Le migliori strategie di integrazione aziendale per uffici legali

In un ambiente aziendale sempre più complesso e competitivo la collaborazione legale interdipartimentale, ovvero la comunicazione tra l’ufficio legale e i diversi reparti di un’azienda, si rivela cruciale per il successo dell’intero gruppo. In particolare, la sinergia tra gli uffici legali e i vari dipartimenti come Finanziario, Risorse Umane e Gestione Operativa migliora l’efficienza, consente una conoscenza più approfondita dei clienti e favorisce l’adozione di modelli di business vincenti. In questo articolo scopriremo quali sono le migliori strategie di integrazione aziendale tra uffici legali e gli altri reparti, e quali sono i benefici derivanti da un’efficace integrazione, come la riduzione dei tempi di risposta, l’ottimizzazione dei processi decisionali e un aumento generale dell’efficienza aziendale.  

Come costruire una collaborazione legale inter-dipartimentale di successo

Le relazioni cross-funzionali in azienda, cioè la collaborazione tra professionisti di reparti diversi, permettono di condividere informazioni e dati rilevanti: così i team cross funzionali non solo sono in grado di prendere decisioni migliori, ma sono anche più produttivi e comunicano meglio. In questo panorama i dati parlano chiaro: secondo l’ultimo studio pubblicato dall’ ACC 2023 Chief Legal Officers (CLO) Survey “l’86% dei Legal Counsel ha dichiarato di essere occasionalmente o frequentemente coinvolto in iniziative strategiche al di fuori del settore legale”; significa che gli uffici legali risultano oggi sempre più interconnessi con il resto dei dipartimenti aziendali. 

Ma una collaborazione legale interdipartimentale di successo richiede una pianificazione strutturata e il ricorso ad alcune strategie di integrazione aziendale. Eccone alcune. 

• Promuovere una cultura aziendale basata sulla reciproca comprensione dei ruoli, sulla conoscenza e il rispetto tra le diverse funzioni. Ogni dipartimento coinvolto in una strategia di integrazione deve avere chiari i propri compiti e il proprio ruolo.  

• Creare obiettivi condivisi. Solo in questo modo sarà possibile evitare di avere dipartimenti con obiettivi contrastanti, che potrebbero portare alla competizione piuttosto che alla cooperazione.  

• Stabilire canali di comunicazione chiari e trasparenti rendendo l’integrazione accessibile a tutti. Avere un sistema di comunicazione efficace tra i reparti di un’organizzazione è indispensabile per garantire a tutti i dipartimenti di essere adeguatamente informati. 

• Evitare linguaggi tecnici o specializzati. Ogni dipartimento ha una propria lingua che i dipendenti di altri reparti potrebbero non essere in grado di capire. Quando si comunica tra reparti diversi meglio evitare quindi questo tipo di terminologia per prevenire confusione ed evitare la creazione di un divario tra i reparti. 

• Incoraggiare sinergie tra uffici legali e finanziari. L’ufficio legale, ad esempio, dovrebbe essere direttamente coinvolto nella revisione di contratti, conformità normativa e gestione del rischio, ma con un allineamento costante con il dipartimento finanziario per le implicazioni economiche. La stretta collaborazione tra questi due dipartimenti permette di individuare e mitigare i rischi contrattuali e finanziari, migliorando l’efficienza dei processi decisionali.  

• Garantire la collaborazione tra ufficio legale e risorse umane. La gestione collaborativa tra Legale e HR è cruciale, soprattutto in situazioni di contenziosi lavorativi o di conformità normativa. Attraverso un approccio integrato, le aziende possono gestire in modo più efficace le problematiche relative alle risorse umane, come la stesura di contratti di lavoro e la gestione dei licenziamenti. 

• Usare strumenti di comunicazione innovativi all’interno di un ecosistema tecnologico esistente. L’uso di piattaforme digitali per la gestione condivisa dei documenti e della comunicazione interna è essenziale per facilitare il dialogo tra uffici legali e altri dipartimenti. Oggi i tradizionali metodi di comunicazione e condivisione non sono più sufficienti a garantire una integrazione aziendale efficace, è necessario rivolgersi infatti alle più avanzate soluzioni legaltech: software di gestione dei progetti integrati con sistemi aziendali, CRM, database, strumenti per videoconferenze, sistemi di comunicazione unificata, social o chat aziendali, piattaforme per l’automazione del flusso di lavoro, gestionali in cloud (come ad esempio TeamSystem Enterprise Legal) per monitorare le attività, redigere, rivedere e finalizzare i vari accordi legali e collaborare con il personale esterno e interno tramite un’unica piattaforma.  

I vantaggi di un’efficace integrazione aziendale

Vediamo i principali benefici derivanti da un’integrazione tra uffici legali e altri dipartimenti aziendali.

• Riduzione dei tempi di risposta. La gestione collaborativa tra il dipartimento legale e quello finanziario porta, ad esempio, a una riduzione dei tempi di approvazione dei contratti e un’ottimizzazione dei costi, aumentando l’efficienza generale. 

• Ottimizzazione dei processi legali aziendali. La cooperazione tra un ufficio legale e gli altri dipartimenti aziendali rende i processi legali più snelli: tramite l’integrazione le aziende possono non solo collegare, ottimizzare e automatizzare i processi legali in tutta l’organizzazione, ma anche offrire esperienze più fluide a clienti e dipendenti. 

• Maggiore efficienza. La collaborazione tra uffici legali e operativi snellisce e automatizza i flussi di lavoro, migliorando l’efficienza aziendale complessiva. 

• Rispetto della compliance. Una efficace collaborazione legale interdipartimentale garantisce un maggiore rispetto delle normative vigenti, contribuendo ad una corretta valutazione delle minacce e delle opportunità.