In Leroy Merlin la gestione dei collaboratori è più efficace con TeamSystem

“La collaborazione tra i 2 team, quello di Leroy Merlin ltalia e di Teamsystem è stata ottimale: noi avevamo le idee chiare sui nostri obiettivi e loro sono stati altrettanto bravi a entrare nella logica dei nostri processi verso un obiettivo comune: integrare e semplificare l’amministrazione delle risorse umane.” Nadia Gentilini, HR Manager di Leroy Merlin Italia
Leroy Merlin è un’azienda della Distribuzione Moderna Organizzata specializzata nel commercio di prodotti di bricolage e fai da te: fa parte di gruppo Adeo ed è al primo posto nel mercato francese, al secondo in Europa e al quarto nel mondo. Offre una vasta scelta di prodotti e di servizi per la casa e il giardino con l’obiettivo di aiutare il cliente a migliorare l’ambiente in cui vive.

Nata in Francia nel 1923 a opera di Adolph Leroy e Rose Merlin, arriva in Italia nel 1996 con l’apertura del primo punto vendita di Solbiate Arno (VA). A oggi conta 49 punti vendita distribuiti su tutto il territorio nazionale con un totale di 6.900 collaboratori, per un fatturato di oltre 1 miliardo di euro.
Nel mondo Leroy Merlin ha circa 330 punti vendita in 13 paesi con oltre 98.000 collaboratori.

La trasformazione digitale coinvolge tutta l’azienda

“Siamo un’azienda in continuo movimento e la nostra idea di innovazione è partita nel 2009 dal movimento VISION 2020 che ha coinvolto tutti i Collaboratori del Gruppo, di tutte le insegne in tutto il mondo, a cui è stato chiesto come si immaginavano la Società nel 2020.” – Spiega Nadia Gentilini, HR Manager di Leroy Merlin Italia – “Abbiamo fatto un percorso di ispirazione interno ed esterno, siamo andati in giro per il mondo per vedere e conoscere altre aziende, fare esperienze d’acquisto emozionali e farci ispirare dalle multinazionali che già stavano vivendo la trasformazione digitale.”

Da li sono nati i cantieri di trasformazione: il cantiere Cross Canale poi divenuto Omnicanale, i cantieri Diversity e Semplificazione, il concetto di negozio Vision (poi realizzato a Solbiate), la nuova Generazione Y e Millenium. Dal cantiere Semplificazione è nato il progetto “FREE YOUR TIME” dove le parole chiave sono state «SEMPLIFICAZIONE» e «INTEGRAZIONE».

“I sistemi di amministrazione delle risorse umane sono stati rivisti a partire dal 2014” – continua Nadia Gentilini – “All’inizio abbiamo fatto un tour in tutti i negozi, intervistando collaboratori di ogni ruolo e funzione, per capire cosa si aspettavano da un nuovo sistema di Payroll e Time. Abbiamo identificato e mappato tutti i “GESTI MESTIERE” a basso valore aggiunto e determinato gli automatismi che avrebbero incrementato il valore aggiunto. Inoltre, abbiamo analizzato i flussi che alimentavano i nostri sistemi informatici e rivisto i processi interni per adeguarli alle nostre nuove esigenze. L’esito di questa attività è stato il progetto realizzato con Teamsystem che propone moduli in grado di comunicare tra loro e utilizza una anagrafica unica per alimentare tutti i sistemi in modo integrato.”
“Grazie al software Teamsystem abbiamo realizzato una anagrafica unica, a cui agganciare tutti i moduli della gestione del personale, dalla rilevazione delle presenze al payroll, dai dati di budget alla contabilizzazione dei costi del personale e la pubblicazione degli elaborati nel portale dei collaboratori.”
“Siamo partiti a novembre 2016 con la pianificazione degli orari, a dicembre con la gestione dei cartellini delle presenze e il workflow per le 450 persone dei servizi interni e le 700 persone dei comitati negozi e il 31 gennaio 2017 abbiamo messo in linea i nuovi cedolini per quasi 7000 dipendenti (Payroll). Da subito abbiamo alimentato i flussi contabili e i budget e ricavato dati statistici per rilevare l’organico medio e l’assenteismo.”
“Ogni collaboratore è identificato con un codice LDAP che gli permette di accedere a tutti i sistemi aziendali in base al profilo e alimenta “Yunity”, una intranet a cui tutti i 98.000 collaboratori nel mondo hanno accesso e con cui scambiano dati e informazioni.”

L’integrazione è il plus più apprezzato

Sul fronte IT, il cambiamento più forte rispetto al passato è l’integrazione: mentre i sistemi precedenti non si parlavano tra di loro, con il nuovo sistema,  basato sui prodotti Teamsystem, sono stati integrati in modo nativo.

“Prima, per passare le informazioni  da un sistema ad un altro dovevamo ricorrere a svariati trucchi, perché le soluzioni software non erano nativamente integrate, con tempi di elaborazione e comunicazione tra manager e dipendenti molto lunghi, senza avere la situazione aggiornata in tempo reale, per non parlare dei rischi di errori per l’imputazione manuale dei dati. Ora con TeamSystem i processi sono molto più fluidi e veloci e i dati sono sempre aggiornati.”
Nel corso del 2017 Leroy Merlin implementerà anche il progetto “VALADEO” per la gestione dell’azionariato diffuso e del portafoglio titoli del 99 % dei collaboratori che sono anche azionisti.

Inoltre, il movimento VISION si è trasformato in “CAP 2025” un nuovo progetto che prevede l’integrazione e la semplificazione di tutti i processi aziendali convergenti a livello mondiale.

Leroy Merlin affianca al service di TeamSystem per l’area paghe, le soluzioni HR in Cloud per le aree di rilevazione delle presenze, workflow giustificativo delle assenze/presenze, pianificazione delle ferie, pianificazione grafica dei turni. Il tutto integrato dalla piattaforma POLYEDRO.