Come calcolare i costi del personale e mantenere il controllo finanziario

Calcolare i costi del personale è un aspetto fondamentale per i dipartimenti delle risorse umane. Comprendere tutte le componenti che contribuiscono a comporre questa spesa permette alle aziende di mantenere il controllo finanziario, ottimizzare il budget e assicurare la sostenibilità a lungo termine. Questa voce di spesa non si limita solo allo stipendio, ma include anche benefit, contributi previdenziali, trattamento di fine rapporto, spese per la formazionee anche accessorie come rimborsi, trasferte, ferie o straordinari. L’ecosistema di queste voci ha un impatto significativo sul fatturato e sui guadagni di un’impresa.

In questa guida esamineremo come calcolare il costo del personale e come gestirlo in modo efficiente, approfondendo metodi per ottimizzare le spese e mantenere il controllo finanziario con il supporto di strumenti digitali utili per semplificare il monitoraggio e l’analisi dei dati.

Costo del personale: quali sono le voci di spesa?

L’errore comune che si commette quando si parla di costo del personale è associarlo alla sola voce “buste paga”. I costi del personale, in realtà, comprendono anche altre spese che un’azienda è tenuta a sostenere, che siano esse dirette (retribuzione) o indirette, ovvero non direttamente legate alla produzione, ma ugualmente importanti per lo svolgimento dell’attività lavorativa.

Il costo del personale comprende quindi un insieme di voci di spesa:

• costi per l’assunzione;
• retribuzione annua lorda (RAL);
• tredicesima e quattordicesima;
• contributi previdenziali (INPS e INAIL);
• spese di gestione;
• trattamento di fine rapporto (TFR);
• spese per il welfare;
• altre spese.

Costi per l’assunzione

Quanto spende un’azienda per assumere un dipendente? Questa voce passa spesso sottotraccia, ma non può non venire considerata. Il costo da sostenere per una nuova assunzione incide sull’efficienza dei processi di acquisizione e riguarda onboarding, costi interni ed esterni. Se, ad esempio, la fase di recruitment viene gestita internamente, bisogna investire nei software di ricerca per pubblicare annunci mirati e coinvolgenti; se, al contrario, il recruiter è esterno, bisogna corrispondere una fee per il suo lavoro. L’onboarding, invece, comprende tutte le spese necessarie a far sì che il nuovo assunto si integri e familiarizzi con la nuova realtà lavorativa.

Retribuzione Annua Lorda (RAL)

Questa voce riguarda la retribuzione percepita da un dipendente durante un anno solare. Il valore viene quindi dato dalla moltiplicazione dell’importo della retribuzione lorda mensile per dodici, ovvero il numero delle mensilità standard. Eventualmente, bisogna anche includere le spese da sostenere per la tredicesima e la quattordicesima, a seconda della tipologia del contratto in essere, dell’inquadramento del lavoratore e del ruolo svolto.

Tredicesima e quattordicesima

Si tratta di due modalità di sostegno al reddito di un lavoratore dipendente. La tredicesima è obbligatoria e spetta a tutti i dipendenti: viene corrisposta nel mese di dicembre, in previsione delle festività natalizie. La quattordicesima, invece, è facoltativa e prevista soltanto in alcuni settori. Viene in genere erogata nel mese di luglio, in vista delle ferie estive.

Contributi previdenziali

Restano a carico del datore di lavoro anche tasse e contributi previdenziali. Tra questi rientrano i contributi INPS, che consentono al dipendente di ottenere prestazioni come pensione, cassa integrazione, malattia e maternità, e i contributi INAIL, relativi all’assicurazione dei lavoratori contro malattie e infortuni sul lavoro. L’ammontare di questi contributi varia in funzione del RAL, della qualifica e della posizione del dipendente e dell’ambito in cui opera l’azienda per cui presta servizio.

