Best practices per ridurre i costi negli Studi legali
L’ottimizzazione dei costi rappresenta una sfida cruciale per gli Studi legali che cercano di rimanere competitivi su un mercato sempre più saturo. Oggi l’adozione di tecnologie innovative come l’automazione e software di gestione delle pratiche possono diminuire notevolmente il tempo e le risorse spese in attività routinarie e ripetitive, ma anche l’outsourcing di servizi non essenziali, come la contabilità e l’IT, permette agli Avvocati di svolgere le mansioni principali dello Studio riducendo i costi fissi. Per non parlare delle pratiche di lavoro flessibile (uffici virtuali e lavoro da remoto) che, oltre a ridurre i costi relativi a una sede fisica, aumentano la soddisfazione e la produttività dei dipendenti. Da non sottovalutare poi il ruolo della formazione continua per prevenire errori costosi e mantenere il personale aggiornato sulle ultime tendenze. Scopriamo quali sono le migliori tecnologie e pratiche in grado di aiutare gli Studi legali a ridurre i loro costi operativi senza compromettere la qualità del servizio offerto.
Automatizzare i processi operativi
Uno dei primi passi per una efficace gestione economica degli Studi legali è quello di semplificare le operazioni affidandosi a tecnologie innovative come quelle basate sull’uso dell’Intelligenza Artificiale e del Machine Learning, che consentono di svolgere più rapidamente la maggior parte delle attività amministrative o di backoffice: la gestione documentale, la fatturazione, i solleciti, la gestione delle scadenze e dei budget, l’analisi dei contratti o la preparazione di documenti.
La revisione dei contratti che in genere richiederebbe un lavoro di giorni o mesi, può ad esempio ora essere eseguita in pochi minuti, così come l’archiviazione, la condivisione, il monitoraggio e la consultazione di documenti grazie a specifici software di gestione. Anche l’intero processo di fatturazione può essere automatizzato tramite software di contabilità che sono in grado di personalizzare le fatture (il formato, il logo, le condizioni generali e i termini di pagamento), catalogarle, numerarle e inviare promemoria in vista delle scadenze; gli stessi software possono analizzare flussi di cassa, generare report e prevedere i costi futuri con maggiore precisione. Mentre pratiche di analisi predittive sono capaci di fornire modelli previsionali per valutare l’esito di un caso, le probabilità di vittoria, il tempo necessario per la sua risoluzione e i costi associati.
L’automazione dei processi operativi migliora l’efficienza organizzativa dell’intero Studio, riduce la quantità di tempo e il numero di risorse tradizionalmente impiegate per svolgere compiti ripetitivi e rende i collaboratori disponibili per attività più complesse e creative. Tutto questo si traduce in un risparmio dei costi di gestione e in una maggiore produttività. Un esempio di gestionale progettato per migliorare la redditività degli Studi legali è quello di TeamSystem Studio Legal, ideale per la gestione completa delle pratiche, dalla fase di acquisizione del cliente fino alla fatturazione e archiviazione.
Outsourcing dei servizi non core
Esternalizzare servizi non core in uno Studio, come ad esempio quelli informatici, è un’altra strategia utile per ridurre i costi di gestione. Affidarsi a fornitori esterni specializzati può risultare più economico rispetto al mantenimento di un dipartimento IT interno, soprattutto per Studi legali di piccole e medie dimensioni. È il caso delle piattaforme in Cloud, accessibili da qualsiasi luogo e da qualsiasi dispositivo: anziché ospitarle su server propri e dover affrontare eventuali spese di manutenzione, aggiornamento e risoluzione di problemi, è possibile affidarne la gestione a un fornitore esterno di servizi Cloud, che si occuperà di tutti gli aspetti tecnici dall’installazione alla manutenzione, abbattendo così i costi di gestione tradizionalmente sostenuti per avere un reparto IT interno all’azienda.
Incoraggiare il lavoro flessibile
Uffici virtuali, pratiche di lavoro flessibile e smart working sono tutte tecniche in grado di ridurre significativamente i costi legati alla necessità di avere degli spazi fisici. La parola chiave è mobilità: l’obiettivo è spostare il più possibile la produttività su dispositivi mobili che permettono ai professionisti del settore legale di collaborare in tempo reale, accedere rapidamente a informazioni condivise e fare di più ovunque ci si trovi. Forme di lavoro flessibile aumentano inoltre il livello di soddisfazione dei dipendenti e di conseguenza la produttività, riducono il turnover e i costi associati alla formazione di nuovi assunti.
Investire nella formazione continua
Promuovere la formazione continua e la crescita professionale consente di rimanere sempre aggiornati sulle ultime novità e mantenere un vantaggio competitivo nel settore grazie ai servizi offerti. Imparare per esempio a utilizzare correttamente un software e a eseguire le regolari procedure di manutenzione significa evitare errori che potrebbero costare molto in termini economici. Educare tutti i collaboratori di uno Studio a riconoscere le truffe online o a usare gli strumenti giusti per proteggere i dati dei propri clienti è fondamentale per limitare la vulnerabilità dei sistemi e scongiurare errori umani che potrebbero provocare ingenti perdite.
L’insieme di queste best practice può contribuire a ridurre i costi sostenuti da uno Studio legale e aiuta i professionisti del settore a concentrarsi su aspetti del business a più alto valore aggiunto, avendo la tranquillità di rispettare il budget e di razionalizzare tutte le spese.
