Come viaggiare per lavoro in maniera sostenibile

Transport for London ha di recente pubblicato la guida “Sustainable business travel” che si propone di offrire una breve disanima dei principi alla base dei c.d. viaggi d’affari sostenibili illustrando anche brevi case study di organizzazioni che hanno implementato schemi di successo. La guida, inoltre, fornisce riferimenti ad altre iniziative di viaggi sostenibili e una serie di link per approfondire alcune delle indicazioni suggerite.

Sustainable business travel mi è parsa di particolare interesse per gli studi professionali per evidenti motivi: sebbene l’abitudine a organizzare call con clienti e colleghi e a lavorare da remoto sia stata ampiamente sdoganata in pandemia -e di conseguenza, si siano ridotti gli spostamenti dei professionisti- resta ancora molto da fare per rendere sostenibili quei trasferimenti che ancora sono ineludibili o vengono, comunque, giudicati necessari.

Ma che cosa si intende per viaggio d’affari sostenibile?

Il viaggio d’affari sostenibile è tale se viene analizzato sotto il profilo della gestione dei costi, degli impatti sociali e delle conseguenze ambientali generate dall’uso di diversi mezzi utilizzati. Più puntualmente, Transport for London ha definito il viaggio d’affari come:

“Il viaggio compiuto da un dipendente (io mi permetto di aggiungere “e di un professionista”) durante l’orario di lavoro per adempiere a doveri operativi (le necessità della sua funzione) o a esigenze non operative (ad esempio, viaggi per riunioni interne e formazione). Il costo di questa attività è quindi sostenuto dall’organizzazione anziché dall’individuo.”

È importante notare che le politiche riguardanti i viaggi d’affari di un’organizzazione possono influenzare anche altri tipi di trasferimenti, quali i viaggi pendolari, le consegne e gli acquisti.

In tutti i casi, i tre elementi che devono essere considerati nell’ottica di viaggiare in modo sostenibile sono:

• Sostenibilità finanziaria: ossia il costo finanziario totale dei viaggi d’affari dei dipendenti/professionisti ma anche l’impatto del viaggio d’affari sull’efficacia ed efficienza operativa. In tal senso va considerato il costo finanziario del viaggio d’affari ma, anche, il tempo trascorso in viaggio, durante il quale un dipendente/professionista non è produttivo.
• Sostenibilità sociale: in questo ambito rientrano le considerazioni su salute e sicurezza e anche l’impatto dei viaggi sulla salute e il benessere di dipendenti e professionisti. E’ importante assicurarsi, da un lato, che le policy e le pratiche di viaggio adottate dall’organizzazione rispettino la normativa su salute e sicurezza e, dall’altro, che le esigenze di viaggio imposte a dipendenti e professionisti non comportino condizioni di stress o altri impatti sulla loro salute.
• Sostenibilità ambientale: ossia l’impatto ambientale derivante dall’operatività dell’organizzazione e dai viaggi d’affari di dipendenti e professionisti. In quest’alveo, rientrano le iniziative di gestione dei viaggi d’affari mirate a ridurre al minimo le emissioni di gas serra, anidride carbonica (CO2) o inquinamento e l’adozione di pratiche di approvvigionamento sostenibili così da garantire che i fornitori operino in modo consapevole dal punto di vista ambientale.

Per raggiungere questi obiettivi, è necessario che lo studio gestisca secondo una strategia ben precisa i viaggi d’affari. In tal senso deve:

• ridurre i viaggi non necessari, evitando spostamenti che possono essere gestiti diversamente o trovando alternative ai viaggi;
• utilizzare mezzi di trasporto alternativi, riducendo le emissioni di CO2 e, al contempo, promuovendo un uso migliore del tempo dedicato al viaggio;
• ridurre l’uso dei veicoli e migliorare l’efficienza operativa interna, minimizzando gli sprechi, ottimizzando i consumi di carburante e utilizzando tecnologie pulite quando possibile.

