Performance management: dalle review annuali al continuous feedback

La gestione delle risorse umane è un ambito in continua evoluzione, plasmato da nuovi scenari lavorativi e organizzativi e dall’irruzione disruptive del digitale e delle tecnologie in cloud.

«Imprenditori, organizzazioni e manager si sono trovati, negli ultimi dieci anni, ad osservare una modifica radicale nel proprio €œcontesto di business. La rivoluzione è stata globale, trasversale e per molti aspetti ingovernabile: paradigmi, processi e modelli utilizzati con successo fino a pochi anni prima, si sono rivelati incapaci di rispondere adeguatamente alle sfide emergenti.»

La voce arriva dalle grandi società  di consulenza e si sintetizza nel termine continuous feedback, una nuova modalità  di monitoraggio delle performance delle risorse umane espressa attraverso meccanismi di feedback finalizzati a supportare i consolidati processi di review annuale.

Continuous feedback, perché?

La comunicazione in azienda non è un fatto scontato, così come non lo sono l’esercizio della leadership e la capacità  di ingaggiare i propri collaboratori. La rapidità  di azione rende complesso organizzare finestre di dialogo, occasioni di incontro fondamentali per allineare obiettivi e strategie aziendali. In organizzazioni di fascia enterprise, dove la lontananza tra ruoli apicali ed esecutivi è maggiore, la mancanza di interazione può essere causa di veri e propri disallineamenti nella conduzione delle iniziative di business.

La logica del continuous feedback prevede step di interazione costanti tra manager/team leader e collaboratori al fine di definire responsabilità  individuali, proporre strategie di sviluppo e monitorare l’andamento delle performance e delle iniziative. Da incontro sporadico, l’interazione diventa appuntamento costante, motore per alimentare le relazioni interpersonali all’interno del contesto organizzativo, spinta al miglioramento delle performance e della soddisfazione dei dipendenti.

Un confronto sistematico consente ai manager di definire obiettivi a breve termine, indicandone le priorità  e prevedendo, dove necessario, correzioni e cambi di rotta. I feedback consentono una chiara definizione di ciò che si intende perseguire e rappresentano la base per il coaching delle risorse umane, tanto in relazione a iniziative di onboarding quanto nell’evoluzione professionale delle figure senior.

Il continuous feedback rappresenta una modalità  innovativa di comunicazione organizzativa; le tecnologie a supporto, un campanello di richiamo al dialogo vis-à -vis all’interno dell’organizzazione, con l’obiettivo di rendere il confronto naturale e, per così dire, fisiologico.

Le tecnologie a sostegno del feedback continuo.

Le piattaforme di continuous feedback riprendono alcune caratteristiche proprie dei social media, dove il confronto tra i membri rappresenta un meccanismo virale: a un’azione corrisponde la reazione immediata della totalità  o di un segmento di popolazione specifico, secondo criteri di privacy più o meno stringenti. La possibilità  di esprimere valutazioni si manifesta qui all’interno di un ecosistema di intrattenimento e disimpegno.

In ambito aziendale le tecnologie a supporto del feedback continuo rispondono a logiche differenti, hanno obiettivi di business specifici pur ereditando alcune caratteristiche peculiari (design semplice, architettura smart, rapidità  di utilizzo) dalle piattaforme sociali da cui traggono, pur marcando una chiara e distinta identità  di campo, alcune suggestioni.

Gestire e tenere alto l’interesse verso un sistema di valutazione delle performance non è scontato, soprattutto se si desidera produrre effettivi miglioramenti organizzativi e personali, che non si traducano in un noioso adempimento burocratico.

Per la direzione HR, il continuous feedback si configura come un interessante strumento per analizzare dinamiche aziendali, clima e comportamento di team, rami organizzativi e singoli individui.

Ogni utente abilitato al modulo sarà  chiamato periodicamente, attraverso un meccanismo di allarmi (invio di email, banner o campanellini, notifiche push sull’app mobile e sul proprio social wall) a esprimere opinioni e valutazioni su specifici temi di interesse aziendale e organizzativo. A sua volta, ogni dipendente sarà  soggetto alle valutazioni degli altri membri del gruppo in relazione alle proprie competenze o alle attività  associate al proprio ruolo. Le impostazioni di privacy seguono la stessa logica dei social, dando la possibilità  agli utenti-amministratori di segmentare il pubblico secondo caratteristiche specifiche (rami, famiglie professionali, qualifiche contrattuali, singole anagrafiche).

Incentivando l’intervento su tematiche di interesse collettivo, il sistema educa gli utenti all’interazione continua, sottolineando la necessità  di dialogo e scambio dentro e fuori dal portale.

Interazione e formazione.

In ambito formativo, fornire feedback sui progressi e lo sviluppo delle competenze dei dipendenti risulta fondamentale, tanto più se l’azienda è attivamente impegnata in programmi di crescita del personale attraverso l’erogazione periodica di corsi di formazione. In organizzazioni dotate di piattaforme tecnologiche per la gestione del training, i check-in possono scaturire dalla partecipazione a corsi, dall’ottenimento di una nuova competenza o, più semplicemente, dalla partecipazione a un meeting.

Una libreria, gestita dagli utenti centrali, permetterà  di raccogliere e organizzare in modo automatico le richieste di feedback legate a ogni singolo evento.

Automatismi per alimentare la cultura del feedback.

Uno dei principali fattori differenzianti  è la possibilità  di prevedere automatismi per alimentare la cultura del feedback, prevedendo la generazione automatica di richieste di interazione sulla base di configurazioni a disposizione dei gestori HR.

Sarà  possibile istruire il sistema perché invii in modo automatico alcune richieste di feedback senza la necessità  che sia un utente a scatenare l’evento; lo scopo è quello di animare e alimentare l’ambiente digitale del continuous feedback, abituando gli utenti a contribuire in modo continuo alla vita all’interno dell’organizzazione.

Gli eventi scatenanti dal sistema sono configurabili a seconda delle necessità  aziendali, possono coincidere alla pari delle iniziative azionate da un singolo utente – con una riorganizzazione, un nuovo progetto, un cambio ruolo, nuove iniziative di formazione, con l’ingresso di una persona all’interno di un nuovo team etc.

Il meccanismo delle notifiche automatiche rende continua la richiesta di feedback e costante l’interazione all’interno dell’azienda. I dipendenti diventano partecipi del miglioramento organizzativo.

La tecnologia si configura come terreno di scambio professionale e motore di dialogo costante.