Guida alla gestione dei collaboratori esterni: strumenti pratici e nuove soluzioni
L’evoluzione del mercato del lavoro ha modificato sensibilmente il modo in cui le aziende sfruttano la propria forza lavoro. Le imprese di oggi, infatti, dipendono sempre più dai collaboratori esterni per disporre di una forza lavoro agile e flessibile. La scelta di ricorrere a professionisti esterni consente alle aziende di adattarsi rapidamente ai cambiamenti, di colmare con maggiore velocità vuoti di competenze e di ottenere un vantaggio competitivo. Freelance, consulenti e lavoratori autonomi rappresentano una risorsa imprescindibile per le imprese che puntano a mantenersi flessibili, efficienti e competitive. Gestire al meglio questa risorsa, però, può diventare un problema se non si dispone degli strumenti e delle soluzioni adeguate.
In questa guida forniremo una panoramica degli strumenti pratici e delle soluzioni innovative per ottimizzare la collaborazione con professionisti esterni, riducendo complessità operative e garantendo conformità normativa.
Cosa si intende per collaboratori esterni di un’azienda?
Ma cosa sono i collaboratori esterni di un’azienda? Da un punto di vista normativo vengono classificati come lavoratori esterni i collaboratori a progetto (co.co.pro), i lavoratori con contratto occasionale o con contratto occasionale di tipo accessorio, conosciuto come voucher.
I fornitori di servizi esterni sono dunque dei professionisti che mettono al servizio di un’azienda le loro competenze, senza essere assunti a tempo pieno. Tra i collaboratori esterni possono rientrare freelance, consulenti, lavoratori interinali, liberi professionisti specializzati in un settore specifico, ma anche agenzie.
Questi collaboratori garantiscono accesso a competenze altamente specializzate che, ricorrendo alla sola forza lavoro interna , un’azienda non riuscirebbe ad avere. La gestione di queste risorse comporta però sfide da affrontare: come coordinare le attività con chi non opera quotidianamente in azienda? Come garantire la conformità normativa e legale? Come monitorare la bontà del lavoro restituito da queste figure? Come predisporre gli strumenti per far sì che i collaboratori esterni interagiscano con le risorse interne? Soltanto riuscendo a rispondere in maniera soddisfacente a tutte queste domande un’azienda può valorizzare il lavoro di questi professionisti.
L’importanza dei collaboratori esterni
Quella di ricorrere ai collaboratori esterni è una pratica sempre più diffusa, in quanto capace di assicurare evidenti vantaggi alle imprese, in un contesto in cui la qualità e la rapidità di esecuzione sono fattori critici per il successo aziendale. Ingaggiando dei professionisti esterni, infatti, un’azienda può adattarsi velocemente alle esigenze di mercato, senza dover impegnare risorse per assunzioni a lungo termine.
Il processo di recruitment, infatti, coinvolge più settori, impegnando le risorse umane e incidendo sulle casse societarie, ma spesso la sua portata viene sottovalutata. Appaltando, di fatto, il lavoro a un consulente esterno si va a ridurre la portata di questo fenomeno, liberando risorse preziose per il team HR.
Assumere collaboratori risulta, infatti, una pratica più economica rispetto all’assunzione dei dipendenti a tempo pieno, consentendo di risparmiare su costi legati a benefici aziendali come la corresponsione dei contributi previdenziali e degli oneri sociali, o ancora le ferie retribuite.
Un professionista esterno deve però imporsi come un valore aggiunto, portando in azienda quelle competenze tecniche o creative di alto livello che potrebbero non essere disponibili internamente. L’insieme di questi benefici si traduce in un aumento dell’efficienza: collaborare con lavoratori esterni permette alle aziende di concentrarsi prevalentemente sul core business e di ottimizzare i tempi di tutti.
I vantaggi di affidarsi a collaboratori esterni
La gestione dei collaboratori esterni rappresenta una sfida, ma il valore che questi professionisti garantiscono costituisce senza dubbio un vantaggio da capitalizzare. Integrare collaboratori esterni qualificati e competenti può assicurare una serie di vantaggi strategici alle imprese.
- Flessibilità operativa: poter espandere o ridurre il numero di collaboratori in funzione delle necessità aziendali assicura una maggiore agilità all’impesa.
- Riduzione dei tempi: un valido supporto esterno garantisce una riduzione dei tempi di esecuzione delle attività. I progetti vengono completati in tempi rapidi e l’azienda può così focalizzarsi sui propri obiettivi primari, delegando il resto ai collaboratori esterni.
