Digitalizzazione della PA: il Registro di Protocollo Informatico
Le Pubbliche Amministrazioni sono chiamate già da tempo ad una vera e propria rivoluzione digitale che ha imposto loro di rivedere i propri processi.
Tra gli adempimenti di natura digitale a cui sono state obbligate vi è la digitalizzazione del Registro di Protocollo informatico.
Infatti già dall’11 ottobre 2015 vige l’obbligo per le PA di inviare in conservazione con cadenza giornaliera il registro giornaliero di protocollo, secondo quanto disposto dall’articolo 7, comma 5 delle Regole tecniche per il Protocollo informatico.
Si tratta di un registro che fa parte del sistema di gestione informatica dei documenti e contiene la registrazione di protocollo di ogni documento ricevuto o spedito dalla PA. Per tale registro è dunque obbligatoria la forma del documento informatico e la conseguente conservazione digitale.
Il relativo documento informatico dovrà possedere le caratteristiche di staticità, immodificabilità, integrità, che vengono garantite dal trasferimento dello stesso all’interno del sistema di conservazione.
L’art. 7, c. 5, del DPCM 3.12.2013 (regole tecniche sul protocollo informatico), in tema di misure di sicurezza dei sistemi di protocollo informatico, richiede che il registro giornaliero di protocollo sia trasmesso al Sistema di Conservazione, entro la giornata lavorativa successiva a quella della sua produzione, garantendone l’immodificabilità del contenuto.
Cos’è il Registro del protocollo informatico
Vediamo più in particolare che cosa viene protocollato all’interno di questo registro e quali sono i contenuti minimi di ciascuna registrazione.
I documenti oggetto di protocollazione e registrazione sono i seguenti:
- Documenti ricevuti e spediti dalla PA;
- Documenti informatici;
- Comunicazioni ricevute o inviate dalle caselle di posta elettronica;
- Comunicazioni ricevute o inviate dalle caselle di posta elettronica certificata;
- Istanze e le dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica.
Per ciascuna di queste tipologie documentali, la relativa registrazione di protocollo richiede la memorizzazione delle seguenti informazioni:
- Numero di protocollo del documento, generato automaticamente dal sistema;
- Data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema;
- Mittente, per i documenti ricevuti, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti;
- Oggetto del documento;
- Data e il protocollo del documento ricevuto, se disponibili;
- Impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica;
- Indicazione del registro nell’ambito del quale è stata effettuata la registrazione.
Inoltre è necessario che il registro contenga non solo tutte le registrazioni di protocollo eseguite nell’ambito della giornata, ma a seguire anche gli eventuali annullamenti o modifiche (parziali o totali) effettuate nella giornata riferiti a registrazioni dei giorni precedenti.
Perché il Registro del protocollo informatico deve diventare digitale
La conservazione digitale del Registro può essere svolta all’interno della struttura organizzativa dell’Ente, oppure affidandola, in modo totale o parziale, a conservatori accreditati.
L’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) ha prodotto un documento specifico, “Produzione e conservazione del registro giornaliero di protocollo”, contenente le istruzioni per la regolare tenuta del registro. In questo documento ha precisato, tra le altre cose, quali sono i metadati minimi da associare al Registro giornaliero di protocollo, definendo come metadati un insieme di dati associati a un documento informatico utili per identificarlo e descriverne il contesto, il contenuto e la struttura, nonché per permetterne la gestione nel tempo nel Sistema di Conservazione. Tali metadati sono quelli con cui il registro deve entrare nel processo di conservazione digitale.
Il percorso verso la totale digitalizzazione della PA è ancora lungo, ma questo del Registro di Protocollo Informatico è un tassello diventato ormai imprescindibile.
