Certificazione UNI 11871: l’occasione da cogliere per studi legali e commercialisti

Se la UNI EN ISO 9001 è conosciuta come la norma a livello internazionale per garantire la qualità dei servizi e prodotti a tutela dei consumatori e si rivolge a qualunque tipologia di azienda, di qualunque settore (contiene i requisiti minimi che il Sistema di Gestione per la Qualità di un’organizzazione deve avere per garantire la qualità di prodotti e servizi), la recente norma UNI 11871 è nata specificamente per il settore professionale e, in particolare, detta i principi e criteri organizzativi che devono essere soddisfatti negli studi legali e di commercialisti. Già il titolo della norma ne sintetizza la portata: “Studi professionali di Avvocati e Dottori Commercialisti – Principi organizzativi e gestione dei rischi connessi all’esercizio della professione per la creazione di valore”.

Il focus della norma, così come voluta da ASLA, Cassa Forense e UNI, è sull’organizzazione e sulla tutela del valore prodotto dallo studio professionale e relativa gestione dei rischi connessi. Di riflesso, una buona organizzazione garantisce anche qualità di servizi e, quindi, tutela dei consumatori, a cui ha già pensato la famigerata ISO 9001.

Una nuova opportunità

Una nuova opportunità, dunque, per studi legali e di commercialisti: certificare la propria organizzazione in conformità ai principi organizzativi sanciti dalla norma UNI 11871, per distinguersi sul mercato e valorizzare la creazione di valore in ogni suo aspetto e dimensione.

Ogni tipo di studio legale e commercialisti, indipendentemente dalla dimensione, organizzazione e geolocalizzazione può accedere alla certificazione.

Questo vuol dire cogliere l’occasione non solo di avere il “bollino” in quanto tale, ma di attivare un vero e proprio processo di transizione culturale che si realizzi in una nuova organizzazione per processi. Per gli studi di piccole dimensioni può essere il momento per mettere mano ad un fattore da troppo tempo trascurato, quale l’organizzazione manageriale delle attività. Per gli studi di medie dimensioni è invece l’occasione di introdurre migliorie a processi organizzativi spesso solo iniziati; mentre per le grandi realtà professionali può essere il fattore conclusivo di un processo già avviato e che necessita solo di un metodo certificato per essere spendibile anche all’esterno.

L’adozione di un gestionale per studio legale può facilitare questo processo.

Quali vantaggi?

A fronte di investimenti di tempo, energie e risorse umane dedicate, l’attuazione della norma UNI 11871 può condurre l’organizzazione ad avere numerosi vantaggi, per esempio:

• può rappresentare il, punto di partenza per la transizione culturale necessaria in studio (cultura manageriale nella gestione dell’organizzazione interna);
• permette di efficientare i processi e le risorse interne;
• permette lo sviluppo del brand di studio verso il mercato;
• aumenta le performance verso i clienti fidelizzandoli;
• sviluppa nuovi modelli di leadership in studio;
• riduce i rischi connessi ad errori e mancanze nello svolgimento delle attività professionali;
• può rappresentare una valida base per il business development dello studio;
• introduce e sviluppa le tematiche di sostenibilità e ESG.

Se questi sono i vantaggi più rilevanti, molti altri se ne aggiungono come nel gioco del domino, dove una volta avviato un processo le conseguenze (questa volta benefiche) sono continue, come le sue ricadute in termini di clima interno, di qualità dei servizi, di retention dei talenti, solo per citarne alcune.

I punti chiave della norma

Tra i punti chiave della UNI 11871 possiamo riassumere i seguenti, così da fornire un primo quadro della sua portata:

• oltre alla necessaria nuova mentalità, la norma conduce a ripensare tutta l’organizzazione interna secondo processi, ruoli, funzioni, verifiche e interventi correttivi
• avremo così l’inserimento in studio di documenti operativi quali l’organigramma, il funzionigramma e le procedure
• prevede l’utilizzo di policy, che rappresentino linee guida da seguire, la vision e le strategie operative utili
• sono previste procedure di selezione sia per i collaboratori interni, che per gli esterni e i fornitori
• anche la formazione è contemplata come asset organizzativo dalla norma, con percorsi di formazione dedicati alle hard skills e alle soft skills, con continuità e periodicità di verifiche
• è previsto l’inserimento di criteri di valutazione del work-life balance per garantire qualità di vita professionale e personale ai componenti dello studio
• prevede criteri organizzativi per la gestione delle location, in modo che siano luoghi di lavoro confortevoli e adeguati alla qualità di vita professionale e personale, nonché valutazione dell’impatto del lavoro sulla vita familiare dei componenti.
• prevede l’applicazione di criteri di inclusività, sostenibilità, dal trattamento dei praticanti ai percorsi di carriera professionale.

Come certificarsi?

Il primo passo del processo che si conclude con la certificazione è la predisposizione di un sistema organizzativo certificabile secondo la UNI 11871, mediante l’assistenza di un consulente a sua volta certificato sulla norma UNI 11871, che guiderà le fasi di preparazione e organizzazione dello studio.

Le fasi da seguire per ottenere la certificazione del proprio sistema organizzativo, come indicato dalla norma, sono:

• l’analisi di contesto, per capire il contesto in cui si muove lo studio professionale e i fattori interni ed esterni che lo influenzano;
• la mappatura interna della situazione iniziale dell’organizzazione di studio;
• l’individuazione dei processi organizzativi utili anche ai fini della certificazione;
• l’analisi dei rischi connessi ai singoli processi;
• l’analisi delle opportunità inerenti i cambiamenti organizzativi;
• l’individuazione dei ruoli da attribuire ai fini della certificazione e rinnovi all’interno dell’organigramma di studio;
• l’attività di informazione e formazione continua a vantaggio di tutti i componenti dello studio;
• la produzione, raccolta e conservazione di tutta la documentazione relativa all’organizzazione di studio e relativi processi.

La certificazione è una scelta, quindi avviene su base volontaria. La norma UNI 11871, in conclusione, individua criteri e principi per organizzarsi e gestire i rischi connessi all’esercizio della professione, in modo da poter creare in futuro valore e proteggerlo. In sostanza, spiega cosa e come farlo.

La certificazione, infine, viene rilasciata da appositi organismi di certificazione, che sono stati a loro volta autorizzati dall’unico ente di accreditamento: ACCREDIA. Se lo studio dimostra di essere conforme alla norma, l’organismo di certificazione rilascia la certificazione, così come i successivi rinnovi.