Quali Manager sono fondamentali per uno Studio Legale di successo?

Negli ultimi venti anni il mercato dei servizi legali ha subito profondi cambiamenti, spinto da fattori legati alla crisi economica, alla globalizzazione, all’innovazione tecnologica e all’aumento della concorrenza. Gli studi legali si trovano oggi a dover affrontare clienti sempre più esigenti, che richiedono servizi specializzati, tempi di risposta rapidi e tariffe competitive. In questo scenario, la gestione efficace dello studio è diventata cruciale per mantenere la propria posizione sul mercato, attrarre nuovi clienti e rimanere competitivi.

Tradizionalmente, gli studi legali si sono concentrati principalmente sullo sviluppo delle competenze professionali dei propri avvocati, trascurando spesso l’importanza di una solida struttura organizzativa e gestionale. Con l’aumento della complessità del mercato è diventato però evidente come la sola presenza di professionisti qualificati non sia più sufficiente per garantire il successo a lungo termine dello studio, necessitando di uno staff qualificato che supporti e organizzi le attività di studio. Gli avvocati, spesso, sono focalizzati sulla loro attività professionale e non hanno le competenze o il tempo necessario per occuparsi degli aspetti organizzativi e gestionali dello studio. È qui che entrano in gioco le figure manageriali, il cui ruolo è quello di supportare i professionisti nelle attività non strettamente legali, ma ugualmente fondamentali per lo studio. Lo studio legale è così diventato nel tempo una organizzazione con due anime: i professionisti, che svolgono le attività tecniche della professione e lo staff che svolge una funzione di supporto, coordinamento e gestione di tutti gli aspetti organizzativi, economici e di comunicazione dello studio.

Il ruolo dei manager negli studi legali


Anche lo staff, come la componente professionale, prevede gerarchie e specializzazioni. La segretaria tuttofare, che siamo stati abituati a vedere negli studi tradizionali per decenni, è oggi rimpiazzata da figure specializzate, come personal assistant, receptionist, office manager, giusto per cominciare con alcuni esempi.

L’introduzione di figure manageriali all’interno dello studio legale rappresenta un passo verso una gestione più efficiente ed efficace della struttura. Dallo studio tradizionale si passa così allo studio-impresa, organizzato con criteri più vicini all’azienda, che al vecchio studio. Questi professionisti, dotati di competenze specifiche in ambito gestionale e organizzativo, possono contribuire in modo significativo al miglioramento delle performance dello studio: interagiscono con le figure apicali di studio, spesso gestiscono altre figure di staff e portano innovazione e competenze nel contesto di studio.

Tra le principali figure manageriali che possono essere integrate nell’organico di uno studio legale, troviamo:

1. Il direttore generale (DG): responsabile della gestione complessiva dello studio, della definizione delle strategie di crescita e dello sviluppo del business, insieme al Managing Partner, che è il professionista delegato alla direzione dello studio.
2. Il responsabile delle risorse umane (HR Manager): si occupa della selezione, formazione e gestione del personale, nonché dello sviluppo di politiche di retention e di welfare aziendale. Le risorse umane rappresentano il vero capitale di uno studio legale. Per questo motivo, è fondamentale che gli studi legali investano in attività di gestione, sviluppo e formazione del personale, al fine di attrarre e trattenere i migliori talenti e garantire un’elevata qualità dei servizi offerti. L’HR Manager è la figura professionale che si occupa di questi aspetti, supportando i legali nella selezione del personale, nella definizione dei percorsi di carriera, nella gestione delle performance e nella formazione continua. Inoltre, l’HR Manager può svolgere un ruolo importante nel promuovere il benessere organizzativo e la motivazione del personale, attraverso l’implementazione di politiche di welfare aziendale, la gestione dei conflitti e la promozione di un clima di lavoro positivo e collaborativo.
3. Il responsabile marketing e comunicazione (Marketing & Communication Manager): definisce e implementa le strategie di marketing dello studio, curando l’immagine e la reputazione della struttura sul mercato.
4. Il responsabile IT (IT Manager): gestisce l’infrastruttura tecnologica dello studio, assicurando l’efficienza dei sistemi informatici e la sicurezza dei dati.
5. Il responsabile amministrativo e finanziario (CFO): si occupa della gestione finanziaria dello studio, del controllo di gestione e della pianificazione fiscale.
6. L’Office Manager: figura manageriale che si occupa della location di studio, della gestione dell’immobile sotto ogni punto di vista.

Questi manager, lavorando in sinergia con i professionisti legali, possono contribuire a migliorare l’efficienza operativa dello studio, ottimizzando i processi interni, razionalizzando le risorse e favorendo una maggiore collaborazione tra i diversi dipartimenti.

