Risorse umane e smart working: come gestire efficacemente un team da remoto

Sempre più aziende stanno adottando lo smart working e di conseguenza si rende necessario garantire un ambiente di lavoro efficace e armonioso anche a distanza. In un’epoca storica in cui vengono meno le scrivanie personali e in cui le aziende sposano – sempre più – il desk sharing, ottimizzando gli spazi e servendosene in modalità condivisa sia verso l’interno che verso l’esterno, la gestione delle risorse umane richiede strategie innovative e strumenti adeguati per mantenere la produttività e il benessere dei dipendenti. Svolgere questo compito da remoto significa allinearsi e condividere le aspettative con i circa 3,6 “smart worker” italiani (dati Osservatorio Smart Working 2023). 

Vediamo come chi gestisce le risorse umane può facilitare una gestione smart attraverso tecnologie di collaborazione, comunicazione e monitoraggio delle performance. 

L’importanza della gestione delle risorse umane da remoto 

Negli ultimi anni il remote working ha consentito a molte aziende di rimanere operative, assicurando al contempo ai propri clienti la continuità dei servizi e tutelando la salute dei dipendenti. Una gestione efficace delle risorse umane da remoto si rivela uno strumento fondamentale per più ragioni. 

• Riduzione dei costi: si ottimizzano gli spostamenti e vengono ridotte le spese da sostenere per gli uffici. 

• Aumento della produttività: garantendo una maggiore flessibilità e autonomia ai dipendenti, il lavoro da remoto può contribuire a incrementare la produttività. 

• Miglioramento del work-life balance: i dipendenti possono gestire meglio il proprio tempo a disposizione, riducendo quello necessario per gli spostamenti. In questo modo è possibile conciliare meglio la vita personale e quella professionale. 

• Acquisizione di nuovi talenti: una gestione da remoto consente di reclutare i migliori professionisti provenienti da tutto il mondo, aumentando così la competitività del business. 

Come implementare una gestione smart delle risorse umane 

Ecco alcuni consigli per aiutare i responsabili delle risorse umane ad affrontare al meglio il lavoro a distanza. 

• Assicurarsi che obiettivi e priorità siano chiari: ogni dipendente o collaboratore deve sapere con precisione quali siano le sue responsabilità, per far sì che tutti siano informati e allineati sugli obiettivi aziendali. Gli obiettivi devono essere chiari, misurabili, raggiungibili e rilevanti.  

• Predisporre strumenti di lavoro e di collaborazione idonei: un team che lavora da remoto ha bisogno di strumenti condivisi per archiviare file, di piattaforme per la messaggistica istantanea e di software per gestire al meglio i progetti e monitorare i tempi. Utilizzare piattaforme che permettono di assegnare compiti, tenere traccia dei progressi e rispettare le scadenze consente di migliorare l’organizzazione collettiva, agevola la trasparenza e fa sì che tutti restino sul pezzo. 

• Avere a cuore il benessere dei dipendenti: un buon HR deve assicurarsi che ciascun membro della squadra si senta a proprio agio e sia nelle condizioni di esprimere il massimo del suo potenziale. In tal senso ogni strumento (colloqui individuali, telefonate, videoconferenze) è utile, a condizione di saper usare quello adatto in base alle esigenze (e alle sfumature caratteriali) del lavoratore. 

• Promuovere un clima di collaborazione: rispetto e fiducia reciproci sono ingredienti alla base del successo di ogni team. I componenti devono essere – e sentirsi – valorizzati. 

• Accrescere il senso di appartenenza: coinvolgere i dipendenti sui risultati raggiunti consente di aumentare il senso di identità e di appartenenza ai progetti e all’azienda. 

• Promuovere la cultura aziendale: mantenere una solida cultura aziendale è fondamentale per il coinvolgimento dei dipendenti. Favorire il team building consente di rafforzare i rapporti tra i membri del team e a creare senso di appartenenza. 

• Monitorare le performance: analizzare il rendimento dei dipendenti permette di valutare il loro contributo e di individuare aree di miglioramento. In nessun caso è opportuno generare un clima di controllo eccessivo: un buon monitoraggio, infatti, è quello che non va a intaccare la fiducia dei dipendenti.  

• Restituire feedback: in ogni caso è sempre utile predisporre un sistema strutturato di valutazione delle performance, in grado di aiutare chi lavora da remoto a individuare i punti di forza e quelli deboli sui quali intervenire. 

• Riconoscere i meriti: i successi, sia individuali che di gruppo, vanno adeguatamente celebrati. Le performance review incentivano a dare il meglio, ma accrescono il loro potenziale se accompagnate da un programma di crescita chiaro e fondato su risultati misurabili.  

• Investire nella formazione e nello sviluppo: garantire una formazione continua fa sì che i dipendenti mantengano aggiornato il loro livello di professionalità e acquisiscano nuove competenze. Questo si traduce in un doppio vantaggio: il dipendente può avanzare nella sua traiettoria professionale, mentre l’azienda può aumentare le sue possibilità di successo. 

Gestione delle risorse umane da remoto: gli strumenti essenziali 

Quando si lavora da remoto, per far sì che tutti restino allineati e aggiornati sullo stato di avanzamento dei lavori, è indispensabile comunicare con frequenza e regolarità. Diventa allora necessario pianificare meeting virtuali (conference call o videochiamate) per organizzare riunioni e presentazioni.  

Strumenti essenziali sono inoltre – accanto alle già citate piattaforme di collaborazione in grado di facilitare la comunicazione – quelli che permettono di gestire e monitorare i progetti, ma soprattutto i software HR, che assicurano la gestione a 360° di tutti gli aspetti che riguardano la gestione del personale. 

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