Impara a comunicare, se vuoi farti ascoltare

Il sottotitolo ideale per questo articolo sarebbe la citazione di un politico statunitense che disse “Non scrivere perché tu possa essere capito, scrivi perché tu possa non essere frainteso”, più calzante per il web dove la comunicazione è scritta anziché orale.

Forse ti starai chiedendo perché insisto sull’importanza della comunicazione in ambito web: vediamo di scoprirlo insieme, analizzando la tua attività quotidiana.

Il tuo lavoro di professionista si basa fondamentalmente sulle relazioni: con clienti e fornitori acquisiti o potenziali, collaboratori, colleghi…

Cos’hanno in comune i tuoi interlocutori? Semplice, sono persone, a prescindere dalle loro caratterizzazioni di business. Sono certo però che in funzione della tipologia di relazione che intrattengono con te il linguaggio cambia, sia dal punto di vista verbale che paraverbale, cioè quello che dici e come lo dici

Il mondo digitale è un po’ diverso rispetto a quello reale per diversi motivi:

• Il linguaggio verbale (cosa dici) si effettua in modalità asincrona nella maggior parte dei casi, cioè non c’è un confronto diretto e immediato ma ci si esprime attraverso la parola scritta.
• Il linguaggio paraverbale (come lo dici) scompare, a meno che non vengano utilizzati video o streaming
  Se viene a mancare la relazione “fisica” è fondamentale decidere la modalità con cui ti relazioni perché i destinatari della comunicazione sono eterogenei .

Cosa significa tutto ciò? Che la citazione usata all’inizio di questo articolo diventa imprescindibile e quindi devi prestare attenzione ad alcuni accorgimenti:

• Evitare il gergo specialistico… a meno che non si sia sicuri che il lettore lo conosca! Parlare in modo troppo tecnico e difficilmente comprensibile anziché dare dimostrazione di competenza provoca diffidenza e minor collaborazione da parte dei tuoi interlocutori.
• A proposito di acronimi… Alzi la mano chi non ha mai ricevuto una lettera scritta con parole, sigle e acronimi sconosciuti, che rendevano incomprensibile il messaggio del mittente. Riporta sempre la descrizione estesa e l’eventuale traduzione di un acronimo la prima volta che lo usi in modo che il suo significato sia chiarito una volta per tutte.
• Ricordati che i destinatari della tua comunicazione sono… Persone! Usa perciò un linguaggio che sia comprensibile a chiunque legge, esprimendo i tuoi concetti in modo semplice e chiaro, evitando le frasi fatte e puntando sulla concretezza.
• L’efficacia della tua comunicazione dipende dalla tua capacità di ascolto quindi, prima di scrivere, è fondamentale ascoltare attentamente e comprendere le richieste dei tuoi interlocutori altrimenti diventa un dialogo tra sordi.

Concludo con un’altra citazione, questa volta di Pascal: “Mi scuso per la lunghezza della mia lettera, ma non ho avuto il tempo di scriverne una più breve”. Perché questa frase? Per spiegarti che i testi lunghi, i periodi contorti e le frasi ampollose non aumentano l’importanza del testo, né esaltano il suo contenuto. E nemmeno danno all’autore una patente di professionalità. Al contrario.

Essere chiari nella sintesi dimostra conoscenza degli argomenti e capacità di concentrare in poche parole la loro spiegazione; inoltre stimola chi è interessato a richiedere approfondimenti, magari attraverso un contatto diretto, dove potrai essere analitico e sciogliere qualsiasi dubbio.

Il risultato? Il più delle volte un nuovo cliente.