Strategie di formazione a distanza per le aziende

Nell’era digitale, caratterizzata da una crescente preferenza per il lavoro flessibile e da remoto, il mondo dell’’e-learning o formazione a distanza in azienda rappresenta un’opportunità: il successo di un’impresa dipende infatti dalle abilità e dal talento del proprio personale, un dipendente adeguatamente formato contribuisce ad accrescere la competitività dell’azienda sul mercato, meglio se l’apprendimento avviene tramite l’uso di strumenti tecnologici per la comunicazione a distanza. Il ruolo dell’e-learning nella formazione aziendale è diventato ormai cruciale, ma proviamo a scoprire come le aziende possono implementare programmi di formazione online efficaci e coinvolgenti, quali sono le strategie chiave e le tecnologie che facilitano l’apprendimento virtuale dei dipendenti e quali le metodologie didattiche aziendali più efficaci per l’istruzione a distanza.  

Cos’è la formazione a distanza 

L’e-learning o formazione a distanza è una modalità di apprendimento che utilizza strumenti digitali in grado di offrire un percorso formativo più o meno lungo senza la necessità di seguire le lezioni in presenza. L’offerta formativa si eroga tramite piattaforme web accessibili da qualsiasi luogo tramite Pc, smartphone o tablet, dove si condividono contenuti multimediali e strumenti tecnologici che consentono l’interazione tra docenti e studenti. L’aula virtuale è ormai la nuova frontiera della formazione: gli studenti universitari ne usufruiscono ad esempio per conseguire lauree e master, i professionisti di varie categorie vi ricorrono per la formazione professionale continua ed è uno degli strumenti preferiti da chi decide di imparare una lingua; ma oggi i corsi di formazione a distanza sono cruciali anche nelle aziende per l’apprendimento del personale, il training o la riqualificazione delle competenze. L’e-learning prevede due modalità di fruizione:  

• formazione a distanza sincrona: formatore (o insegnante) e studenti si incontrano in un luogo digitale in tempo reale; è il caso di webinar e aule virtuali;   
• formazione a distanza asincrona: gli studenti hanno la possibilità di accedere ai materiali del corso in qualsiasi momento e in base alle proprie disponibilità di tempo.  

In base alle esigenze del lavoratore un’azienda potrà scegliere l’una o l’altra, o optare per una soluzione ibrida. 

Come fare formazione a distanza nelle aziende: le strategie chiave per un e-learning di successo 

Ma quali sono gli strumenti e le strategie chiave per una formazione aziendale a distanza efficace?  

Ecco alcuni dei passaggi più comuni per garantire ai dipendenti una esperienza formativa online coinvolgente.  

• Pianificare il percorso formativo tenendo conto degli obiettivi, del materiale didattico da distribuire, del budget a disposizione, della durata, delle informazioni che dovrà contenere e delle tecnologie a disposizione. 
• Scegliere la giusta piattaforma di e-learning. I Learning Management System (LMS) sono piattaforme web progettate per la creazione e l’erogazione di corsi di formazione online. Alcuni gestionali HR (come, ad esempio, quello messo a disposizione da TeamSystem) sono già provvisti al loro interno di LMS completi di tutte le funzionalità per gestire i vari percorsi formativi, distribuire il materiale didattico e favorire l’interazione tra le risorse e tra le risorse e il formatore. Le piattaforme più moderne dispongono inoltre di varie funzioni integrate, come l’analisi dei dati per migliorare la valutazione dell’efficacia dell’offerta e calibrarla sulle esigenze dei dipendenti. Alcune permettono agli utenti di partecipare alla formazione direttamente da mobile.  
• Utilizzare moduli interattivi. Quiz dal vivo, giochi o video aiutano a consolidare le conoscenze acquisite attraverso modalità di apprendimento più accattivanti. 
• Incoraggiare l’uso di forum e comunità online. L’utilizzo di chat, piattaforme come Slack, Asana o Microsoft Teams e di social media aziendali per condividere materiali e lavorare insieme favorisce un tipo di apprendimento collaborativo, stimolando la cooperazione e lo scambio di conoscenze tra pari. 
• Rendere il materiale didattico sempre accessibile. Assicurarsi che il materiale didattico sia accessibile da vari dispositivi e a tutti i dipendenti, inclusi quelli con disabilità: questo può richiedere l’uso di testi alternativi, sottotitoli nei video, strumenti di lettura dello schermo. 
• Digitalizzare il più possibile i contenuti didattici. La formazione a distanza ha il grande vantaggio di disporre di una varietà di contenuti multimediali, come video, presentazioni audiovisive, simulazioni o animazioni, che possono rendere il materiale più coinvolgente e comprensibile. 
• Decidere il format dei contenuti in base al tipo di pubblico a cui ci si rivolge. Esistono infatti diversi modi per creare un contenuto: registrazione di video che saranno fruibili dal lavoratore in qualsiasi momento, contenuti testuali o webinar dal vivo. 
• Customizzare i contenuti, ovvero la possibilità di personalizzare i materiali didattici in base alle esigenze e ai livelli di competenza dei partecipanti. 
• Offrire informazioni in pillole o piccole sezioni (microlearning). L’apprendimento si basa in questo caso su moduli o contenuti molto brevi, semplici ed efficaci, facilmente comprensibili e quindi adatti una migliore memorizzazione delle conoscenze. 
• Applicare tecniche di gamification. Ricorrere all’inserimento di elementi di gioco come punteggi, classifiche e premi può aumentare l’engagement e la motivazione dei partecipanti. Si incoraggiano in questo modo dinamiche e logiche tipiche del gioco impegnando gli studenti in competizioni amichevoli, che hanno lo scopo di potenziare i risultati del corso online. 
• Valutazione continua. Utilizzare strumenti di valutazione continua per monitorare il progresso di ciascun dipendente e identificare eventuali aree di miglioramento. 

