La gestione del fabbisogno formativo 4.0.

I processi di gestione del fabbisogno formativo rappresentano un argomento caro (e spinoso) per tutti coloro che si trovano a gestire realtà  di grandi dimensioni, numericamente importanti e diversificate in quanto a business,  ruoli e competenze. L’esperienza maturata nell’analisi dei processi di elearning in ambito enterprise ci spinge ad alcuni approfondimenti contenutistici, considerazioni frutto degli anni di lavoro con alcune delle più prestigiose aziende multinazionali presenti sul territorio italiano.

L’analisi del fabbisogno formativo e la dimensione del desiderio ha permesso di ragionare su alcune dimensioni legate all’autoformazione, processo che spinge la persona ad essere soggetto coinvolto nel proprio percorso formativo e nell’interpretazione di se stessa; in Piani formativi? Dalla teoria alla pratica abbiamo spinto la riflessione in chiave digital, presentando le Training Matrix, uno strumento che ingegnerizza la definizione del fabbisogno formativo con il supporto di matrici che permettono di associare a specifici contenuti formativi altrettanto specifici target, in modo dinamico.

Nella scala delle priorità  legate alla progettazione della formazione, l’analisi del fabbisogno formativo svetta ai primi posti: un momento imprescindibile, parallelo o immediatamente successivo alla definizione del budget e precedente alla gestione dei progetti e alla pianificazione dell’intervento formativo vero e proprio.

I need formativi investono una doppia dimensione di analisi: una prima legata al singolo dipendente, di cui è possibile tracciare gap e aree di miglioramento; una seconda orientata ai bisogni del business. Ogni intervento formativo risponde, infatti, agli obiettivi aziendali più generali: per redigere un piano di formazione aziendale devono essere chiari, evidenti ed espliciti gli obiettivi che si vogliono raggiungere con la programmazione delle varie attività  formative. [..] Oltre a essere in linea con la strategia aziendale, la formazione dovrà  sostenere lo sviluppo e il miglioramento delle attività  di business dell’azienda.

[Management della formazione. Dal servizio formazione alle Academy/Corporate University, Massimo Soriani Bellavista, Anna Faggin (a cura di)].

Cosa rende critica la gestione del fabbisogno formativo

In realtà  complesse , con caratteristiche locali  differenti , il fabbisogno formativo si esprime spesso in modo destrutturato. Diventa importante raccoglierlo e renderlo un’informazione accessibile e lavorabile, offrendo un dettaglio sempre aggiornato relativo al ciclo di vita dei need formativi e mantenendo un legame forte e monitorabile tra i bisogni emersi e le attività  formative progettate e realizzate. Le soluzioni applicative, figlie della digital disruption, possono offrire un supporto reale nella gestione di procedure complesse.

In ottica 4.0. una gestione digitalizzata del fabbisogno formativo presenta diversi vantaggi:

• favorisce la raccolta dei need formativi in un processo bottom-up gestito all’interno del sistema LMS, in modo integrato e facilmente accessibile da tutti gli attori coinvolti;
• permette di analizzare le correlazioni tra bisogni e iniziative concrete;
• abilita il coinvolgimento diretto del business nella raccolta dei bisogni e nel monitoraggio dei dati di training;
• offre un reporting automatico e completo delle azioni formative

TeamSystem offre una soluzione unica per rispondere alle necessità  di gestione del fabbisogno formativo

TeamSystem offre la possibilità  di innovare il processo di gestione del fabbisogno in ottica digital.

L’inserimento del fabbisogno è parte integrante del processo di gestione delle formazione, prevede la compilazione diretta da parte delle linee/business di un questionario strutturato relativo ai fabbisogni della propria sfera di competenza, dando vita ad un workflow partecipativo di tipo bottom-up.

Un esempio: il responsabile d’area Sales & Marketing inserisce a sistema il fabbisogno del proprio dipartimento. Lo stesso viene fatto dal responsabile d’area Project Management. La fase di standardizzazione, gestita centralmente, permette di tirare le somme e omogeneizzare i need espressi della fase precedente, indicando (ad esempio) se il bisogno è nuovo, se è urgente, se è ricorrente e così via.

In questa fase si tracciano anche gli effetti concreti della raccolta del fabbisogno, che potranno evolvere in:

• nuove iniziative o progetti, gestiti genericamente a livello Corporate con una nuova attività  progettuale
• formazione a catalogo
• formazione interna, gestita direttamente dalla linea/business
• formazione esterna, per cui si prevede la partecipazione ad eventi esterni

Il risultato finale prevede la pubblicazione verso le linee delle attività  correlate nelle quattro aree di riferimento, frutto delle diverse aggregazioni compiute a partire delle risposte dei business.

Il need definito in questa fase non termina però la sua utilità , determinando una fondamentale dimensione di analisi delle attività  di training: es. quale percorso formativo può passare da formazione interna a formazione a catalogo, alcuni contenuti dell’anno precedente possono essere inseriti nel programma formativo corrente, quanta della formazione esterna può diventare un nuovo progetto formativo gestito da Corporate, quanti contenuti possono diventare pillole open etc.

Alcuni dettagli ulteriori.

Nella fase di Raccolta ogni business inserirà  i bisogni della propria linea, dando un’attribuzione per tipo di attività  prevista.

Nella fase di Standardizzazione saranno gli utenti centrali a gestire accorpamenti ed eventuali revisioni di dettaglio (es. due linee di business esprimono lo stesso fabbisogno e questo può essere accorpato, due fabbisogni sono limitrofi e possono essere soddisfatti con un’unica iniziativa etc.)

Gli enti centrali possono decidere quando passare alla fase di Pubblicazione, in modo da rendere i risultati nuovamente accessibili a gestori e linee.

Per concludere

Una gestione 4.0. del fabbisogno formativo implica l’adozione di metodologie e strumenti digitali, che consentano di automatizzare processi standard, il più delle volte manuali (reporting, gestione di file excel, email) con un considerevole risparmio di tempo e di risorse.

Gli owner della formazione beneficeranno di uno strumento di reportistica avanzato, che li agevolerà  nella rendicontazione delle attività  di formazione interna e nella conseguente redazione del bilancio di sostenibilità  annuale.

“Vivere il processo di formazione secondo l’ottica del Total Quality Management fa risparmiare tempo migliora il lavoro sia da un punto di vista organizzativo sia della comunicazione interna ed esterna” [Massimo Soriani Bellavista, Anna Faggin (a cura di)], riducendo gli sprechi in termini di tempi e costi di progetto.