L’importanza dello staff di supporto


Oltre ai manager, un altro elemento fondamentale per il successo di uno studio legale è rappresentato dallo staff di supporto. Queste figure, spesso sottovalutate, svolgono un ruolo cruciale nel garantire il funzionamento quotidiano della struttura e nel fornire un servizio di qualità ai clienti.

Tra le principali figure di supporto troviamo:

• Gli assistenti legali: supportano gli avvocati nella ricerca, nella redazione di documenti e nella gestione delle pratiche, consentendo ai professionisti di concentrarsi sulle attività a maggior valore aggiunto.
• Il personale amministrativo: si occupa delle attività di segreteria, della gestione delle agende, dell’organizzazione di riunioni e dell’accoglienza dei clienti.
• Il personale IT: garantisce il corretto funzionamento dei sistemi informatici, fornendo assistenza tecnica ai professionisti e assicurando la sicurezza dei dati sensibili. L’innovazione tecnologica è oggi al centro della rivoluzione culturale e organizzativa dello studio. Per questo motivo, è importante che gli studi legali si dotino di un IT Manager e relativo staff, ovvero di figure in grado di gestire e sviluppare l’infrastruttura tecnologica dello studio, supportando i legali nell’adozione e nell’uso di nuovi strumenti digitali, come il legal tech, l’intelligenza artificiale e il machine learning, al fine di migliorare l’efficienza e la qualità dei servizi offerti.
• Il personale di marketing: supporta il responsabile marketing nella realizzazione di campagne promozionali, nella gestione dei canali di comunicazione e nell’organizzazione di eventi. Oggi è fondamentale che gli studi legali investano in attività di marketing e comunicazione, al fine di promuovere la propria immagine e i propri servizi sul mercato. Il Marketing Manager è la figura professionale deputata a sviluppare e implementare la strategia di marketing dello studio, attraverso la pianificazione di campagne promozionali, la gestione dei social media e del sito web, l’organizzazione di eventi e convegni, nonché la cura delle pubbliche relazioni; supporta i legali nella definizione del posizionamento strategico dello studio, analizzando il mercato di riferimento, i competitor e le tendenze in atto, al fine di individuare le aree di maggiore opportunità e i servizi a maggior valore aggiunto per i clienti.
• Il personale contabile: si occupa della gestione della contabilità dello studio, della fatturazione e del controllo dei flussi finanziari, della gestione dei pagamenti e degli incassi, nonché dell’adempimento degli obblighi fiscali e previdenziali. Inoltre, questo staff può supportare i legali nella gestione dei preventivi e nella definizione dei compensi, oltre a fornire un’importante consulenza nella scelta degli strumenti finanziari più idonei per lo studio.

La formazione continua come leva di crescita


Investire sulla formazione continua non solo dei professionisti, ma anche del personale di staff, è centrale oggi per garantire il buon funzionamento dello studio. In un contesto in continua evoluzione come quello attuale (basti pensare alle quotidiane novità introdotte dall’Intelligenza Artificiale), l’aggiornamento costante delle competenze diventa un fattore importante da non trascurare. Corsi di formazione, seminari, conferenze, eventi, programmi di mentoring e coaching interni possono favorire il trasferimento di competenze tra le diverse generazioni di professionisti e manager, creando un ambiente di lavoro più collaborativo e integrato.

L’investimento nella formazione non solo contribuisce al miglioramento delle performance individuali, ma rafforza anche il senso di appartenenza (c.d. corporate identity) e la motivazione del personale, riducendo il turnover e aumentando la retention dei talenti.

L’impatto sulla crescita dello studio


L’integrazione di figure manageriali e di supporto all’interno dello studio legale può avere un impatto significativo sulla crescita e sulla sostenibilità della struttura nel lungo periodo.

La presenza di manager può favorire la crescita dello studio non solo in relazione all’aumento del fatturato, ma anche per il knowledge sharing, quindi lo sviluppo delle competenze trasversali tra staff e professionisti di studio. L’integrazione di competenze diverse all’interno dello studio favorisce la creazione di un ambiente di lavoro collaborativo e multidisciplinare, in grado di offrire servizi sempre più completi e di elevata qualità ai clienti. È bene considerare che l’inserimento di figure manageriali e di uno staff qualificato in uno studio legale non rappresenta un costo, ma un investimento strategico per il futuro.

Se negli studi di grandi dimensioni (c.d. Law Form) questa cultura è già affermata da tempo, per molti altri studi più tradizionali (c.d. boutique del diritto) si tratta di affrontare una vera e propria transizione culturale, passando dallo studio di soli professionisti, allo studio organizzato con professionisti e staff integrato. Solo attraverso un approccio integrato, infatti, che valorizzi le competenze di tutti i membri del team, gli studi legali potranno affrontare con successo le sfide del mercato, diventare moderni e rimanere competitivi nel tempo.