Perché digitalizzare i processi HR con il fascicolo documentale e la firma elettronica

In un mondo in cui il digitale è diventato sempre più importante per continuare a lavorare, “incontrarsi” e formarsi, un ruolo sempre più cruciale è rivestito dalla dematerializzazione documentale. Questa rivoluzione, che interessa ovviamente anche i processi HR, altro non è che l’abbandono dei plichi di documenti cartacei per andare sempre più verso la digitalizzazione con il fascicolo documentale e la firma elettronica.

D’altra parte, l’obbligo della fatturazione elettronica introdotto nel 2019, il GDPR con l’attenzione a come vengono utilizzati i dati, la gestione dei ticket sanitari in modalità digitale fanno capire come questo sia ormai un processo inarrestabile nonché diffuso. Perché? Perché conviene alle aziende sia in termini di spazio – meno stanze dedicate all’archiviazione dei documenti – sia in termini di ore impiegate dal personale nel tenere tutto in ordine. Non solo: diventa determinante per il dipartimento HR e il rapporto che ha con dipendenti e collaboratori.

Perché è necessaria la digitalizzazione dei documenti

Il periodo che stiamo vivendo ce l’ha dimostrato: è necessario centralizzare le informazioni, avere sempre a portata di mano, in una manciata di minuti, tutti i documenti che possono riguardare qualsiasi persona dell’azienda.

Contratti, cedolini, presenze, note spese, attestati di corsi di formazione, trasferimenti in altre sedi aziendali, visite mediche, e così via. Tutto quello che normalmente rappresenta fogli e fogli, ma che la digitalizzazione consente di avere in un sol colpo d’occhio. Ciò è ovviamente possibile grazie a software per la gestione documentale che lavorano in tal senso come la nuova soluzione TeamSystem HR All-in-One, un’unica proposta applicativa con diverse funzioni e contrassegnata da una logica data driven.

I vantaggi sono diversi, in primis per l’azienda, ma anche per il dipendente.

I vantaggi per l’azienda: risparmio di tempo, di spazio e maggiore efficienza e privacy

Lato azienda, c’è un risparmio di tempo, sicuramente, e di spazio.

Ditempo, perché il personale che non si occupa dell’archiviazione e della conservazione dei documenti cartacei può essere impiegato in altre attività.

Di spazio, perché dematerializzazione vuol dire liberare stanze, armadi, archivi e scrivanie. Inoltre, diventa tutto più celere ed efficiente – basta digitare nome e cognome della persona per trovare il fascicolo – oltre a garantire una maggiore protezione della privacy dei dipendenti, nel rispetto del GDPR.

In più, non dimentichiamo che stampare continuamente comporta dei costi, che riguardano non solo la stampa in sé, ma anche la manutenzione dei macchinari. L’ambiente ringrazia: meno documenti cartacei, più alberi risparmiati.
Questo può funzionare anche in ottica di CSR, ossia Corporate Social Responsibility: la tua azienda potrebbe decidere di piantare un certo numero di alberi in base a quanti ne ha risparmiati con la dematerializzazione. E, a cascata, ciò rende l’azienda più attrattiva dal punto di vista dell’employer branding. Come sappiamo, i Millennials e ancor di più la Generazione Z presta molta attenzione ad aspetti del genere quando sceglie l’azienda dove candidarsi.

I vantaggi per il dipendente: procedure più snelle e migliore comunicazione con l’azienda

Anche lato dipendente i vantaggi non sono affatto pochi. In primo luogo, il lavoratore troverà facilmente quello che gli serve e potrà accedere al suo fascicolo ovunque si trovi. Non sarà necessaria la sua presenza in azienda; gli basterà usare il software anche da casa o mentre è in viaggio per avere quel determinato documento.

Potrà poi evitare tante e-mail di richiesta, telefonate, appuntamenti. E quando dovrà firmare qualsiasi documento, non gli servirà altro che la firma elettronica: farà tutto in digitale. Ovviamente, al bisogno, potrà scaricare il documento.

Questo mette le basi per una comunicazione snella, veloce e immediata, migliorando il dialogo tra l’azienda e il dipendente e permettendo a chi si occupa di risorse umane di dedicarsi ad altre attività.