Costi del personale: la guida per una previsione accurata
I costi del personale rappresentano una delle voci di spesa più impattanti per un’azienda. La loro corretta gestione rappresenta una sfida complessa per le risorse umane e per il management. La previsione accurata di questi costi è però una componente fondamentale di una gestione fatta a regola d’arte: capire quali siano le spese da corrispondere per gli stipendi, i benefit, i premi, la formazione e altre voci legate ai dipendenti è essenziale per una pianificazione finanziaria efficace e per evitare di sostenere spese non preventivate.
In questa guida analizzeremo come, attraverso l’utilizzo dei dati raccolti tramite software specifici, sia possibile realizzare una previsione accurata dei costi del personale, in modo tale da affrontare al meglio le questioni relative al budget aziendale.
Cosa sono i costi del personale
Per costo del personale si intende la somma di tutti i salari pagati ai dipendenti, dei benefit aziendali corrisposti e delle tasse versate dal datore di lavoro. Oltre alla retribuzione lorda, alle ore lavorate e ai benefit presenti da contratto, un datore di lavoro deve quindi includere anche tasse e contributi previdenziali. Per i responsabili delle risorse umane e per i dirigenti è molto importante avere un’idea precisa di quale sia l’effettivo costo del personale e di quale siano le variabili che concorrono alla sua determinazione.
Quanto costa un dipendente?
Ma quanto costa un dipendente a un’azienda? Per comprendere, indicativamente, quanto incida un dipendente sulle casse societarie è necessario considerare più aspetti e suddividere le voci.
Le categorie che influiscono sul costo del personale sono le seguenti:
- Costo diretto del lavoro: questa voce è legata alla produzione e comprende gli stipendi dei dipendenti che producono un prodotto o un servizio.
- Costo indiretto del lavoro: non è legato alla produzione e riguarda tutti gli elementi necessari allo svolgimento delle attività del personale ma non riconducibili alla produzione.
Il costo di un dipendente si compone dello stipendio base (o salario orario), del processo di ricerca e selezione (ovvero dei costi sostenuti dall’azienda per l’assunzione), delle spese di gestione, delle tasse e dei contributi previdenziali.
Le principali componenti dei costi del personale si possono riassumere come segue.
- Stipendi e salari: retribuzione lorda, straordinari, premi di produttività.
- Contributi previdenziali e tasse: contributi obbligatori per pensioni e assistenza sanitaria, oneri fiscali legati al personale.
- Costi indiretti: formazione del personale, sicurezza sul lavoro, benefit.
- Assenze e turnover: costi legati alle assenze e alla sostituzione di dipendenti, ferie, malattie e permessi.
Queste spese si applicano per ogni lavoratore e vanno poi moltiplicate per il numero di dipendenti presenti in azienda.
Perché è importante prevedere i costi del personale
Una previsione accurata dei costi del personale assicura numerosi vantaggi all’azienda.
- Prevenire i rischi finanziari: errori nelle previsioni possono comportare carenze nel budget o spese inattese, con un impatto negativo sulla stabilità economica dell’azienda.
- Ottimizzare il budget: una previsione precisa dei costi del personale consente di distribuire risorse in modo strategico, riducendo gli sprechi e favorendo investimenti in ambiti chiave come formazione e benefit per i dipendenti.
- Fornire supporto alle strategie aziendali: sapere quanto si spende aiuta a definire politiche di assunzione, promozione e retribuzione in linea con gli obiettivi aziendali, evitando sorprese negative e garantendo la sostenibilità economica dell’azienda.
- Controllare i costi: prevedere i costi permette di monitorare le spese e di individuare eventuali scostamenti rispetto al budget previsto.
