Comunicare con il dipendente via mobile: vantaggi e nuove tecnologie

Migliorare e digitalizzare la comunicazione interna è l’orizzonte verso cui guardano molte aziende. Per ottimizzare l’efficienza e l’interazione in un team, la comunicazione mobile tra azienda e dipendente si sta rivelando un elemento sempre più pregnante. Dialogare con continuità con i dipendenti, trasferire con puntualità e chiarezza i messaggi più importanti e individuare gli strumenti più idonei a perfezionare i flussi sono elementi chiave per creare un ambiente lavorativo coeso e produttivo.

In questo articolo esamineremo i principali vantaggi dell’uso di tecnologie mobili per semplificare il flusso di informazioni, aumentare la reattività e promuovere il coinvolgimento dei dipendenti, anche in situazioni di lavoro da remoto.

Cosa significa comunicare con il dipendente via mobile

Comunicare con i dipendenti via mobile significa rompere gli schemi e marcare una linea di frattura con i paradigmi del passato. Mentre fino a pochi anni fa le comunicazioni interne avvenivano principalmente tramite documenti cartacei, telefono fisso o (nelle ipotesi più all’avanguardia) e-mail, oggi i mutamenti della società e del mercato del lavoro reclamano nuove sfide. Le comunicazioni tra azienda e dipendenti sfruttano la connettività e le tecnologie mobili, con l’obiettivo di mantenere un dialogo costante e flessibile tra diversi livelli, con la possibilità di fornire e ricevere feedback istantanei.

La diffusione capillare degli smartphone e delle applicazioni mobili permette alle aziende di disporre di strumenti che le connettono in tempo reale ai dipendenti, a prescindere dalla posizione geografica.

In quest’ottica, le applicazioni mobili HR costituiscono una delle principali innovazioni. Questi strumenti non si limitano a facilitare la comunicazione a più livelli, ma permettono di gestire aspetti amministrativi (buste paga, ferie, aggiornamento delle informazioni personali) e di liberare tempo e risorse. La comunicazione mobile, pertanto, consiste in un ecosistema ampio di interazioni che migliorano l’operatività quotidiana di un’azienda.

Comunicazione mobile tra azienda e dipendenti: quali sono i vantaggi?

L’utilizzo di tecnologie mobile assicura una serie di vantaggi ad azienda e dipendenti. I principali si possono così riassumere:

• miglioramento dell’efficienza;
• ottimizzazione dell’interazione interna;
• semplificazione del flusso di informazioni;
• aumento della reattività;
• promozione dell’engagement dei dipendenti.

Migliorare l’efficienza

Beneficiando di dispositivi sempre connessi, i dipendenti possono ricevere e rispondere rapidamente ai messaggi, alle richieste o alle comunicazioni aziendali. Questo flusso consente di ridurre i tempi di attesa e di risolvere in modo tempestivo eventuali problemi. Se un dipendente deve richiedere un permesso o un giorno di ferie, ad esempio, può farlo direttamente dall’app mobile, ottenendo una risposta immediata dal responsabile delle risorse umane senza dover attendere il giorno lavorativo successivo. Inoltre, poter avere a disposizione strumenti lavorativi direttamente sul proprio smartphone, rende più efficiente la gestione delle attività quotidiane: dal monitoraggio delle attività alla gestione delle scadenze, passando per la compilazione di report dettagliati. A trarne vantaggio sono tutti i processi aziendali che, risultando più fluidi, contribuiscono a migliorare le performance dell’impresa.

Ottimizzare l’interazione interna

La comunicazione mobile agevola l’interazione tra i diversi livelli aziendali. Servendosi di un’HR app mobile, i manager possono comunicare in modo rapido con i dipendenti, riducendo i tempi di attesa. Allo stesso modo, i dipendenti hanno una maggiore facilità nel comunicare con i superiori, anche in maniera più informale rispetto ai metodi tradizionali. Un’interazione fluida si rivela utile in contesti di lavoro distribuito, in cui i dipendenti possono trovarsi ad operare in sedi diverse o a lavorare da remoto.

Semplificare il flusso di informazioni

La possibilità di ricevere aggiornamenti in tempo reale su annunci importanti, come ad esempio le variazioni della policy aziendale o le opportunità formative, riduce il rischio che le informazioni vengano ignorate o perse. In questo modo ogni dipendente è sempre aggiornato sulle ultime novità. A questo si aggiunge la possibilità di accedere a documenti aziendali dal proprio dispositivo, senza dover contattare le risorse umane o cercare documenti cartacei.

Aumentare la reattività

La comunicazione mobile permette alle aziende di rispondere rapidamente ai cambiamenti esterni e interni. Se una novità normativa impatta sulle procedure aziendali, ad esempio, il team HR può inviare istantaneamente le nuove linee guida, facendo sì che tutti i dipendenti siano aggiornati . Anche i dipendenti possono giocare un ruolo importante, segnalando problemi o avanzando suggerimenti per migliorare l’efficienza e generare un vantaggio competitivo.

Promuovere l’engagement dei dipendenti

La comunicazione mobile favorisce il coinvolgimento dei dipendenti, anche da remoto. Le app HR offrono ai lavoratori l’opportunità di sentirsi parte del team anche quando operano da remoto o da sedi distanti. Ciò avviene grazie alla possibilità di partecipare a sondaggi, fornire feedback e ricevere aggiornamenti puntuali sulle performance. Il senso comunitario accresce il coinvolgimento, con ricadute positive sulla motivazione e sulla produttività, contribuendo a generare una cultura aziendale inclusiva.

Come facilitare la gestione e la comunicazione via mobile

Una HR app mobile è una piattaforma che consente la gestione delle risorse umane direttamente da dispositivi mobili. Queste applicazioni permettono a manager e dipendenti di accedere a una vasta gamma di funzionalità (annunci, buste paga, contratti, ferie, permessi, presenze, accesso a programmi di formazione), riducendo il bisogno di strumenti tradizionali.

Tra le soluzioni all’avanguardia per la comunicazione mobile tra azienda e dipendenti, merita una menzione particolare TeamSystem HR. Il gestionale in Cloud, infatti, ha anche un’app associata che permette di entrare in contatto con le risorse in qualsiasi momento e investire così sulla people mobile strategy di dipendenti e collaboratori, in un dialogo sempre attivo e di valore tra azienda e dipendenti. People App di Teamsystem HR:

• ha un sistema di alert che consente al lavoratore di ricevere comunicazioni aziendali, anche in risposta a una domanda specifica (tipo permessi o ferie);
• permette un notevole risparmio di tempo per tutte quelle attività che prima erano cartacee;
• condivide informazioni in maniera del tutto sicura;
• aumenta la fidelizzazione dei lavoratori.