Fondamentale per qualsiasi strategia di business travel di successo è monitorare efficacemente i costi dei viaggi di tutta l’organizzazione. Sulla base del principio che “non si può gestire ciò che non viene misurato”, è indispensabile tenere traccia delle destinazioni di viaggio e dei costi sostenuti per raggiungerle, in modo da individuare tutte le opportunità di risparmio pur soddisfacendo appieno le esigenze organizzative.

Quali sono i vantaggi derivanti dall’adozione di una strategia di “business travel”?

Non sono certa che gli studi professionali ad oggi siano dotati di una vera e propria strategia riguardante i viaggi d’affari sostenibili: credo piuttosto che agiscano ancora utilizzando senz’altro il buon senso ma senza fare delle vere e proprie riflessioni integrate.

Vale la pena, invece, sottolineare i vantaggi derivanti da una strategia di business travel tra cui, in particolare:

• ridurre la necessità di viaggiare e migliorare, di conseguenza, le prestazioni e l’operatività;
• risparmiare tempo e denaro attraverso politiche e pratiche di viaggio più efficienti;
• ridurre le emissioni che impattano sulla qualità dell’aria e sul cambiamento climatico;
• migliorare la reputazione complessiva dell’organizzazione e, di conseguenza, ottenere un vantaggio competitivo.

I risparmi finanziari si ottengono razionalizzando le opzioni di viaggio, mettendo in discussione le necessità “aziendali” e definendo una gerarchia di alternative per promuovere prima le opzioni sostenibili. Questo modo di procedere porterà inevitabilmente a significativi risparmi di costo che avranno un impatto diretto sul risultato e sui margini di profitto dello studio.

I benefici ambientali sono strettamente correlati alla riduzione della necessità e della frequenza dei viaggi e alla certezza che venga utilizzata l’opzione più efficiente dal punto di vista ambientale, quando il viaggio è indispensabile. E’ utile anche considerare che le informazioni raccolte su base continuativa come parte di una strategia di business travel sostenibile possono essere integrate nella documentazione ambientale, ad esempio nell’ambito della norma ISO 14001 o nella rendicontazione delle emissioni di gas serra di Scope 3.

Non solo. Migliorare la sicurezza e il benessere del personale in viaggio riduce gli impatti dei viaggi d’affari sull’ambiente e sulla comunità aiutando, nel contempo, a rispettare la legislazione.

I benefici per dipendenti e professionisti derivano da politiche volte a migliorare l’equilibrio tra vita lavorativa e vita privata e salute, offrendo loro maggiore flessibilità e l’opportunità di scegliere come lavorare. Promuovere la condivisione dell’auto per i viaggi d’affari o fornire una flotta di veicoli efficienti dal punto di vista ecologico – per esempio per il tipo carburante utilizzato e relativamente alle emissioni di carbonio prodotte- può anche offrire benefici aggiuntivi, consentendo a dipendenti e professionisti di viaggiare con mezzi sostenibili di cui altrimenti magari non disporrebbero.

E ancora una volta, l’adozione di questo genere di politiche, può portare a un rafforzamento della retention di dipendenti e professionisti e a un aumento dell’attrattività dello studio nei confronti di potenziali collaboratori.

Tabella 1: Esempi di azioni in una strategia di viaggio d’affari sostenibile

• Alternativa al viaggio – sostituire gli incontri de visu con videoconferenze o mondi virtuali
• Viaggi combinati – ridurre la frequenza dei viaggi d’affari fissando più incontri durante un unico trasferimento e gestendo meglio il tempo
• Efficienza – incoraggiare e indirizzare il personale verso modalità di viaggio più sostenibili ed efficienti dal punto di vista dei consumi e delle emissioni di carbonio
• Flotta green – mettere a disposizione del persone una flotta ecologica da usare per i viaggi d’affari
• Stili di guida – fornire consigli e formazione sulla guida efficiente dal punto di vista dei consumi
• Pianificazione anticipata – pianificare i viaggi per evitare periodi di congestione, scegliere luoghi più facilmente accessibili