6 consigli per gestire al meglio una trasferta aziendale
Le trasferte aziendali costituiscono un’attività pregnante per ogni tipo di impresa e richiedono una pianificazione attenta e scrupolosa. Gestire in maniera efficiente un viaggio di lavoro permette, infatti, a un’azienda di garantirsi un vantaggio competitivo, risparmiando sui costi e sui tempi e ottimizzando le risorse.
Vediamo quali sono le strategie e gli approcci migliori per gestire le trasferte aziendali mantenendo degli elevati standard di qualità.
Trasferte aziendali: gli step da seguire
Una trasferta aziendale può rappresentare l’occasione per incontrare nuovi clienti e stringere nuove partnership, per commercializzare i propri prodotti e non solo. Si può viaggiare per lavoro per partecipare a una conferenza, a una fiera o a un evento, oppure ancora recarsi in una filiale distante della propria azienda. Ecco perché è consigliato stilare subito una roadmap da seguire, per evitare il rischio di dimenticare dei tasselli preziosi lungo la strada.
Definizione della travel policy
Proprio in virtù di una gamma tanto eterogenea di possibilità, è indispensabile definire a monte una policy aziendale per le trasferte. Di cosa si tratta? La cosiddetta travel policy non è altro che l’insieme delle regole da seguire durante i viaggi e le trasferte aziendali. La policy interna è dunque formata dall’insieme delle norme stabilite unilateralmente dall’impresa, che è chiamata a indicare ai dipendenti i comportamenti da adottare. La politica aziendale per le trasferte deve esplicitare in maniera chiara i limiti di spesa ai quali deve attenersi chi si reca in trasferta, le modalità (tempi e termini) con cui verrà erogato il rimborso e quali siano le spese oggetto di rimborso. Le policy devono essere stabilite dalle HR in accordo con la direzioni aziendali.
Pianificazione della trasferta
Quali sono gli obiettivi della trasferta? Qual è l’itinerario migliore? Chi si occupa della logistica? Pianificare in anticipo è il modo più efficace per rendere una trasferta confortevole e per metterla al riparo da sorprese sgradite o imprevisti. Prima di organizzare il viaggio bisogna individuare il numero di dipendenti coinvolti, i luoghi da visitare, le attività da svolgere e le (eventuali, in caso di soggiorni prolungati) strutture da prenotare. Mai come in questa fase è fondamentale servirsi di app per la gestione dei progetti e di un calendario risorse e trasferte aziendale condiviso. Solo così facendo tutti i componenti del team risulteranno adeguatamente informati.
Gestione del viaggio
Servirsi del software giusto permette di risparmiare sulle spese di agenzia. Tramite le piattaforme di prenotazione online, infatti, è possibile prenotare voli, hotel e trasporti in modo veloce, sicuro ed efficace. Le travel app, inoltre, sono facili da navigare e permettono di districarsi senza problemi anche in città sconosciute. Combinare un software per la gestione dei viaggi con uno per la gestione delle spese consente anche di tenere traccia di tutti i costi sostenuti durante la trasferta e di velocizzare il processo di rimborso spese.
Comunicazione
Garantire la comunicazione tra chi è in viaggio e chi resta in ufficio è un altro elemento cruciale. Gestire una trasferta aziendale in modo efficiente significa far sì che chi si trova fuori per lavoro possa interfacciarsi istantaneamente con gli uffici centrali, utilizzando anche meeting virtuali per aggiornare sullo stato dell’arte. Per questo è sempre opportuno individuare un responsabile delle trasferte e un referente da contattare per eventuali emergenze che possano sopraggiungere in corso d’opera.
Sicurezza
Altro elemento fondamentale da tenere in considerazione quando si parla di trasferte aziendali sono le polizze assicurative. Le assicurazioni da viaggio coprono in genere le spese mediche e proteggono i bagagli. A fronte di viaggi all’estero, inoltre, il referente e gli uffici centrali devono sempre essere aggiornati sulle raccomandazioni governative e sulle leggi vigenti nello stato in cui ci si reca.
Gestione delle spese
Dulcis in fundo, bisogna efficientare al meglio anche tutta la gestione delle spese previste durante il viaggio di lavoro. È prevista la carta di credito aziendale e le spese per la trasferta a chi spettano? Come abbiamo potuto vedere finora, le spese più comuni in una trasferta di lavoro riguardano il soggiorno, i trasporti, la diaria (vitto, alloggio e chilometraggio percorso), ma non solo. Non vanno dimenticate, infatti, le spese riconducibili agli strumenti di lavoro essenziali – come ad esempio computer portatili, smartphone o tablet – e anche quelle per gli svaghi come cene al ristorante o partecipazione ad eventi. Chi deve farsi carico di questi costi accessori? La definizione di una travel policy aiuta a dirimere ogni eventuale controversia, ma spesso non è facile tenere traccia di tutti i documenti contabili. Un suggerimento è quello di definire un modello di spese di viaggio e di centralizzare ogni spesa, facendo leva su software che dispongano di integrazioni automatiche. Inoltre, è indispensabile tenere sempre aggiornata la travel policy, per assicurarsi che i dipendenti siano sempre informati e che il budget previsto venga rispettato.
La scelta migliore per la gestione delle trasferte aziendali
Una trasferta aziendale rappresenta sempre un’opportunità: per i dipendenti per arricchire il proprio bagaglio di esperienze personali e lavorative, e per le aziende per ottimizzare la rete e accrescere il proprio business. Per chi lavora nelle risorse umane è utile anche la fase successiva all’organizzazione: al termine di ogni viaggio di lavoro può risultare interessante raccogliere feedback dai lavoratori, valutare le prestazioni e individuare eventuali aree di miglioramento. Sapere com’è stata l’esperienza di viaggio, se il planning ha funzionato alla lettera e se il budget è stato rispettato o ha evidenziato delle lacune, aiuta a ottimizzare i processi futuri e permette di progettare eventuali accorgimenti.
I software HR di TeamSystem supportano le aziende durante l’intero processo di gestione delle trasferte aziendali, a partire dalla prenotazione fino al rimborso spese. Grazie a un partner affidabile come TeamSystem è possibile generare un risparmio su tre fronti: tariffe, fee di agenzia e ore-lavoro. Confrontando in tempo reale le tariffe disponibili, infatti, viene sempre proposto al cliente finale il prezzo migliore. Inoltre vengono abbattuti i costi relativi alle fee per le prenotazioni che vengono previste dalle agenzie di viaggio tradizionali ed è possibile automatizzare la maggior parte dei processi (gestione, prenotazione e rendicontazione) riducendo sensibilmente il monte ore impiegato per organizzare la trasferta. Scopri tutte le funzionalità dei software e gestionali dedicati alle risorse umane e inizia subito a risparmiare efficientando i processi.
