Firma grafometrica e dematerializzazione in campo HR. Quando il digitale salva l’ambiente

“Turn your documents green!”

Con questo claim sosteniamo l’importanza di promuovere il passaggio dal cartaceo alla dematerializzaione dei documenti in tutti i settori del business. HR Manager e responsabili amministrativi in ambito risorse umane avvertono da anni la necessità  di gestire in modo snello i processi sottoscritti da ogni singolo soggetto aziendale, portandoli in conservazione sostitutiva attraverso l’archiviazione digitale.

Come promotori del passaggio al digitale, ci uniamo alle parole di McKinsey & Company:

“The world has entered an era of unprecedented natural resource challenges and opportunities that will require businesses and economies to make fundamental shifts in the way they operate.
We support private and public sector clients in tackling resource risks and enhancing their performance through higher resource productivity and a lower environmental footprint. We advise companies on how to capture emerging opportunities in energy, water, waste, and land use and how to harness the potential of clean technologies to create smarter systems, new jobs, and competitive advantage.”

Il concetto di sostenibilità  non è nuovo nel mercato globale.
Il grado di competitività  è cresciuto enormemente negli ultimi decenni. Verosimilmente, possedere una reputazione sostenibile può rappresentare la vera chiave di successo per distinguersi dai propri competitor.
Se alcune abitudini risultano ormai la norma, le innovazioni viaggiano a rilento nel mondo del business.

Cosa succederebbe se iniziassimo a sostituire i meeting aziendali con video-conferenze, garantendo un risparmio significativo a livello di costi di trasferte e inquinamento atmosferico? Cosa se pensassimo di limitare l’utilizzo della documentazione cartacea, digitalizzando i processi di gestione delle risorse umane?

Nel 2015 McKinsey ha reso pubblica una survey sul grado di consapevolezza delle Company in merito ai temi della sostenibilità  ambientale, constatando come gli Executive siano coscienti dell’importanza di una gestione sostenibile del business ma abbiano scarsa capacità  di tradurre il pensiero in azione concreta:

“Executives at all levels see an important business role for sustainability. But when it comes to mastering the reputation, execution, and accountability of their sustainability programs, many companies have far to go. Company leaders are rallying behind sustainability, and executives overall believe the issue is increasingly important to their companies’ strategy. But as it continues to grow into a core business issue, challenges to capturing its full value lie ahead. […]One such challenge is reputation management. Year over year, large shares of executives cite reputation as a top reason their companies address sustainability; of the 13 core activities we asked about, they say reputation has the most value potential for their industries. However, many of this year’s respondents say their companies are not pursuing the reputation-building activities that would maximize that financial value.”

Tra i motivi per i quali le aziende si avvicinerebbero al digitale in vista della sostenibilità  elenchiamo:
1- Il taglio dei costi (trasferte, manutenzione apparecchiature, stampa materiali)
2- L’assimilazione reale dei valori della sostenibilità  all’immagine aziendale

La sostenibilità  si manifesta:
1- Nella riduzione energetica nelle operazioni ordinarie
2- Nella riduzione dei rifiuti associati
3- Nell’aumento della sostenibilità  aziendale complessiva e della sicurezza sui dati

L’utilizzo di materiale cartaceo, con i relativi costi e sprechi associati, si presenta spesso come risposta a una carenza tecnologica nelle organizzazioni.
L’intento di innovare i processi di creazione, gestione, archiviazione e invio della documentazione ha certamente risvolti positivi.

Quali i vantaggi della dematerializzazione dei documenti aziendali?

1- Riduzione delle tempistiche della ricerca documentale
2- Rilevamento della partecipazione ad attività  di formazione
3- Ricezione di materiali tramite posta elettronica
4- Archiviazione in un unico luogo di tutti i documenti inerenti alle risorse umane
5- Indicizzazione dei documenti
6- Gestione delle autorizzazioni in base al tipo di file
7- Validazione dei documenti digitali

Lo sviluppo di tecnologie dedicate alla gestione documentale relativa alle risorse umane hanno consentito alle aziende di eliminare o ridurre pesanti archivi, semplificando importanti procedure.

La firma grafometrica si presenta come una dei primi passaggi al digitale per la replica di processi di operatività  abituale. Risulta utile nella:
1- Accettazione della Privacy sul trattamento dei dati personali
2- Registrazione ad attività  di formazione (presenze, partecipazione)
3- Ricezione di documenti associati
4- Consegna materiale infortunistico e DPI
5- Validazione delle attività  di valutazione dei dipendenti

Moltissimi istituti bancari hanno intrapreso il passaggio al digitale dotandosi di tablet biometrici in vista della trasformazione paperless della filiale.

La nostra suite TeamSystem HR permette una completa gestione paperless dell’aula. Dotando docenti e discenti di un tablet, tramite la nostra APP è possibile accedere ai contenuti, permettere al docente di interagire con i discenti e con i dispositivi d’aula (es. E-board, sistemi di videoconferenza) e gestire il registro elettronico con l’eventuale firma grafometrica.
Se si aggiunge la possibilita’ di gestire con la stessa APP anche un aula virtuale si ottiene la piena sostenibilità  delle attività  di training!