- Creatività: freelance e consulenti sono garanzia di innovazione, portando spesso approcci innovativi. La loro presenza in più progetti contribuisce a stimolare nuove idee all’interno dell’azienda.
Inoltre, la digitalizzazione ha prodotto un ulteriore vantaggio: la possibilità di abbattere le barriere geografiche. Oggi i consulenti esterni possono provenire da ogni angolo del mondo, permettendo alle aziende di attingere da talenti con background diversi.
Strumenti e soluzioni per migliorare la sinergia con collaboratori esterni
Per gestire al meglio i collaboratori esterni e massimizzare il loro apporto alle dinamiche aziendali è fondamentale disporre degli strumenti giusti. In tal senso, non va dimenticato un aspetto chiave: un collaboratore esterno, a differenza di un dipendente, non è tenuto a rispettare gli orari lavorativi dell’azienda. Questo significa che può trovarsi ad avere dubbi anche fuori dall’orario d’ufficio e a dover avanzare richieste che verrebbero processate soltanto nei giorni successivi. Predisporre gli strumenti che permettano di operare da remoto è una soluzione essenziale per far sì che tutti siano sempre allineati e aggiornati, riducendo il rischio di incomprensioni con ricadute negative sulla consegna dei progetti.
Piattaforme di project management
Le piattaforme per gestire i progetti sono fondamentali per coordinare team composti da dipendenti e collaboratori esterni. Questi strumenti permettono di assegnare compiti specifici, monitorare i progressi e facilitare la collaborazione in tempo reale. È possibile inserire un assegnatario del task, la data di consegna del progetto, aggiungere file nella scheda e scrivere eventuali aggiornamenti al suo interno. Queste piattaforme di project management fanno sì che tutti siano allineati sugli obiettivi, accrescendo i livelli di produttività.
Piattaforme di comunicazione unificata
Come abbiamo potuto intuire finora, la comunicazione è la sfida principale da affrontare quando si lavora con collaboratori esterni. È necessario, quindi, utilizzare piattaforme di comunicazione unificata che riescono a centralizzarla, agevolando la comunicazione a prescindere dal luogo in cui si opera. Questi strumenti dispongono di funzionalità di integrazione con altre app aziendali e assicurano una gestione fluida delle comunicazioni, a vantaggio anche della trasparenza.
Software per gestione dei pagamenti e della fatturazione
Un sistema efficace di gestione delle paghe e della fatturazione aiuta le aziende a monitorare le ore lavorate dai collaboratori, a generare fatture automatiche e a tenere traccia dei pagamenti . All’interno di queste piattaforme esistono anche delle funzionalità di reportistica che consentono di analizzare le spese associate ai collaboratori esterni e di allocare in modo migliore il budget di progetto.
Software per la gestione dei contratti
Gestire i contratti dei collaboratori esterni può costituire un problema, specie quando si tratta di garantire la conformità legale di professionisti che possono appartenere a Ordini professionali differenti e avere regimi fiscali diversi. Software ad hoc consentono di automatizzare il processo di creazione, firma e monitoraggio dei contratti, azzerando il rischio di errori.
Collaborazione in Cloud
Le piattaforme di Cloud Collaboration sono il pane quotidiano di chi lavora con team distribuiti. Permettono, infatti, a tutti i dipendenti e ai collaboratori di accedere a documenti e presentazioni da ogni luogo, compresa la condivisione di file sensibili, migliorando l’efficienza e la collaborazione in tempo reale e garantendo la protezione delle informazioni.
Uno strumento per facilitare il monitoraggio e la gestione dei collaboratori esterni
Gestire al meglio i collaboratori esterni richiede un approccio strategico e l’adozione di strumenti digitali avanzati. Tra i migliori disponibili sul mercato, TeamSystem HR offre una serie di funzionalità specifiche per semplificare la gestione delle risorse umane, compresi i professionisti esterni, garantendo al contempo la conformità normativa. Il software assicura un corretto monitoraggio delle performance e della produttività, permettendo alle aziende di valutare l’andamento delle attività e di apportare eventuali aggiustamenti. Inoltre, favorisce il rispetto delle scadenze contrattuali automatizzando l’intero processo, notificando in anticipo le date di scadenza dei contratti e facilitando il rinnovo o la cessazione degli accordi. Integrabile con altri software, come quelli per la gestione delle buste paga o per la gestione dei progetti, TeamSystem HR permette di centralizzare le informazioni relative ai collaboratori esterni in una sola piattaforma, migliorando così la trasparenza e l’efficienza gestionale.