Spese di gestione

Questa categoria è vasta e comprende sia le spese infrastrutturali che quelle accessorie. Entrambe, ovviamente, variano a seconda del tipo di azienda e delle modalità di lavoro concesse a dipendenti e collaboratori. Sotto la prima voce possono rientrare, ad esempio, le spese per affitto, utenze e attrezzature: sebbene non siano direttamente riconducibili al singolo dipendente, rientrano comunque – in percentuale – nei costi a lui associati. Tra le spese accessorie, invece, si possono includere quelle relative ai software gestionali per le risorse umane oppure ai buoni pasto.

Trattamento di fine rapporto (TFR)

Conosciuto più volgarmente come liquidazione, il Trattamento di Fine Rapporto è la somma che un’azienda deve corrispondere al dipendente una volta concluso il rapporto lavorativo, che sia per pensionamento, dimissioni o licenziamento. L’ammontare di questa cifra è pari alla RAL divisa per 13,5 e va accantonata ogni anno.

Spese per il welfare

Tra le spese indirette, vanno incluse quelle per i benefit, che rappresentano uno strumento essenziale per attrarre i talenti e accrescere l’engagement di chi già lavora in azienda. Tra le “spese per il benessere” vanno incluse quelle riconducibili al cibo (buoni pasto, mense), le assicurazioni sanitarie private, gli incentivi per lo sport e i contributi per le spese sostenute per i trasporti per raggiungere il posto di lavoro.

Altre spese

Oltre alle già citate spese riguardanti la ricerca, la selezione, l’inserimento e la formazione, meritano di essere incluse quelle riguardanti i rimborsi spese, gli ammortamenti relativi alle attrezzature utilizzate, gli eventi di team building e i costi per le certificazioni utili a essere in regola e ad accrescere il proprio bagaglio professionale.

I metodi per calcolare i costi del personale

Una volta identificate le componenti principali che impattano sui costi del personale, è possibile procedere al calcolo. Il metodo più comune è quello del costo annuale del dipendente. Per effettuarlo occorre sommare la RAL di un dipendente, aggiungendo contributi previdenziali e costi accessori.

In alternativa, è possibile calcolare il costo per ogni ora lavorativa. Questo approccio è utile per singoli progetti o per valutare il costo del personale su base oraria. Per effettuarlo, dopo aver calcolato il costo annuale totale, occorre dividerlo per il numero di ore lavorative annuali.

Non va dimenticato come strumenti digitali avanzati permettano di automatizzare il calcolo dei costi del personale, integrando le voci di spese e restituendo report dettagliati che concorrono a ridurre gli errori e a migliorare l’efficienza.

Perché è importante monitorare i costi del personale?

Il monitoraggio dei costi del personale permette di prevedere eventuali scostamenti dal budget previsto e di pianificare con un grado di precisione elevato gli investimenti futuri, permettendo ad un’azienda di operare con una visione completa e di adeguare – di conseguenza – il suo cash flow.

Per ottimizzare le procedure di calcolo, garantendo una maggiore competitività aziendale, è consigliabile effettuare un’analisi periodica dei processi interni per identificare inefficienze e migliorare l’organizzazione del lavoro. Risulta una strategia utile anche quella di investire nella formazione della forza lavoro, con l’obiettivo di ridurre i costi legati agli errori o alla bassa efficienza.

La soluzione più efficace è tuttavia quella di digitalizzare la gestione delle risorse umane. Come farlo? Ad esempio, adottando strumenti come TeamSystem HR, la soluzione All-in-One che permette di semplificare la gestione dei dati e automatizzare processi complessi, offrendo una panoramica esaustiva e oggettiva delle spese sostenute e da sostenere. La piattaforma è pensata per facilitare il monitoraggio e l’analisi dei dati e per controllare ogni processo relativo al personale: dall’amministrazione alla gestione, dalla salute alla sicurezza sul lavoro. Oltre a gestire ogni fase del processo amministrativo, il software offre soluzioni complete per aree come il recruiting, il welfare, la gestione delle performance, e gli aspetti legati alla compensation, fino ad arrivare allo sviluppo e alla formazione delle risorse umane.