Le sfide della formazione a distanza 

Una delle principali sfide dell’e-learning aziendale rimane il coinvolgimento dei partecipanti. Ma i rischi legati alla formazione a distanza sono molteplici:  

• l’assenza di un confronto faccia a faccia come succede in una sessione di formazione tradizionale, contribuisce a moltiplicare le occasioni di distrazione. Dall’altra parte dello schermo, infatti, potrebbero esserci partecipanti che nel frattempo gestiscono diversi compiti;
• la scelta di piattaforme non adeguate si riflette sull’accessibilità dei materiali: in questo caso molti dipendenti potrebbero avere difficoltà a trovare i materiali didattici o addirittura non avervi accesso;  
• la mancanza di interazione fisica può contribuire ulteriormente all’isolamento di un dipendente, soprattutto senza la giusta motivazione e in un conteso di lavoro da remoto;
• i problemi tecnici, ad esempio di connessione con relativi audio e video che vanno e vengono, sottraggono tempo alla formazione vera e propria e possono rendere l’esperienza poco motivante se non addirittura stressante. 

È per tutti questi motivi che la valutazione della partecipazione tramite analisi dei dati e feedback, diventa cruciale per migliorare eventualmente l’offerta formativa e mantenere alto il coinvolgimento dei dipendenti.  

Tutti i vantaggi della formazione a distanza dei lavoratori  

Se è vero che la formazione a distanza del lavoratore contribuisce a migliorare la qualità del lavoro e le competenze dei dipendenti rendendo l’azienda sempre più competitiva, è altrettanto vero che i corsi di formazione online sono un ottimo strumento per consolidare la collaborazione tra team e aumentare l’engagement del personale. Diversi studi hanno dimostrato che le aziende che usano l’e-learning per formare i loro dipendenti, sono le stesse che registrano un aumento del loro coinvolgimento: i dipendenti si sentono più soddisfatti e saranno quindi più produttivi. 

L’attenzione costante allo sviluppo e alla crescita delle risorse umane porterà il lavoratore a sentirsi valorizzato aumentando così la employee retention, ovvero le possibilità di rimanere più a lungo nell’azienda; una cultura della formazione, infatti, accresce il senso di appartenenza al gruppo.  Ma tra i vantaggi dell’e-learning nella formazione aziendale rientrano anche:  

• la flessibilità: tutti i dipendenti possono accedere da qualsiasi luogo e dispositivo ai materiali didattici e completare i corsi online nei momenti più consoni ai propri orari e ritmi di lavoro. Questo consente alle aziende di fornire formazione a distanza a dipendenti sparsi in diverse aree geografiche, riducendo i costi di trasporto e di alloggio associati alla formazione in presenza; 
• la tracciabilità e il monitoraggio: tramite gli strumenti digitali a disposizione è possibile tracciare e monitorare il progresso dei dipendenti e valutare così l’efficacia dei corsi, identificare eventuali lacune nell’apprendimento e fornire un supporto specifico a chi ne ha bisogno; 
• la personalizzazione dell’apprendimento: i responsabili della formazione potranno elaborare percorsi di apprendimento personalizzati in base alle esigenze e ai livelli di competenza dei singoli dipendenti. 

In conclusione, puntare sulla formazione, anche a distanza, delle risorse rappresenta una strategia decisiva per le aziende che mirano a crescere e restare competitive nel mercato attuale. In questo contesto, l‘utilizzo di software e gestionali avanzati – come TeamSystem HR – risulta di importanza fondamentale, in quanto offrono una piattaforma flessibile e scalabile per la delivery di contenuti formativi, la gestione delle performance e la misurazione dei risultati in tempo reale. Questi strumenti non solo facilitano l’apprendimento e l’interazione tra i partecipanti, ma permettono anche di personalizzare l’esperienza formativa in base alle esigenze specifiche di ogni realtà aziendale. Investire in tali tecnologie significa, quindi, non solo ottimizzare i processi di formazione ma anche valorizzare il capitale umano, stimolando la crescita professionale dei dipendenti e contribuendo, in ultima analisi, al successo dell’intera organizzazione.