Gestione delle presenze in ambienti ibridi e flessibili: come migliorarla con gli strumenti digitali

Il mondo del lavoro è in continua evoluzione e richiede l’adozione di modelli ibridi e flessibili per rispondere alle esigenze del mercato. Il lavoro ibrido, con una fetta crescente di lavoratori che oggi operano in smart working (in Italia il numero complessivo si assestava intorno a 3,6 milioni a fine 2023), ha comportato una gestione delle presenze dei dipendenti diversa da parte delle aziende. 

Se questa flessibilità rappresenta un valore aggiunto per le imprese e guadagna consensi diffusi tra i dipendenti, che da parte loro hanno visto migliorare il proprio work-life balance, dall’altro lato pone nuove sfide in termini di monitoraggio e controllo delle presenze e della produttività. In questo articolo vediamo quali sono le migliori tecnologie e le strategie per monitorare efficacemente le presenze dei dipendenti che lavorano in ufficio e da remoto, analizzando gli strumenti digitali avanzati ed evidenziando i benefici per la produttività, l’engagement e la soddisfazione del personale.  

Gestione delle presenze in ambienti ibridi: le sfide da affrontare 

Chi si occupa della gestione delle risorse umane in azienda deve essere guidato da una duplice stella polare: garantire la soddisfazione dei dipendenti e tutelare gli interessi dell’azienda. Il lavoro flessibile – o lavoro ibrido – combina le mansioni svolte tradizionalmente in ufficio con quelle che si effettuano da remoto, assicurando una maggiore flessibilità ai dipendenti. Tutto ciò si traduce, però, in nuove sfide per i team HR. 

• Coordinare le attività: individuare in che modo sincronizzare le attività della forza lavoro a disposizione, dislocata in ambienti diversi, assicurando una comunicazione fluida ed efficace per mantenere l’efficienza operativa. 

• Monitoraggio delle presenze: garantire la presenza di sistemi affidabili in grado di tracciare le ore lavorate da ogni singolo dipendente o collaboratore.  

• Comunicazione: favorire flussi comunicativi agili e trasparenti, a prescindere dal luogo di lavoro in cui operano i dipendenti. 

• Sicurezza dei dati: la compliance normativa va garantita anche quando si lavora in ambienti flessibili. Una gestione delle presenze in ambiente digitale comporta misure di sicurezza avanzate con lo scopo di proteggere le informazioni sensibili dei dipendenti. 

Come gestire le presenze in ambienti flessibili con gli strumenti digitali 

Gestire al meglio il personale in azienda significa disporre di lavoratori qualificati e capaci di svolgere le attività standard e le nuove mansioni introdotte dal progresso e dall’innovazione tecnologica. La gestione delle presenze comprende tutti quei processi che consentono di registrare gli ingressi e tenere traccia delle ore lavorate dai dipendenti, garantendo una retribuzione calcolata precisamente sulle ore trascorse al lavoro. Una gestione delle presenze ottimale ha ricadute positive su altri aspetti connessi alle attività quotidiane dei dipendenti, come la gestione delle pause durante i turni o degli straordinari.  

Per affrontare tutte queste sfide, le aziende adottano sempre più frequentemente delle soluzioni digitali avanzate. 

• Sistemi di rilevazione presenze basati su cloud: assicurano un monitoraggio delle presenze in tempo reale, indipendentemente dalla posizione in cui si trova il dipendente, attraverso app mobile o sistemi di badge elettronici. Accessibili da qualsiasi dispositivo, restituiscono report dettagliati e customizzabili. 

• App mobile per la gestione delle presenze: permettono ai dipendenti di registrare le proprie presenze direttamente dallo smartphone, semplificando il monitoraggio delle ore effettivamente lavorate e garantendo una maggiore flessibilità nella gestione del tempo. 

• Software di time tracking: consentono ai dipendenti di registrare inizio e fine dei propri turni. 

• Piattaforme di collaborazione: semplificano la comunicazione e la condivisione di informazioni tra tutti i membri del team, anche da remoto. 

• Advanced analytics: restituiscono dati dettagliati su presenze, performance e livelli di produttività dei dipendenti, permettendo di individuare inefficienze e aree di miglioramento. 

Gestione presenze digitalizzata: i benefici per aziende e dipendenti 

Le nuove tecnologie garantiscono benefici per la produttività e la soddisfazione del personale. Le soluzioni digitali sono fautrici di una maggiore trasparenza nei processi, fornendo uno sguardo d’insieme completo e oggettivo delle presenze e delle attività dei dipendenti. Tutto ciò si traduce anche in un aumento della produttività e assicura una flessibilità maggiore ai dipendenti, che possono lavorare in modo autonomo, conciliando meglio la vita privata e quella professionale.  

Chi lavora nelle risorse umane può, inoltre, ottimizzarle, analizzando i dati raccolti per individuare pattern e tendenze che permettono di allocare in modo più efficace le forze a disposizione, migliorando l’efficienza operativa.  

Una gestione ottimale delle presenze ha risvolti positivi anche per la compliance normativa, assicurando il rispetto delle leggi e dei regolamenti che disciplinano il settore di competenza.  

Individuare e sfruttare al meglio le tecnologie rappresenta il giusto investimento per il futuro delle risorse umane e per accrescere la competitività di un’azienda sul mercato. TeamSystem HR è la soluzione All-in-One per la gestione delle risorse umane, che si adatta ad ogni azienda offrendo una gestione completa del ciclo lavorativo, con focus sulla valutazione delle performance e la gestione del welfare aziendale. Dotata di un’interfaccia differenziata per amministratori e dipendenti, inoltre, permette di analizzare e condividere dati in tempo reale.