Strumenti per lo smart working nello Studio legale

Lo smart working sta rivoluzionando il modo in cui gli Studi legali operano, offrendo flessibilità e ottimizzazione dei processi e oggi rappresenta una valida alternativa organizzativa.

L’ormai crescente digitalizzazione degli Studi legali spinge sempre più avvocati a gestire da remoto i propri clienti e le varie attività legali, grazie a strumenti tecnologici all’avanguardia. L’adozione di software specifici facilita la gestione del lavoro da remoto, mantenendo alti standard di efficienza e sicurezza dei dati. Tutto questo sta lentamente trasformando l’attività forense in un vero e proprio Studio legale telematico, con software in Cloud disponibili su qualsiasi dispositivo e accessibili da ovunque, in grado di dare forma a un unico ecosistema lavorativo tra chi lavora in presenza e chi opera in modalità agile. Ma quali sono le soluzioni digitali disponibili e i vantaggi dello smart working negli Studi legali?

I principali software per il lavoro da remoto degli avvocati

La digitalizzazione degli Studi legali e delle attività forensi rappresenta oggi l’elemento discriminante tra gli Studi che, grazie all’adozione delle nuove tecnologie, hanno saputo trasformare i propri modelli operativi migliorandone l’efficienza e quelli che invece ne sono rimasti ai margini. Sono sempre di più i professionisti del diritto che decidono di dotarsi infatti di strumenti di videoconferenza, servizi per la dematerializzazione dei documenti, gestionali per la semplificazione dei flussi di lavoro o per la gestione degli aspetti amministrativi e fiscali, e piattaforme per consentire ai propri collaboratori di lavorare da remoto. Scopriamo nello specifico di cosa si tratta.

Software per la gestione documentale

Si tratta di adottare sistemi di archiviazione digitale e software per la gestione dei documenti (contratti, bilanci, dichiarazioni fiscali, pratiche amministrative) in uno spazio comune e condiviso, dove chiunque sia dotato di autorizzazione può accedere per consultarli e/o modificarli. La scelta varia in base alle esigenze specifiche e alle dimensioni dello Studio. Le soluzioni oggi disponibili possono includere software di gestione integrati e piattaforme di collaborazione online, che insieme a soluzioni di archiviazione in cloud, offrono ai vari collaboratori la possibilità di lavorare in team da remoto in qualsiasi luogo si trovino e di condividere documenti in modo sicuro anche con i clienti.

I documenti possono essere così scambiati, condivisi, archiviati a norma o aggiornati in tempo reale e in modo efficiente e sicuro da tutti i collaboratori, direttamente online o tramite download e upload dalla piattaforma.

La funzionalità di controllo delle versioni permette di tenere traccia delle modifiche apportate ai documenti nel corso del tempo, garantendo conformità normativa e coerenza delle informazioni. È il caso, ad esempio, di TeamSystem Studio Legal, un software per la gestione del personale da remoto che grazie alle sue molteplici funzioni, permette di monitorare in tempo reale tutti i procedimenti, automatizzare i flussi di lavoro e implementare l’uso di strumenti collaborativi. Accessibile da qualsiasi dispositivo, un avvocato potrà in qualsiasi momento consultare la propria agenda aggiornata: impegni, appuntamenti e scadenze saranno sempre a portata di mano.

Piattaforme di collaborazione

Un altro passaggio fondamentale per la gestione dello smart working in uno Studio legale è facilitare la comunicazione attraverso l’utilizzo di videoconferenze, chat, piattaforme online (come Slack, Asana, Zoom, Skype o Microsoft Teams) e di social media aziendali per condividere materiali e lavorare insieme o comunicare con il cliente anche se a distanza. Gli Studi sono così in grado di offrire consulenza legale da remoto in modo più efficace.

Piattaforme in cloud

Tra i principali software per il lavoro di un avvocato da remoto si distinguono le piattaforme in Cloud, quelle cioè accessibili via web, ospitate e gestite da provider esterni. Sono progettate per mettere a disposizione di tutti i professionisti dello Studio uno spazio di lavoro sul web dove è possibile invitare i vari dipendenti a collaborare, assegnare ruoli e permessi, archiviare, condividere, tracciare e consultare velocemente documenti, fatture, atti o contratti in modo sicuro, rapido ed efficiente. Un esempio è TeamSystem Netlex in Cloud, il software che trasforma lo Studio legale in uno Studio telematico permettendo, ad esempio, di depositare atti da qualsiasi dispositivo o controllare, grazie a un’Agenda Digitale, udienze e appuntamenti in ogni momento e ovunque ci si trovi. È semplice, affidabile, sicuro, veloce e accessibile da qualsiasi luogo, ideale per consultare pratiche in pochi e semplici click e tenere sotto controllo tutte le attività e le informazioni associate.

Soluzioni di Cybersecurity

L’adozione dello smart working e l’uso di strumenti digitali necessari a facilitarlo, vuol dire anche investire in soluzioni di cybersecurity per proteggere i dati sensibili condivisi da accessi non autorizzati. Le piattaforme più moderne sono oggi in grado di proteggere i dati con le tecnologie più all’avanguardia come sistemi di crittografia capaci di rendere illeggibili i dati in caso di furto o accesso non autorizzato, autenticazione a due fattori, backup automatici e strumenti per la gestione delle identità.

Strumenti di formazione a distanza

Lo smart working cambia anche il volto della formazione. L’offerta formativa nello Studio legale diventa e-learning e la formazione si fa a distanza, tramite piattaforme accessibili da Pc, smartphone o tablet, dove si condividono contenuti multimediali e strumenti digitali in grado di offrire un percorso formativo, senza la necessità di seguire le lezioni in presenza. In questo caso ci si affida alle cosiddette Learning Management System (LMS), piattaforme web progettate per la creazione e l’erogazione di corsi di formazione online. Alcuni gestionali sono già provvisti al loro interno di LMS completi di tutte le funzionalità per gestire i vari percorsi formativi, distribuire il materiale didattico e favorire l’interazione tra studenti e tra studenti e docente.

I vantaggi dello smart working in uno Studio legale

Ma cosa spinge uno Studio legale ad adottare lo smart working? Le ragioni sono molteplici.

• Maggior equilibrio tra vita privata e lavoro. Lavorare da casa e con orari più flessibili significa migliorare il work-life balance, ovvero la possibilità di conciliare sfera personale e vita lavorativa. Un avvocato che può gestire il proprio tempo con maggiore autonomia, risparmiando energie e costi legati agli spostamenti per raggiungere la sede di lavoro, si sentirà più soddisfatto e coinvolto. Un dipendente soddisfatto è anche un lavoratore motivato a partecipare al raggiungimento degli obiettivi dello Studio; in termini pratici vuol dire una maggiore produttività.
• Riduzione dei costi operativi. Per uno Studio legale adottare politiche di smart working significa anche abbattere i costi associati alla gestione degli spazi fisici, come affitti e utenze, destinando queste risorse a investimenti in tecnologia e formazione. Consente inoltre una gestione più efficace delle risorse e dei flussi di lavoro, ottimizzando i processi e abbattendo i costi superflui.
• Efficienza operativa. Uno dei vantaggi della digitalizzazione degli Studi legali in seguito all’adozione dello smart working è la possibilità di ridurre le inefficienze e gli errori, aumentando così la produttività.