Guida al rimborso spese forfettario
Il rimborso spese forfettario prevede un rimborso spese a somma fissa nella busta paga del lavoratore dipendente che, per motivi tecnici, organizzativi e produttivi, deve spostarsi dalla sede di lavoro.
Questa modalità di rimborso spese è preferita dalle aziende rispetto al rimborso spese analitico (anche definito “a piè di lista”) o al rimborso spese misto (consistente nel rimborso di una parte delle spese mediante il sistema forfetario e di altra parte delle stesse, debitamente documentate, con il sistema analitico). Il motivo della preferenza è facilmente comprensibile: il rimborso spese a somma fissa è di più facile gestione.
Come funziona il rimborso spese forfettario
Di base il rimborso spese forfettario prevede l’erogazione di una somma fissa per le spese di vitto e alloggio, indipendentemente dall’ammontare delle spese effettivamente sostenute. Attraverso questo sistema l’azienda non è, quindi, tenuta a richiedere giustificativi fiscali, quali scontrini, fatture o ricevute.
Nel dettaglio la somma fissa (o forfettaria) viene definita per ogni giorno di trasferta e accreditata, a fine mese, direttamente in busta paga sottoforma di indennità di trasferta giornaliera. Il valore del rimborso viene stabilito dall’azienda in base alla definizione di tariffa minima prevista dai CCNL (contratti collettivi), mentre il tetto massimo viene definito direttamente dall’azienda datrice di lavoro.
La tassazione del rimborso spese forfettario
Come vengono tassati i rimborsi spese a forfait? La tassazione viene definita in base a un elemento cruciale: il contesto geografico delle trasferte. Esistono, infatti, due diverse tipologie di trasferte: le trasferte intra comunali e le trasferte extra comunali, ovvero quelle all’interno del comune della sede di lavoro e quelle esterne.
Gli importi legati alle prime (trasferte intra comunali) prevedono una tassazione intera, qualsiasi sia la somma, mentre gli importi legati alle trasferte extra comunali prevedono l’esenzione dalla tassazione, nonché dall’assoggettabilità contributiva, fino ai seguenti importi giornalieri, al netto delle spese di viaggio e trasporto:
- in caso di trasferte extra comunali in Italia, fino a 46,48 euro;
- in caso di trasferte extra comunali all’estero, fino a 77,46 euro.
I vantaggi per le aziende
È innegabile che il rimborso spese forfettario sia un vantaggio per le aziende rispetto ad altre forme di rimborso, ed i motivi sono i seguenti:
- maggiore facilità di gestione;
- interamente deducibile per l’azienda (che può abbassare l’imponibile).
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