Come ottimizzare i costi del personale sfruttando i dati

In un mercato in evoluzione, la capacità di ridurre i costi permette alle aziende di fare la differenza. Quelle relative al personale sono spese che hanno un impatto significativo sulle casse societarie. In Italia, secondo le ultime rilevazioni Istat, il costo del lavoro per ora lavorata è pari in media a 29,4. Questo dato è la somma di 21,2 euro di retribuzione lorda, 8,1 euro di contributi sociali e 0,1 euro di costi intermedi.

Riuscire a mitigare queste voci di spesa permette a un’azienda  di liberare risorse da reinvestire in attività strategiche. Ma qual è la soluzione più efficace per ottimizzare i costi del personale? In questo articolo esamineremo come l’utilizzo dei dati possa aiutare ad assumere decisioni informate, consapevoli e strategiche.

Come ridurre i costi del personale?

Servirsi dei dati per migliorare la gestione del personale consente senza dubbio di ottimizzare i costi senza compromettere la produttività e il benessere dei dipendenti. È necessario sottolineare, però, che le soluzioni per ridurre i costi del personale possono anche prescindere dal ricorso ai dati.

In tal senso, l’outsourcing, ovvero l’esternalizzazione delle mansioni, in tutto o in parte , può rappresentare un valido aiuto. Delegare alcuni compiti permette all’azienda di ridurre i costi del lavoro, disporre di un supporto specializzato su aree di interesse e rivolgere le proprie attenzioni esclusivamente al core business. Lo staff leasing, il support in-house, la formazione interna continua dei dipendenti, la flessibilità, l’ottimizzazione delle assunzioni, i fringe e flexible benefit sono altre soluzioni che permettono di dare una concreta sforbiciata ai costi legati al personale.

Il supporto dei dati per ottimizzare le spese del personale

Se l’ecosistema di queste soluzioni, da solo, non dovesse bastare, ecco giungere in soccorso i dati. Utilizzarli nella gestione delle risorse umane consente di prendere decisioni concrete e basate su fatti. I dati possono essere usati per monitorare diverse dinamiche aziendali, come assenteismo, efficienza delle prestazioni, costi operativi e turnover. In questo modo restituiscono uno sguardo d’insieme puntuale e oggettivo, individuando le inefficienze e le aree di intervento.

L’approccio basato sui dati (data-driven) permette di:

• analizzare le tendenze: monitorare i dati storici (presenze, assenze, ferie, giorni di malattia, turnover, ore di straordinario) rivela pattern che consentono di agire rapidamente su aree critiche;
• prevedere sviluppi futuri: tramite l’analisi dei dati si possono individuare alti e bassi nei livelli di produttività e predisporre strumenti per pianificare e correggere. Così facendo, si riducono le spese superflue come quelle legate alle assunzioni determinate/temporanee o riconducibili all’overstaffing;
• gestire le risorse: una visione oggettiva aiuta i team HR a comprendere dove e come allocare le risorse e come perfezionare la distribuzione dei costi in base alle esigenze operative.

Analisi dei dati e costi del personale: come migliorare l’efficienza

L’analisi dei dati restituisce una fotografia esatta dell’operatività di un’azienda. Le imprese che sfruttano questa possibilità possono ottenere insight preziosi per correggere il tiro e sviluppare strategie migliori. Ecco come i dati possono aiutare a migliorare l’efficienza.

• Assenteismo: avere visibilità dei dati sulle assenze aiuta a individuare i motivi. Stress, burnout o problemi legati all’ambiente o alle condizioni di lavoro possono incidere negativamente sui livelli di produttività. Individuando questi fattori, l’azienda può predisporre misure preventive per ridurre i costi.
• Straordinari: in alcune aree si lavora troppo rispetto alla forza lavoro disponibile? Monitorare questa metrica permette di bilanciare equamente i carichi e di ridurre i costi supplementari legati agli straordinari.
• Prestazioni: definire KPI specifici consente di valutare le performance dei dipendenti, individuando le aree virtuose e quelle che necessitano di interventi formativi o migliorativi.
• Turnover: quanti dipendenti lasciano l’azienda? Averne contezza può aiutare a individuare i motivi, ponendo l’accento sui problemi legati alla soddisfazione del personale. Questa metrica permette di capire se salari e condizioni lavorative sono in linea con le esigenze e le aspettative dei dipendenti.

Come utilizzare i dati per ottimizzare i costi del personale

Molte aziende hanno già sperimentato un approccio data-driven per ottimizzare i costi del personale. Tramite l’analisi dei dati è possibile prevedere il fabbisogno di personale, pianificando le assunzioni di personale temporaneo solo se strettamente necessario ed evitando così i costi dei collaboratori utilizzati nei periodi di scarsa attività.

Già diverse aziende, ad esempio, si sono servite dei dati per gestire meglio la pianificazione dei turni, riducendo così gli straordinari e migliorando la qualità dei servizi offerti. Grazie alle sue funzionalità, è possibile automatizzare la gestione dei turni e delle presenze, disporre di analisi dettagliate delle performance e ricevere una reportistica accurata dei costi, semplificando l’individuazione delle aree in cui è possibile risparmiare.

Uno strumento innovativo per monitorare i costi del personale

Ottimizzare i costi del personale sfruttando i dati è una strategia che assicura un risparmio ma rappresenta anche un’opportunità per migliorare l’efficienza dell’azienda. In tal senso, dotarsi di strumenti digitali innovativi può fare la differenza. TeamSystem HR è la soluzione che aiuta le aziende a monitorare e gestire i costi del personale in modo efficiente. Integrando funzionalità di analisi dei dati, il software fornisce una panoramica dettagliata delle spese del personale, aiutando a individuare le inefficienze.