Come garantire la sicurezza dei dati informatici, anche durante la condivisione
La condivisione di informazioni, in qualsiasi forma, è alla base della collaborazione tra colleghi e reparti all’interno di un’azienda.
Ogni giorno, anche all’interno delle imprese più piccole, vengono condivisi i più diversi documenti: note spese, ordini per acquisti, cedolini, turni, orari per corsi di formazione, preventivi e via dicendo. Non stupisce dunque che le aziende siano alla ricerca di strumenti che permettano di condividere queste informazioni in modo più veloce e più efficace.
Purtroppo, non sempre viene riconosciuta la sufficiente attenzione ad un terzo fattore, ovvero alla sicurezza della condivisione dei documenti. Eppure la sicurezza dei dati dovrebbe essere una priorità delle aziende, soprattutto se si pensa a tutte le minacce in cui l’azienda potrebbe incappare: dagli attacchi informatici, alle fughe di dati, dal social engineering, fino a frodi vere e proprie.
In che modo è possibile garantire la sicurezza dei dati informatici, anche nel delicato momento della condivisione? Scopriamolo insieme.
La sicurezza dei dati in azienda
Parlare della sicurezza dei dati in azienda significa inoltrarsi nel campo della cybersecurity. Più nello specifico, quando lo sguardo si concentra sulla sicurezza nel condividere documenti digitali, si fa riferimento alla document security, ovvero al necessario sistema per proteggere qualsiasi documento a livello di creazione, archiviazione, condivisione, consegna e backup.
In azienda non c’è nulla di più prezioso dei dati, sia quelli relativi al core business, per mantenere e alimentare la competitività dell’impresa, sia quelli relativi al personale, per proteggere la privacy dei collaboratori. E la loro tutela e protezione è una responsabilità che l’azienda non può ignorare.
Di certo non è facilissimo garantire un alto livello di sicurezza dei dati in azienda. Di fronte al crescere delle minacce informatiche negli ultimi anni, è necessario costruire una robusta strategia di document security che preveda di:
- controllare in modo ferreo l’accesso ai dati;
- ispettare scrupolosamente le normative sulla privacy e il GDPR;
- garantire un livello sufficiente di crittografia dei documenti digitali;
- prevedere dei sistemi di backup, così da ridurre l’impatto di un eventuale incidente informatico.
I rischi nella condivisione di dati informatici
Tra i momenti più delicati, per la sicurezza dei dati informatici in azienda, c’è senz’altro quello relativo alla condivisione, ovvero al processo attraverso il quale un dato documento viene reso disponibile e utilizzabile a un altro utente, interno o esterno all’infrastruttura informatica aziendale.
I rischi qui non sono infatti pochi. Si pensi per esempio alla maggiore esposizione dei documenti in condivisione, o alla possibilità di una divulgazione erronea di dati personali o aziendali.
Non è poi da sottovalutare il fatto, per esempio, che alcuni strumenti per il file sharing richiedono come prassi l’esclusione del firewall, così da aprire potenzialmente una breccia per degli hacker: una gestione corretta dell’infrastruttura IT aziendale, da questo punto di vista, è quindi essenziale.
E ancora, non va dimenticato che la condivisione di dati è legata anche al download di file: sapendo che un metodo diffondere dei malware è proprio quello di impiantarli in file destinati alla condivisione in azienda, proprio il download può dare il via a un grave incidente informatico.
I rischi per le aziende sono concreti: il furto o la sottrazione dei dati potrebbe portare a manovre di spionaggio industriale, con conseguenze gravi per l’azienda. Non solo, potrebbero essere sottratti i dati personali dei dipendenti o dei clienti stessi: potrebbero avere accesso a dati di primo, secondo o terzo livello e venderli per scopi commerciali, minando la loro privacy.
Verso una condivisione sicura dei file informatici
Per garantire un sufficiente livello di sicurezza dei dati informatici in azienda è prima di tutto necessario diffondere la consapevolezza dei rischi ai quali tutti i collaboratori sono esposti: un semplice errore o una leggerezza da parte di un utente aziendale può infatti mettere a repentaglio l’intera infrastruttura informatica.
La strategia di sicurezza dei dati si deve poi sviluppare riducendo sempre di più i margini di rischio; si pensa per esempio all’approccio dei “minori privilegi possibili”, con un’attenta selezione degli utenti che possono effettuare determinate operazioni; come anche alla scelta dei più sicuri mezzi per la diffusione dei file aziendali, dalla condivisione Peer-to-Peer ai servizi in cloud.
Protezione dei dati personali e privacy: tutto parte dal gestionale HR
Una fetta importante dei documenti condivisi all’interno di un’azienda ha a che fare direttamente con il reparto HR: questo reparto, oltre a gestire cedolini e note spese, detiene una quantità enorme di dati sensibili dei dipendenti, come ad esempio le informazioni sanitarie, bancarie e, non per ultimo, la situazione salariale.
Per la sicurezza dei dati aziendali e per tutelare al massimo la privacy dei dipendenti diventa quindi essenziale dotarsi di software gestionali sicuri, nel pieno rispetto del Regolamento Generale Sulla Protezione Dei Dati e continuamente aggiornati contro le più recenti minacce informatiche. TeamSystem HR, la soluzione All-in-One a supporto della direzione HR, risulta da questo punto di vista l’alleato ideale, per controllare e gestire in modo sicuro ogni processo relativo al personale.
