Cosa sono i digital workplace e perché oggi sono sempre più importanti

Se c’è qualcosa che ci ha insegnato la pandemia, è sicuramente che per la maggior parte dei lavori si può fare a meno di andare in ufficio. Abbiamo dovuto farlo durante i lockdown e continuiamo a farlo anche adesso che si è diffusa una nuova forma di lavoro, quello ibrido. In questo contesto, però, l’ufficio non muore affatto, anzi si trasforma e nascono i luoghi di lavoro digitali: i digital workplace.

Ma ovviamente non bastano due parole per definire quello che è un vero e proprio “mondo organizzativo”. Cerchiamo dunque di capire come si crea un digital workplace, quali caratteristiche deve avere e perché digital workplace e smart working non sono sinonimi.

Cosa si intende per digital workplace

Quando si parla di digital workplace, dare una definizione non è sicuramente semplice. Se ci volessimo affidare alla mera traduzione letterale, si tratterebbe di uno spazio di lavoro digitale. Ma in realtà è molto di più.

Secondo gli analisti di Gartner, società statunitense che si occupa di consulenza strategica e analizza i vari contesti imprenditoriali, il digital workplace è “una strategia d’impresa che abilita modalità di lavoro innovative e più efficaci, sfruttando tecnologie e modelli organizzativi orientati al lavoratore, migliorando il coinvolgimento e la produttività dei dipendenti”. Già da questa definizione si capisce come lavorare per obiettivi e secondo i propri tempi – cosa che di fatto è lo smart working – è sicuramente parte di un digital workplace, ma non è l’unica “condizione” che determina il luogo di lavoro digitale.

Alla base c’è sicuramente la volontà dell’azienda e un obiettivo ben preciso: portare le persone a collaborare e a sentirsi parte di un team, possibilmente non solo per un periodo limitato, ma per un arco di tempo lungo che faccia sì che questa collaborazione prosegua.

Tecnologie e strumenti del digital workplace

Nel digital workplace conta tantissimo l’uso delle tecnologie: sono queste, infatti, ad abilitare il lavoro, la collaborazione, ad aiutare le persone a sentirsi parte di qualcosa.

Gli strumenti devono essere sicuramente facili da usare e intuitivi e soprattutto è necessario che l’azienda non dia per scontato il loro utilizzo.

Ecco perché prima di dare vita a un workplace digitale è importante verificare le conoscenze che i lavoratori hanno in merito e soprattutto raccontare cosa c’è dietro questa strategia. Condividerla con i principali attori, ossia i responsabili, i dipendenti e i collaboratori, è fondamentale.

Ma di quali tecnologie e di quali strumenti parliamo nello specifico?

Può trattarsi di:

•  App mobile o app desktop, create apposta per il digital workplace o già esistenti, che danno la possibilità di accedere da remoto a chiunque e ogni volta che vuole.
• Condivisione di file e strumenti di content collaboration, che danno la possibilità di creare, editare e revisionare i contenuti da ogni device, dando allo stesso tempo al team IT la possibilità di verificare cosa sta succedendo.
  Strumenti collaborativi di questo tipo possono essere i tool di Google, pensati apposta per l’azienda, così come Slack, creato per favorire la comunicazione e la condivisione istantanea, solo per citarne qualcuno. O ancora: gli strumenti offerti da Microsoft e così via.
• Single Sign On (SSO), ossia un’autenticazione unica che si applica a tutti i servizi aziendali e permette di inserire le proprie credenziali una sola volta. In questo modo l’accesso non solo è più sicuro, ma anche più veloce.

L’approccio culturale

In tutto ciò, ha un ruolo importante la formazione dei responsabili e dei manager, non tanto e non solo nell’utilizzo degli strumenti, quanto piuttosto nella capacità di gestire le persone a distanza, capire le loro esigenze, ragionare per obiettivi e così via. Se un responsabile si approccia ai digital workplace con la volontà di controllare tutto e tutti, senza lasciare spazio all’autonomia e senza favorire la collaborazione, difficilmente potranno funzionare, anche sfruttando la migliore tecnologia possibile.

I contesti in cui affidarsi ai digital workplace

Ci si può affidare ai digital workplace quando si stanno sperimentando forme di lavoro ibrido. Nel momento in cui i lavoratori sono da remoto, infatti, questo gli consente di utilizzare qualsiasi strumento a loro disposizione, nel rispetto delle politiche aziendali e dell’uso di dati sensibili. Si tratta di un aspetto molto importante soprattutto per le persone che viaggiano e lavorano dall’aereo, dall’hotel e in città straniere. Ma vale anche ad esempio nell’ambito dell’assistenza sanitaria: i medici che si spostano da una struttura all’altra, in questo modo, possono avere un accesso istantaneo e sicuro a dati sensibili, ovunque si trovino.

I digital workplace sono ideali anche quando bisogna condividere progetti “top-secret” e per conservare informazioni particolarmente delicate; così come in un contesto formativo: grazie a questi spazi digitali i dipendenti possono ritrovare i corsi, chattare con i docenti, fare esercitazioni e così via.

Perché i digital workplace sono importanti

La pandemia ce l’ha insegnato: tutto quello che diamo per certo, anche nel mondo aziendale, non è detto lo sia. E questo anche a dispetto di tutte le previsioni che si possano fare.

Il cambiamento è all’ordine del giorno e un’impresa che vuole essere al passo con i tempi e soprattutto con le esigenze dei suoi dipendenti e collaboratori deve saperlo affrontare e guidare.

In un mondo del lavoro, poi, così profondamente cambiato e in cui la digitalizzazione ha conosciuto un’ulteriore accelerazione, sapersi affidare a digital workplace vuol dire essere competitivi nei confronti dei concorrenti ma non solo.

Inoltre, permettere alle persone di lavorare ovunque aumenta sicuramente la produttività oltre a renderle accountable, vale a dire pienamente responsabili di quello che fanno oltre che maggiormente consapevoli.

Anche in ottica di employer branding e di employee retention, comunicare che l’azienda favorisce queste modalità di collaborazione e lavoro attrae sicuramente nuove persone e trattiene quelle che lavorano al suo interno da tempo.