Le best practice per una gestione efficace delle dotazioni aziendali

Una gestione ottimizzata delle dotazioni aziendali è fondamentale se si vogliono aumentare l’efficienza e ridurre i costi necessari per sostenerla. Oggi le risorse tecnologiche a disposizione svolgono un ruolo chiave nel settore: attraverso innovativi sistemi di tracking e di gestione degli inventari permettono infatti una organizzazione efficace delle dotazioni dalla loro acquisizione all’utilizzo, fino alla dismissione. Scopriamo insieme quali sono le migliori strategie per la pianificazione e l’acquisto di dotazioni e come sia possibile coinvolgere i dipendenti nella cura e nel mantenimento delle dotazioni aziendali.  

Cosa si intende per dotazioni aziendali 

Le dotazioni aziendali sono tutti quegli strumenti necessari al personale per poter svolgere al meglio il proprio lavoro e adempiere così ai relativi obblighi contrattuali. Rientrano in questa categoria sia i beni materiali che quelli immateriali: postazioni di lavoro fisse e mobili (PC, desktop, portatili), notebook, smartphone, software o applicativi per la sicurezza, software di messaggistica interna, antivirus, gestionali, dispositivi di protezione individuale (DPI) quando necessari allo svolgimento del lavoro o i benefit erogati ai propri dipendenti al di fuori della busta paga. Saperli gestire in maniera efficace e tenerne traccia è un passaggio cruciale nella vita di un’azienda.  

Consigli pratici per gestire le dotazioni aziendali  

Gestire i beni in dotazione al personale vuol dire occuparsi dell’intero processo di assegnazione, consegna e restituzione delle dotazioni aziendali compresa la relativa documentazione e la pianificazione dell’acquisto. 

Tra le pratiche utili a gestire i vari passaggi rientrano: 

• mantenere un inventario accurato di tutte le risorse tramite sistemi di tracciamento, etichettatura, localizzazione e monitoraggio che permettono di monitorarne disponibilità, mappare assegnazioni, restituzioni e date di scadenza; 
• implementare programmi di manutenzione preventiva per prolungare la durata utile dei vari asset e ridurre così i costi di riparazione e sostituzione; 
• responsabilizzare il lavoratore a un corretto utilizzo degli strumenti in dotazione aziendale in modo da mantenerli in buone condizioni e migliorare la sicurezza sul luogo di lavoro; 
• sviluppare una strategia a lungo termine che tenga conto delle esigenze future dell’azienda pianificando gli investimenti necessari per soddisfarle; 
• gestire le scorte per un’ottimale pianificazione degli acquisti; 
• fornire ai dipendenti una formazione adeguata all’uso e delle dotazioni aziendali; 
• monitorare costantemente il funzionamento e il rendimento dei vari strumenti in dotazione così da poter identificare quelli che generano maggior valore per l’organizzazione e quelli che invece dovrebbero essere aggiornati o sostituiti; 
• incoraggiare il rispetto per l’ambiente scegliendo materiali e tecnologie più sostenibili e promuovendo pratiche di riciclo e smaltimento responsabile; 
• garantire un uso corretto ed adeguato delle dotazioni aziendali, nel rispetto dei principi di diligenza e correttezza, propri di entrambe le parti del rapporto lavorativo, oltre che di fedeltà del dipendente e di informazione da parte del datore; 
• gestire la documentazione riguardante la assegnazione, restituzione e consegna dotazioni aziendali con relative responsabilità; 
• adottare soluzioni innovative, come software e sistemi capaci di automatizzare i vari processi necessari alla gestione delle dotazioni aziendali.  

Il ruolo della tecnologia nella gestione delle dotazioni aziendali 

La vasta gamma di strumenti digitali oggi a disposizione, come i gestionali HR, permettono di snellire i diversi passaggi del processo di gestione, risparmiando così tempo, abbattendo le spese e riducendo il rischio di sbagliare nel tracciamento manuale dei beni e dei processi di assegnazione e restituzione. 

Questo genere di piattaforme (come il software di gestione dotazioni di TeamSystem) permette ad esempio, di organizzare un inventario completo delle dotazioni da assegnare a un lavoratore grazie alla possibilità di creare schede anagrafiche di ogni oggetto fisico o virtuale complete di tutti i dati tecnici (lotto, targa, matricola o altro).  

I sistemi più all’avanguardia consentono inoltre di: 

• raggruppare le dotazioni per tipologia (DPI, informatiche, personali); 
• assegnare a ogni gruppo di dotazioni dei responsabili specifici, che saranno abilitati a effettuarne il controllo e l’assegnazione (responsabile della sicurezza, responsabile IT, responsabile del personale); 
• associare le dotazioni a ogni singolo ruolo; 
• monitorare e segnalare l’approssimarsi della data di scadenza; 
• proporre all’assunzione di un nuovo dipendente la lista delle dotazioni che dovrebbe ricevere; 
• personalizzare le assegnazioni; 
• verificare da parte del lavoratore stesso lo stato delle proprie assegnazioni e richiederne la revisione o la sostituzione; 
• controllare la disponibilità delle dotazioni aziendali. 

Come coinvolgere il dipendente nella cura delle dotazioni aziendali 

Coinvolgere i dipendenti nella cura e manutenzione delle dotazioni aziendali è fondamentale per garantire che vengano utilizzati in modo efficiente e che siano mantenuti in condizioni ottimali. Ecco alcuni suggerimenti su come aumentare il senso di coinvolgimento e responsabilità dei lavoratori in questo processo: 

• fornire formazione su come utilizzare correttamente le dotazioni aziendali e su come eseguire le procedure di manutenzione di base;  
• sensibilizzare i dipendenti comunicando i benefici derivanti dall’uso corretto delle dotazioni e dalla loro manutenzione regolare;
• riconoscere e premiare quelli che si sono distinti per il loro impegno nella cura e manutenzione; 
• chiedere il loro feedback su eventuali problemi riscontrati o suggerimenti per migliorare le pratiche esistenti;
• mantenere una politica di comunicazione aperta, chiara ed efficace permettendo ad esempio di segnalare tempestivamente eventuali problemi o necessità di manutenzione e di assicurarsi che le richieste vengano evase in modo tempestivo; 
• assicurarsi che i dipendenti siano adeguatamente informati sulle procedure di sicurezza relative all’uso e alla manutenzione degli strumenti ricevuti in dotazione. 

E ricorda, affidarsi a software e gestionali dedicati all’attività dei reparti HR – come TeamSystem HR – anche quando si parla di dotazioni aziendali, risulta essere di fondamentale importanza per accelerare tutto il processo di assegnazione, inventario monitoraggio e controllo.