’azienda può analizzare regolarmente ogni dato relativo alle presenze, ottimizzando così la pianificazione delle risorse a disposizione e migliorando, nel loro complesso, produttività e redditività. 

• Conformità normativa: l’automatizzazione assicura una maggiore conformità alle normative vigenti in materia di lavoro, semplificando la gestione di eventuali controlli. In questo caso, infatti, grazie a una reportistica avanzata, anche la produzione dei documenti richiesti dalle autorità competenti risulta più facile. 

• Trasparenza: automatizzare la timbratura del cartellino presenze contribuisce a creare un ambiente di lavoro più sereno e trasparente. 

Come automatizzare la timbratura del cartellino presenze 

La scelta del sistema di timbratura elettronica più adatta alla propria azienda dipende da una serie di fattori, come le dimensioni dell’impresa, il numero dei dipendenti o la tipologia dei contratti in vigore.  

TeamSystem HR è la soluzione completa per gestire il personale, grazie ai moduli dedicati alla timbratura elettronica. Grazie al gestionale in cloud di TeamSystem le aziende possono monitorare in tempo reale le presenze del personale e tutti gli aspetti amministrativi più complessi come la gestione delle paghe, la pianificazione dei turni, l’allocazione dei budget, le note spese, il controllo degli accessi e il timesheet.