Costi del personale: come realizzare una previsione accurata
Stime e dati storici non rappresentano più le metriche da prendere in esame per ottenere un’accurata stima dei costi del personale. L’approccio tradizionale, infatti, presentava diverse limitazioni che sono state superate grazie all’avvento della digitalizzazione. La metodologia moderna non può prescindere dal ricorso agli strumenti digitali innovativi che, oltre a garantire l’automazione dei processi, consentono di risalire in modo rapido ai dati storici e di archiviarli in tutta sicurezza, facilitando la condivisione delle informazioni.
Per prevedere con un certo grado di precisione quali siano i costi del personale, occorre pertanto:
- effettuare la raccolta e l’analisi dei dati, che possono essere anagrafici (come età e livello di istruzione), retributivi (stipendi, benefit) o prestazionali, come ad esempio le valutazioni delle performance e gli obiettivi raggiunti. Inoltre, non vanno trascurati i dati sulle assenze (malattie, ferie, permessi) e sul turnover aziendale, da ricondurre alle assunzioni, alle dimissioni e ai licenziamenti;
- utilizzare software HR, ovvero strumenti digitali che permettono di centralizzare e analizzare tutti i dati relativi al personale, restituendo anche uno sguardo d’insieme sui trend di crescita salariale, come gli aumenti previsti e i rinnovi contrattuali. TeamSystem HR, ad esempio, consente di centralizzare i dati in un’unica piattaforma, di analizzarli in modo approfondito, per individuare correlazioni e pattern nascosti, e di creare modelli predittivi e simulare scenari diversi in base alle decisioni aziendali sul costo del personale. In questo modo, aiuta l’azienda a scegliere l’opzione più conveniente, prevedendo l’evoluzione dei costi nel tempo;
- coinvolgere i reparti aziendali. Una stima esatta non deve dipendere esclusivamente dall’operato del reparto HR. Per un’azienda è importante raccogliere input anche da altre aree di lavoro, per allinearsi con il budget complessivo e comprendere meglio le esigenze operative che influenzano il personale;
- monitorare variabili come i cambiamenti legislativi, congiuntura economica, crolli inattesi dei mercati, crisi di settore, piani di crescita o ristrutturazione. Tutti questi elementi possono avere un impatto sui costi del personale e provocare degli scostamenti dal budget.
Gli strumenti digitali per la previsione dei costi del personale
Le analisi per prevedere i costi del personale possono essere compromesse da diversi fattori. Dati incompleti o non aggiornati, ad esempio, possono compromettere le analisi effettuate. Cambiamenti sulle leggi sul lavoro o nella tassazione, possono alterare i costi e comportare spese impreviste. Anche la gestione del turnover è una variabile che rende difficile le previsioni, specie se questa è legata a eventi impronosticabili.
Tutti i nodi provocati da questi fattori possono essere sciolti affidandosi alle soluzioni tecnologiche. Mantenere un database HR aggiornato e utilizzare software di ultima generazione, ad esempio, riducono il rischio di errore.
Business Intelligence e Machine Learning contribuiscono, inoltre, ad aiutare i reparti HR. La prima può integrare i dati HR permettendo di realizzare report personalizzati e di identificare correlazioni tra i costi del personale e le performance aziendali. I modelli di Machine Learning, invece, possono garantire una maggiore precisione nelle previsioni, individuando possibili pattern nascosti nei dati.
Investire in questi strumenti di analisi avanzata consente di trasformare i dati grezzi in informazioni utili. Affiancare questa soluzione alla realizzazione di report periodici, invece, permette di confrontare la previsione con i costi realmente sostenuti. In ogni caso, la previsione dei costi del personale va integrata con il piano strategico a medio termine dell’azienda, che va in genere predisposto per un periodo di 3-5 anni.
Per favorire questo processo è consigliabile affidarsi a uno strumento come TeamSystem HR, un valido aiuto per tenere a mente tutte le componenti che concorrono a generare il costo del personale. Grazie a questo software, integrabile con altri sistemi aziendali, è possibile gestire al meglio le spese dell’azienda, monitorando i costi in tempo reale, prevedendo variazioni sul budget e basandosi sempre su dati storici.
