Come leggere una busta paga e spiegarlo ai dipendenti

Il cedolino o busta paga è un documento fondamentale che il datore di lavoro è obbligato per legge a fornire mensilmente ai propri dipendenti al momento del pagamento della retribuzione. Contiene nel dettaglio tutti i dati relativi al rapporto di lavoro, come l’inquadramento contrattuale, la retribuzione, le trattenute, le prestazioni ricevute da enti e istituti previdenziali, l’imposizione fiscale e previdenziale e le eventuali detrazioni e rappresenta l’avvenuto pagamento della retribuzione. Ma come si legge una busta paga? E come spiegarlo in maniera chiara ed esaustiva ai propri dipendenti?

Come si legge una busta paga: sezioni principali

La busta paga è composta da diverse sezioni, ciascuna con informazioni specifiche.

• Intestazione (o parte alta): contiene i dati anagrafici del lavoratore e del datore di lavoro, il periodo di riferimento, ammontare della retribuzione, posizione INAIL e INPS.
• Parte centrale: riporta tutti gli elementi che compongono la retribuzione lorda del dipendente.
• Parte bassa: detrazioni e trattenute, eventuale fine rapporto e retribuzione netta.

Come leggere l’intestazione della busta paga

La parte introduttiva della busta paga contiene tutti i dati identificativi del lavoratore e le principali informazioni aziendali:

• dati del lavoratore – nome, cognome, codice fiscale, posizione INAIL, posizione INPS, matricola aziendale (un codice univoco assegnato dall’azienda per identificare il dipendente all’interno del sistema aziendale);
• dati del datore di lavoro – ragione sociale, codice identificativo dell’azienda, posizione INAIL e INPS (per l’assicurazione contro gli infortuni sul lavoro e per la previdenza sociale);
• periodo di riferimento della retribuzione (mese e anno della retribuzione);
• data di assunzione e eventuale cessazione del contratto;
• indicazione del Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro (CCNL) di riferimento;
• qualifica del dipendente e mansioni;
• livello di inquadramento;
• sede di lavoro;
• giorni/ore retribuiti;
• paga base – rappresenta la retribuzione minima stabilita dal CCNL per una specifica categoria di lavoratori, ovvero il salario base che un dipendente deve ricevere per il suo ruolo indipendentemente dalle indennità previste;
• scatti di anzianità.

Queste informazioni servono al lavoratore per comprendere i propri diritti e doveri all’interno dell’azienda.

Come leggere la parte centrale della busta paga

La parte centrale o “corpo” della busta paga rappresenta la sezione retributiva ed è caratterizzata dalle principali voci che compongono la retribuzione del dipendente: retribuzioni dirette (le ore di lavoro ordinario, le ore di lavoro straordinario, premi e bonus), retribuzione indiretta (festività, ferie godute, permessi goduti, eventi tutelati dall’INPS e dall’INAIL) e retribuzione differita (tredicesima e quattordicesima mensilità, TFR). Questa sezione della busta paga contiene i seguenti elementi:

• numero ore ordinarie, ovvero il numero di ore effettivamente lavorate dal dipendente;
• numero di ore straordinarie, ossia il conto ore lavorate oltre il normale orario di lavoro;
• indennità, giorni di ferie, infortuni sul lavoro, indennità di malattia, permessi retribuiti, congedo di maternità o paternità;
• altre indennità, eventuale tredicesima o quattordicesima (se previste dal CCNL) e anticipo sul Trattamento di Fine Rapporto (TFR), una somma accantonata ogni mese e che il dipendente riceverà alla fine del rapporto di lavoro;
• premi, bonus, premi produzione. etc.

Come leggere la parte bassa della busta paga

In questa sezione si trovano, invece, dati previdenziali, fiscali e il TFR. Include tutte le voci che caratterizzano la retribuzione netta che percepisce effettivamente il lavoratore:

• dati fiscali, ovvero tutte le tasse e le imposte da pagare sul proprio reddito. Comprendono:
  • reddito imponibile: reddito su cui viene calcolata l’IRPEF, calcolata sottraendo al reddito lordo alcune deduzioni (contributi previdenziali obbligatori);
  • importo IRPEF (Imposta sul Reddito delle Persone Fisiche): la tassazione lorda calcolata sul reddito imponibile in base ai vari scaglioni di reddito. Più alto è il reddito, maggiore sarà la percentuale di imposta applicata;
  • detrazioni fiscali: riduzione dell’imposta determinata da alcuni tipi di spese sostenute o dalla presenza di familiari a carico;
  • addizionali regionali e comunali: oneri tributari che variano a seconda della Regione e del comune di residenza.
• dati previdenziali, ossia i contributi dovuti agli enti previdenziali dal datore di lavoro e dal dipendente;
• TFR, è la somma accantonata ogni mese, che il lavoratore riscuoterà al termine del rapporto di lavoro. In busta paga viene riportato sia l’importo accantonato per il mese corrente sia il totale accumulato fino a quel momento;
• retribuzione netta, cioè la somma di denaro effettivamente percepita dal lavoratore e accreditata sul suo conto corrente;
• ferie: si dividono in tre categorie:
  • ferie maturate: giorni di ferie accumulati fino a quel momento;
  • ferie godute: giorni di ferie già utilizzati dal dipendente;
  • ferie residue: giorni di ferie ancora disponibili per il dipendente.

Come spiegare la busta paga in modo efficace

Spiegare ai dipendenti come leggere correttamente la busta paga è fondamentale se si vuole instaurare un rapporto di fiducia e una comunicazione chiara con i propri dipendenti. Ecco alcuni consigli per farlo al meglio:

• organizzare sessioni di formazione e incontri dedicati in cui un esperto, come un consulente del lavoro o un responsabile delle risorse umane, fornisca gli strumenti giusti per comprendere le voci della busta paga;
• fornire materiale di supporto come guide o infografiche con esempi pratici;
• creare un ambiente che incoraggia i dipendenti a fare domande; ogni dubbio risolto è un passo verso una maggiore comprensione.
• utilizzare software gestionali. Un software per la gestione delle buste paga può essere un valido supporto. Strumenti digitali intuitivi permettono di visualizzare ogni voce in modo chiaro e di effettuare calcoli automatici. La funzionalità “Software Elaborazione Paghe e Cedolini” del gestionale TeamSystem HR ad esempio, consente ai dipendenti di accedere alla propria busta paga in formato digitale, con spiegazioni dettagliate per ogni voce.

Non solo: l’app mobile permette ai profili autorizzati di visualizzare da ovunque e in qualsiasi momento dati e documenti direttamente dal proprio smartphone, in modo da semplificare la comunicazione tra azienda e dipendente.