Come organizzare una Q&A di successo e incoraggiare i dipendenti a fare domande

Nel mondo aziendale contemporaneo una comunicazione aperta e trasparente con i propri dipendenti è fondamentale per garantire un ambiente di lavoro inclusivo e produttivo. In quest’ottica, le sessioni di Q&A (Domande e Risposte) rappresentano per l’HR un’opportunità preziosa per rafforzare la comunicazione interna e coinvolgere i dipendenti in un dialogo costruttivo con la leadership. Le Q&A si rivelano occasioni uniche per promuovere il dialogo, comprendere le preoccupazioni dei dipendenti e raccogliere i loro feedback sull’azienda. Tuttavia, incoraggiare i dipendenti a fare domande e fornire feedback durante queste sessioni può essere una sfida: molti lavoratori, infatti, possono sentirsi intimiditi e dimostrarsi quindi riluttanti a condividere apertamente le loro opinioni. 

Ecco di seguito alcune strategie pratiche per coinvolgere attivamente i dipendenti e trasformare in un successo le sessioni di Q&A nelle risorse umane. 

Crea un ambiente accogliente

L’obiettivo principale di una sessione di Q&A è quello di raccogliere il maggior numero possibile di feedback dai propri dipendenti e incoraggiarli a fare domande. Il primo passo per farlo è creare uno spazio in cui tutti i partecipanti si sentano a loro agio fin dall’inizio e liberi di porre domande o esprimere opinioni e dubbi senza paura di ritorsioni o giudizi. Stabilisci quindi delle regole di base, come il rispetto reciproco e la riservatezza, per permettere a tutti di sentirsi al sicuro nel condividere i propri pensieri. Rompi il ghiaccio con una serie di domande e risposte che serviranno semplicemente a conoscersi meglio. 

Stabilisci obiettivi chiari e trasparenti

Prima di iniziare la sessione comunica ai dipendenti che domande e feedback sono apprezzati e sii chiaro sugli obiettivi e le aspettative. Spiega perché è importante per l’azienda ascoltare le opinioni dei dipendenti e come i loro feedback possano contribuire a migliorare l’ambiente di lavoro. Questo aiuterà nel creare un senso di partecipazione collettiva. 

Seleziona gli argomenti

Scegli gli argomenti da trattare e scrivi un elenco di questioni, idee e suggerimenti che vorresti venissero posti. Assicurati poi che tutti i partecipanti alla sessione sappiano quali tematiche verranno affrontate.  

Coinvolgi i leader aziendali

La presenza di leader aziendali durante le sessioni di Q&A può inviare un forte segnale. La loro partecipazione, infatti, è in grado di:  

• far capire ai dipendenti che i feedback sono ben accetti e necessari;  

• dimostrare alle risorse che la leadership è pronta ad ascoltare e a rispondere a tutte le domande che vengono fatte durante le sessioni di Q&A. 

I lavoratori saranno così più propensi a partecipare attivamente.  

Affidati a moderatori esperti

Un moderatore esperto può fare la differenza nella gestione di una sessione di Q&A efficace. Scegli qualcuno con forti competenze di facilitazione e comunicazione, in grado di guidare la discussione in modo rispettoso e costruttivo. Il moderatore dovrebbe incoraggiare la partecipazione, riformulare le domande se necessario e garantire che tutti abbiano la possibilità di esprimersi. 

Offri la possibilità dell’anonimato

Alcuni dipendenti potrebbero essere riluttanti a porre domande o fornire feedback in pubblico, per semplice imbarazzo o per timore di possibili ripercussioni nonostante le rassicurazioni. Offrire la possibilità di porre domande in anonimo può in questi casi incoraggiare un dipendente a condividere più facilmente le proprie opinioni o suggerimenti. Puoi ad esempio utilizzare un modulo di feedback online anonimo o istituire un canale di segnalazione che preveda l’anonimato per chi lo desidera. 

Promuovi le sessioni di Q&A

Comunica ai dipendenti le sessioni di Q&A previste e incoraggiali a partecipare attraverso e-mail, annunci o altri canali di comunicazione interna. 

Facilita l’accesso al Q&A

Elimina tutto quello che potrebbe ostacolare la partecipazione alla sessione di Q&A come la richiesta di incontri di persona, moduli troppo lunghi e procedure di accesso complicate. Assicura ai tuoi dipendenti la possibilità di poter scegliere tra varie modalità di partecipazione: sessioni in presenza o virtuali, conversazioni individuali o di gruppo, sondaggi online, forum o bacheche intranet. Questo consentirà ai dipendenti di partecipare nel modo più comodo per loro. 

Riconosci e utilizza i feedback

Agisci in base ai feedback ricevuti: se ai suggerimenti e alle domande non seguiranno azioni concrete i dipendenti perderanno fiducia nel processo. Per questo è importante condividere le soluzioni prese per affrontare le preoccupazioni sollevate, mantenere i dipendenti informati sui progressi compiuti, chiedere chiarimenti su qualcosa che hanno detto. Questo dimostra che i loro contributi sono stati apprezzati e tenuti in considerazione, e incoraggerà una maggiore partecipazione alle sessioni future. 

Fatti supportare dalla tecnologia

Per gestire in modo semplice, rapido e trasparente la comunicazione con i dipendenti della tua azienda TeamSystem HR potrebbe essere la riposta ideale: un’unica piattaforma per organizzare e sistemare i dati raccolti e gestirli con grande semplicità, così da identificare più velocemente gli interventi da fare e le best practice da replicare.  

Tra le tante funzioni disponibili, attraverso TeamSystem HR potrai: 

• creare una campagna di feedback (es. valuta il tuo manager, valuta il clima aziendale, lancia una survey, etc.), eventualmente associata a una campagna di performance o a un percorso di formazione; 
• gestire le domande da utilizzare all’interno di una campagna di feedback; 
• richiedere feedback a una persona o ad un gruppo di persone.